Planning your Tracker Implementation¶

O objetivo desta seção é fornecer uma visão geral de alto nível das considerações que levarão ao sucesso na implementação do seu Tracker, agrupadas por tópico e com links para ferramentas específicas.

Esta seção cobrirá:

1. Defining purpose, aim and scope
2. Escala
3. Design and Configuration process
4. Entrada de dados em tempo real vs. secundária
5. Celular vs. Web
6. Estabelecendo uma Equipe Principal
7. Hospedagem
8. Treinamento
9. Sair da cama

DEFINE PURPOSE, AIM AND SCOPE¶

Um propósito claro e objetivos bem definidos são a chave para estabelecer um entendimento comum do escopo e das limitações do projeto, e para ser capaz de comunicar o processo de desenvolvimento e execução de um programa Tracker interna e externamente.

• Defina os objetivos primários e secundários do programa Tracker.
• Identifique as entidades rastreadas, o escopo da coleta de dados e os quadros de saúde envolvidos na coleta de dados.
• Determine como identificar exclusivamente membros da população-alvo (por exemplo, uso de números de identificação únicos ou uma combinação de atributos).
• Esclareça as expectativas iniciais entre a equipe principal, bem como outras partes interessadas e usuários do sistema.
• Faça um brainstorm e discuta as principais questões e áreas de preocupação a serem abordadas durante a fase de desenvolvimento.
• Prepare-se para conduzir uma fase de desenvolvimento: Desenvolva um cronograma e incorpore planos de contingência para eventos inesperados que incorrem em atrasos. Articule os problemas previstos e discuta como mitigá-los.

Escala Determinante¶

Because individual-level data systems (i.e. Tracker) are aimed at the lowest levels of a system, Tracker programs can dramatically increase the number of users, hardware/devices, technical resources and organisational support required to implement and maintain the system. Countries often have limited personnel that are qualified to manage deployments and there are significant costs associated with the work.

Scale can refer to several dimensions: programmatic scale, functional scale or geographic scale, to mention a few.

Scaling geographically can thus take time and resources. There are different strategies to achieving geographical scale i.e. cover one region completely or start “small” in several regions at the same time and scale at a slightly slower pace in parallel.

As implementations scale, a snowball effect tends to take place. When you start scaling things will happen faster; the number of users can increase exponentially, which requires more people and stronger support mechanisms. Hence, planners can ensure that support teams are equipped to handle an increased volume and speed by taking into consideration the following:

** Finalize e teste o rastreador antes de dimensioná-lo ** Reúna evidências e demonstre o impacto antes de tentar escalar. Considere a redução do investimento em recursos que não demonstram impacto ou recursos que consomem muitos recursos e têm impacto limitado. Você deve ter um projeto / configuração final que é testado pelo usuário e pilotado e produz os resultados desejados em termos de gerenciamento de informações e os relatórios desejados ANTES de escalar. Quando você começa a dimensionar, não é hora de experimentar. Em outras palavras, teste seu design e configure com 100 em vez de 5.000 usuários.

Governança Certifique-se de que haja processos de governança sólidos e uma distribuição clara de responsabilidades antes de tentar escalar. Certifique-se de auditar este processo para garantir que o processo de governança seja seguido. A governança adequada também é fundamental para garantir a flexibilidade e adaptabilidade de seu projeto de rastreador, por exemplo, rotinas para adicionar novos conjuntos de opções ou novas clínicas. Quem toma essas decisões e como você as documenta e como as comunica aos usuários?

** Custo / considerações financeiras ** Considere seu modelo de financiamento, incluindo opções de geração de receita, modelos de negócios sociais, o custo por usuário e caminhos financeiros para sustentar a iniciativa. O escalonamento leva ao aumento dos custos operacionais em termos de suporte, dispositivos e conectividade.

** Ampliação da infraestrutura ** Com maior escala, você precisa lidar com mais conexões que, por sua vez, requerem mais recursos de memória, capacidade de processamento, armazenamento e conectividade.

Parte do processo de dimensionamento garante que você tenha um plano sólido para uma recuperação rápida, porque mais pessoas dependem do sistema.

** Revise o processo do piloto ** Muitas vezes, a ampliação não pode ser feita com a mesma ferramenta e abordagem exata que é feita em um piloto, especialmente quando se trata do nível de recursos humanos e especialização necessários em treinamento e suporte para atingir o nível de uso alcançado em um piloto. Consequentemente, analise sua ferramenta e abordagem de implementação e considere quais aspectos podem ser reprojetados e simplificados para atingir seu objetivo principal

References:

• Princípios de Desenvolvimento Digital

Tools:

• Avaliação de prontidão

Processo de design e configuração¶

** Envolva os usuários de perto no design e na configuração de seu programa Tracker ** para garantir que ele melhore e apoie seu trabalho. Para desenvolver um programa Tracker, é necessário definir quais dados inserir, definir um fluxo de trabalho e definir as regras do programa. Todas essas decisões de definição devem ser feitas em estreita colaboração com os usuários, uma vez que se relacionam diretamente com - e podem afetar - como eles fazem seu trabalho.

We recommend to start the design process by asking the following questions to initiate discussions:

1. Qual é a finalidade dos dados que você coleta? Como você pretende usar os dados?
2. Quem se beneficiará com a implementação do Tracker?
3. Como os usuários que inserem os dados se beneficiam da implementação do Tracker?
4. Do you currently collect this data today? How? What is the current data flow?
5. Existem elementos de dados que você coleta atualmente e que não precisa?

FORMATIVE PHASE

Obtenha uma compreensão clara do sistema de saúde (ou outro sistema que o programa Tracker irá abranger, para implementações não relacionadas à saúde) para entender os "pontos problemáticos" do sistema atual, identificar oportunidades de melhoria e, finalmente, desenvolver um sistema útil e adequado que aborda essas questões e oportunidades. Isso inclui a compreensão dos profissionais de saúde, os dados que eles coletam, seus fluxos de trabalho clínicos e seus sistemas de supervisão e notificação.

• Preparar e realizar visitas de campo para mapear fluxos de trabalho clínico e demandas de supervisão e relatórios com a participação de todos os quadros do pessoal de saúde que usariam o Tracker.
• Prepare e realize reuniões com as partes interessadas para informar, explorar e obter feedback.
• Verifique as diretrizes nacionais (clínicas) existentes relevantes para o escopo do Rastreador.
• Mapeie o fluxo de trabalho de documentação existente: documente o que os trabalhadores fazem atualmente e certifique-se de que seu projeto apóie suas práticas de trabalho em vez de torná-los mais pesados.
• Indicadores de mapa e pontos de dados associados para relatórios.
• Considere se há necessidade de revisão das diretrizes ou pontos de relatório. Nesse caso, faça planos paralelos para revisão das diretrizes e relatórios.

DEVELOPMENT PHASE

• Obtenha uma visão geral das diretrizes clínicas atuais, intervenções, indicadores e algoritmos.
• Com base nas diretrizes atuais - bem como indicadores e pontos de dados para relatórios - formule algoritmos e pontos de dados para rastreamento eletrônico.
• Defina os grupos-alvo e o nível de complexidade do suporte à decisão. De acordo com o nível de suporte de fluxo de trabalho, crie regras para o suporte e comunique isso aos desenvolvedores de software em um formato de requisitos acordado.
• Permitir um processo de revisão iterativa para garantir que a tradução dos desenvolvedores seja consistente com as necessidades dos provedores de saúde.

CUSTOMIZATION AND TEST PHASE

Esta fase é um processo iterativo de trabalho com as partes interessadas, desenvolvedores de software, implementadores e usuários e incorporando seus comentários.

• Estabeleça um sistema digital estruturado e facilmente acessível para canais de feedback abrangentes e imediatos entre o grupo de trabalho principal.
• Certifique-se de que o desenvolvimento de conteúdo esteja alinhado com as expectativas das partes interessadas, usuários do sistema e financiadores.
• Mantenha discussões contínuas e de mente aberta sobre tradução, uso de botões de informação, etc., para evitar interpretações erradas.
• Certifique-se de que haja processos contínuos e paralelos que envolvam e promovam o fluxo de informações entre todos os grupos de usuários nessas fases.
• Defina marcos para desenvolvedores, implementadores e usuários.
• Estabeleça um sistema digital online estruturado e facilmente acessível para feedback abrangente e detalhado dos usuários finais.

WHO DHIS2 Health Data Toolkit

DHIS2 works in partnership with the World Health Organization (WHO) on a variety of health-related initiatives, including the creation of standardized metadata packages to strengthen data use on a national and international level. The WHO-approved DHIS2 Health Data Toolkit provides a digital set of tools to support adoption of WHO routine health data standards into the national routine health information system. Aligned with the WHO Toolkit for Routine Health Information Systems Data, integrated analysis and program-specific DHIS2 modules are designed according to global data analysis guidance and standards for measurement. The DHIS2 toolkit provides a fully digitized reference implementation consisting of installable metadata packages, technical documentation, demo databases and implementation guidance. WHO-approved DHIS2 metadata packages can be installed in standalone DHIS2 systems or integrated into existing DHIS2 instances and adapted according to national context. The metadata packages bring together global standards and DHIS2’s evidence-based design practices for integrated health information systems in an installable toolkit that can be used for design reference or as a direct import for local use.

For more information on the WHO DHIS2 Health Data Toolkit documentation and tools, see here.

Determinando sua estrutura de M&A¶

A monitoring and evaluation (M&E) framework is an essential component of a DHIS2 Tracker implementation. It enables the assessment of the implementation's progress and success, and the identification of areas for improvement. A mature tracker implementation should have a robust M&E framework in place to ensure that data collection, use practices, DHIS2 version updates, user administration, security, hosting, user support, and training are all being effectively managed.

What does a mature tracker implementation look like?

A mature tracker implementation should have a comprehensive M&E framework that covers all aspects of the implementation. This includes regular evaluations of data collection, data use practices, DHIS2 version updates, user administration, security, hosting, user support, and training. The M&E framework should also include a process for identifying and addressing any issues that arise.

Maintain and evaluate data collection

It is important to regularly evaluate the data collection process to ensure that it is accurate, complete, and timely. This includes assessing the quality of data entered, the completeness of the data, and the timeliness of data submission. Identifying and addressing any issues with data collection will improve the overall quality of the data.

Maintain and evaluate data use practices

Regularly evaluating data use practices will ensure that the data is being used effectively to inform decision-making and that it is being used in a way that aligns with the organization's goals and objectives. This includes assessing the quality of data analysis, the use of data in decision-making, and the effectiveness of data dissemination.

Maintain and evaluate keep up with new DHIS 2 versions

Keeping up with new DHIS2 versions is important to ensure that the implementation is using the most up-to-date version of the software. This includes regularly assessing the version of DHIS2 being used, evaluating the benefits of upgrading to a new version, and implementing any necessary upgrades.

Maintain and evaluate user admin

Regularly evaluating user administration will ensure that users have the appropriate access to the system, that user roles and permissions are properly configured, and that user accounts are being managed effectively. This includes assessing the number of active users, the number of new users, and the number of inactive users.

Maintain and evaluate security

Regularly evaluating the implementation's security measures will ensure that the data is being protected and that the system is in compliance with security regulations. This includes assessing the effectiveness of the system's authentication and authorization processes, the security of the hosting environment, and the effectiveness of the system's disaster recovery plan.

Maintain and evaluate hosting

Regularly evaluating the hosting environment will ensure that the system is properly configured, that the system is performing well, and that the system is available to users. This includes assessing the stability and performance of the hosting environment, the security of the hosting environment, and the availability of the system.

Maintain and evaluate user support

Regularly evaluating user support will ensure that users are able to effectively use the system and that any issues are being resolved in a timely manner. This includes assessing the responsiveness of the user support team, the effectiveness of the user support team, and the quality of the user support documentation.

Maintain and evaluate training

Regularly evaluating the training program will ensure that users are properly trained and that the training program is meeting the needs of the organization. This includes assessing the effectiveness of the training program, the quality of the training materials, and the number of users who have completed the training program.

It is important to note that the monitoring and evaluation framework should be regularly reviewed and updated to ensure that it is meeting the needs of the organization and that it is aligned with the organization's goals and objectives. It should also be compliant with any national and international regulations and standards related to data security and protection.

Entrada de dados em tempo real vs. secundária¶

Carefully evaluate whether the data should be entered real time as this has important implications for how you structure your project. Trackers are used to track individuals through defined programs with associated data elements and rules. The data can be captured by health personnel during the consultation (real-time point of care), or at the end of the day (or when they have time to enter it). The two different approaches naturally have consequences for what the Tracker is used for.

Entering data in real-time allows for real-time decision support, validation of data, and the prevention of double data entry. However, it also requires a reliable internet connection, which may not be available in certain locations. Additionally, real-time data entry may require the use of mobile devices, which can introduce additional challenges such as device maintenance, power supply, and training for health personnel.

If the data are entered at the end of the day or when the health personnel have time, it eliminates these challenges with real-time data entry. However, it also means that the data is not available in real-time and may not be as useful for real-time decision support.

When deciding on the approach, it's important to consider the available resources, the local context, and the organization's goals and objectives. It's also important to have clear Standard Operating Procedures (SOPs) for backup paper files, easy navigation to find clients and mechanisms to prevent errors (such as rules that make it impossible to enter a date in the future).

Mobile vs Web¶

** Considere como e quando as pessoas que fazem a entrada de dados podem acessar a Internet ** Existem contextos ou locais onde acessar o servidor DHIS2 central online através de um computador é desafiador ou mesmo impossível. O DHIS2 Android Capture App foi projetado e desenvolvido para responder a essas situações. No entanto, a introdução de dispositivos móveis em uma implementação de DHIS2 impactará seu projeto em muitos níveis, por isso é uma decisão que precisa ser tomada de uma maneira informada e consciente.

** Web ou celular? ** Existem dois aspectos principais que devem ser levados em consideração ao considerar um componente móvel para a implementação do seu Tracker: a disponibilidade da Internet e a mobilidade dos seus postos de saúde. Uma determinada implementação do Tracker pode precisar abordar apenas um desses dois aspectos, ou ambos ao mesmo tempo. Tentaremos defini-los e ajudá-lo a analisar sua situação nesta seção.

• ** Mobilidade **: São equipes que prestam seus serviços em diferentes localidades por meio de uma unidade móvel. Nos locais visitados pela unidade móvel, poderia haver uma instalação com estação de trabalho própria para coleta de dados, mas às vezes a entrada de dados é feita em um ambiente mais dinâmico ou no próprio veículo. Nesses casos, nem sempre é fácil carregar um laptop e pode ser mais adequado usar um dispositivo móvel.

• Internet availability: There are many locations where access to the Internet is challenging. The different possible scenarios can be summarized in two main cases: Internet connection is unstable or limited, and Internet connection is not available.

  • When the Internet connection is unstable or limited scenario is confined to certain moments in the day, it is possible to consider the use of either mobile or web for data entry. DHIS2 web data entry allows for the continuation of data entry when the Internet is interrupted. The data entered will be stored locally in the web browser cache, and the next time the user gets online the data, it will be automatically uploaded. Is important to note that this offline support depends on web browser storage and will only work while the browser window remains open. If a user is collecting data offline and closes the window where s/he is working while still offline, the data will unfortunately be lost. Offline support absorbs the impact of intermittent Internet connectivity interruptions to provide a smooth and stable work experience, but is not a full offline solution.

  • When Internet connection is not available, you should consider using the DHIS2 Android Capture App, which provides full offline support for data collection. This app can be used with both mobile devices and tablets, and it is also possible to run it on other devices such as Chromebooks. The Android Capture App can thus be suitable for those cases where you have Internet availability challenges but not challenges to mobility of the individuals doing the data collection.

** Implicações do uso do aplicativo Android ** O DHIS2 Android Capture App facilita o uso offline da coleta de dados do Tracker, mas também traz implicações que devem ser consideradas desde as fases iniciais do projeto. Ter um componente móvel em sua implementação pode impactar seu planejamento, orçamento, treinamento, configuração e estratégia de implantação, entre outros aspectos.

• ** Configuração DHIS2: ** Ao configurar o Tracker para uso com dispositivos móveis, você precisa prestar atenção especial à configuração dos usuários móveis, seu acesso à entrada de dados e unidades de organização. Normalmente, os usuários móveis devem coletar dados fisicamente nas áreas mais remotas e inacessíveis, portanto, não se espera que um usuário móvel colete dados de um grande número de instalações, como a hierarquia da unidade organizacional de todo o país. Embora não haja um número máximo de unidades de organização permitidas no aplicativo, um grande número pode ter impacto no desempenho dependendo dos recursos do dispositivo (memória, processador). Em geral, menos de 250 unidades organizacionais devem ser seguras, mas ainda é um número muito grande para um caso de uso móvel típico. It is also very important to pay attention to the configuration of program rules and program indicators. The Android App aims to support all Tracker web functionalities, however some of them might behave slightly differently in Android, or be in the app development roadmap awaiting implementation. A detailed list of the behavior of program rules and program indicators in Android can be found in the Program Rules and Program indicators sections of the Android App documentation.

• Visual representation of data collection: The user experience of the Android App has been designed to be very visual and intuitive. Icons and colors can be used to configure the data entry forms and how they are displayed. Visual representation is configurable by the system administrator. There is an icon library of over four hundred images and a color palette, and both icons and colors are assignable to most metadata objects: Options, Data Elements, Attributes, Programs / Data Sets. More information for the visual configuration of DHIS2 can be found in the Visual Configurations section of the Android App documentation.

• ** Teste: ** O teste é uma fase muito importante em qualquer implementação DHIS2. Você deve testar o aplicativo Android em paralelo com a configuração do seu servidor, para se certificar de que todas as configurações feitas no servidor estão refletidas e funcionando corretamente no aplicativo. Isso é especialmente importante durante a configuração das regras do programa. Mais informações sobre os diferentes tipos de teste e como planejar as fases de teste do seu projeto podem ser encontradas na seção Testes das [Diretrizes de implementação móvel DHIS2] (https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/content .dhis2.org / Publications / DHIS + 2 + Mobile + Implementation + Guidelines.pdf).

• ** Segurança: ** Dependendo da configuração do seu Tracker, você pode armazenar dados pessoais em dispositivos móveis e pode haver tensão entre a necessidade do sistema de saúde por dados identificáveis e o direito do paciente à privacidade. Garantir que os dados pessoais só sejam acessíveis por pessoal de saúde autorizado é de extrema importância. O gerenciamento adequado de dados pessoais é um componente crítico da educação do usuário e é vital estabelecer SOPs que descrevam as medidas de segurança a serem aplicadas e garantir que esses SOPs sejam compartilhados e seguidos por todos os usuários. Os administradores de sistema também desempenham um papel importante ao configurar o nível de acesso de um usuário, garantindo que o acesso aos dados seja apropriado para cada usuário e nunca desnecessariamente excessivo. As recomendações para uma abordagem de segurança / privacidade adequada para qualquer implementação móvel DHIS2 podem ser encontradas na seção Segurança e privacidade de dados das [Diretrizes de implementação móvel DHIS 2] (https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/content .dhis2.org / Publications / DHIS + 2 + Mobile + Implementation + Guidelines.pdf). FAÇAM; adicionar link para a seção de segurança neste documento!

• ** Aquisição de dispositivos móveis: ** A aquisição de dispositivos móveis é um aspecto fundamental para uma implantação móvel e precisa ser considerada para planejamento, orçamento e logística. Uma boa estratégia é obter os melhores e mais novos dispositivos que você puder pagar, de modo que durem mais durante a vida útil do seu projeto. Nesse sentido, é uma boa prática atrasar a maior parte da aquisição (em outras palavras, quaisquer dispositivos não necessários para o teste inicial e a fase piloto) tanto quanto possível, em vez de comprar todos os dispositivos no início do processo de planejamento. A tecnologia - e particularmente os dispositivos móveis - evolui muito rapidamente. Um determinado modelo é normalmente atualizado em um ciclo anual, dando aos consumidores acesso a melhorias técnicas significativas ano a ano a um preço semelhante. As especificações para dispositivos móveis que podem ser usados com o aplicativo DHIS2 Capture Android podem ser encontradas [aqui] (https://docs.google.com/document/d/1jZjw-hb1W8sszkPU9yPWrPoow91gEkTb0nyZJh3IJQQ/edit). Depois de realizar todos os testes e concluir o piloto, você está pronto para expandir sua implantação com a aquisição de hardware e serviços necessários. Você pode encontrar orientação para sua aquisição móvel na seção Scale Up das [Diretrizes de implementação DHIS2 Mobile] (https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/content.dhis2.org/Publications/DHIS+2+ Mobile + Implementation + Guidelines.pdf). Resumimos abaixo os principais aspectos a serem considerados nesta fase:

1) Purchasing of devices vs BYOD (bring your own device): The advantage of BYOD is that it avoids the large initial cost for acquisition and reduces administrative costs and logistics considerations. On the other hand, using the BYOD model leads to the challenge of managing a very heterogeneous hardware environment, meaning different devices and Android OS versions, which can result in different end users having different capabilities for capturing and reviewing data, and can ultimately lead to challenges with upgrading the core Tracker instance, as newer versions may have limited backward compatibility with older app versions. The primary advantage of purchasing devices for end users is uniformity of devices and app versions, but this approach increases hardware costs and involves logistics challenges related to distributing the mobile devices, as well as maintaining and replacing them over time.

2) Distribution of the app: you can manually install the Android Capture App by using the APK available in Github or use the Google Play store. With Google Play it is easier to update the app on all your devices, however you are forced to automatically install all updates of the app. Installing the APK allows you to control when to update and to which version, but it requires a more complex process for updating all your devices and is not recommended for projects not using Mobile Device Management software (see next item).

3) Telecommunication contracts: The process of selecting and signing a contract with a mobile provider varies by country, and will also depends on the procurement procedures of your organization.

• ** Gerenciamento e manutenção de dispositivos: ** Gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) refere-se ao software usado para a administração de dispositivos móveis. O software MDM é necessário para oferecer suporte a centenas de dispositivos, controlar a distribuição de arquivos APK em todos esses dispositivos, fornecer suporte técnico e fazer cumprir as políticas institucionais. Mais informações sobre os recursos desejáveis de um MDM, opções disponíveis e orientação sobre a seleção do MDM certo para o seu projeto podem ser encontradas na seção Mobile Device Management das [DHIS2 Mobile Implementation Guidelines] (https: // s3-eu- west-1.amazonaws.com/content.dhis2.org/Publications/DHIS+2+Mobile+Implementation+Guidelines.pdf).

Recursos Humanos e Suporte de TI¶

Nenhuma implementação do Tracker terá sucesso ao longo do tempo sem as pessoas certas a bordo. Antes de iniciar um projeto de rastreador, é importante garantir que o pessoal certo com a competência certa esteja disponível.

Aqui estão algumas considerações ao construir sua equipe:

1. Busque um envolvimento de longo prazo. As pessoas que manterão a implementação do Tracker ao longo do tempo devem fazer parte do projeto desde o início

2. Os recursos do país em todos os níveis do sistema (de saúde) precisam ser envolvidos desde o início. A transferência do histórico do projeto, das decisões e das rotinas estabelecidas de consultores externos para a equipe permanente costuma ser um desafio.

3. Se você já tem uma instância DHIS2 agregada, lembre-se de que as pessoas que gerenciam o agregado não são automaticamente “qualificadas” para o projeto Tracker, pois o Tracker é diferente do relatório agregado.

Função	Responsabilidades / tarefas
Gestor de projeto	Gerenciar o projeto Tracker
Líder de configuração / desenvolvimento	Trabalho de desenvolvimento de liderança
Gerente de segurança	Responsável pela segurança, política ++
Gerente de treinamento	Organizar treinamento
Líder de teste	Trabalho de teste de chumbo
Treinadores	Realizar treinamento com usuários finais
Líder de suporte	Liderar esforços de suporte
Equipe de suporte distribuída	Receber pedidos de suporte e ajuda aos usuários

Unidade de suporte de TI¶

O suporte deve estar disponível próximo ao usuário, o que geralmente requer a criação de uma nova estrutura de suporte de TI em nível de distrito ou subdistrito. Se o Tracker for usado em tempo real, o suporte técnico deve estar sempre disponível durante o horário comercial para resolver e relatar problemas. Se o Tracker apoiará as decisões clínicas, a equipe de TI deve entender o fluxo de trabalho clínico e sua representação no sistema técnico. Portanto, a equipe de suporte de TI do Tracker pode ter diferentes conjuntos de habilidades e experiências de outros oficiais de informações de saúde e pode ser um quadro de trabalhadores totalmente novo e diferente dentro do seu sistema de saúde.

** Estrutura e administração da equipe **

Cada membro da unidade de suporte de TI deve ser treinado antes do primeiro usuário final e deve demonstrar um alto nível de conhecimento do sistema e de como ele funciona. Freqüentemente, a unidade de suporte de TI consiste nas mesmas pessoas que lideram o treinamento do usuário final. No mínimo, a equipe de suporte deve ser apresentada aos usuários finais durante o treinamento para desenvolver harmonia e confiança desde o início. Um grande componente do trabalho da equipe de apoio é a “supervisão de apoio” no trabalho. A equipe de suporte eficaz também deve ser bem informada, respeitada e respeitosa, mas geralmente não está em uma posição de autoridade direta sobre o usuário final, pois isso pode reduzir a disposição do usuário de fazer perguntas técnicas e relatar problemas com o sistema.

Uma vez que a equipe está no lugar, uma hierarquia de trabalho interna pode ser estabelecida, aumentando a capacidade técnica na hierarquia (por exemplo, administrador do sistema no topo da hierarquia), e aumentando o acesso aos usuários finais na hierarquia (por exemplo, supervisor direto do usuário final , equipe de suporte de campo). Durante esta fase de organização de pessoal, os procedimentos operacionais padrão para relatar e responder às questões dos usuários finais precisam ser desenvolvidos.

** Ferramentas essenciais para qualquer unidade de suporte de TI **

• Documento de Perguntas Freqüentes (FAQ): Um documento simples que descreve em gráficos e / ou idioma local os procedimentos operacionais padrão para entrada de dados e o que fazer em caso de bugs. Um FAQ deve ser distribuído durante todos os treinamentos, e deve ser atualizado regularmente pela unidade de suporte de TI e compartilhado com os usuários finais conforme o sistema Tracker evolui.

• Gerenciamento de dispositivo móvel: para proteger os dados do paciente, um sistema de gerenciamento de caso separado deve ser implementado para rastrear quais usuários têm acesso a qual dispositivo para identificar dispositivos perdidos / roubados e acompanhar o caso. Esse sistema pode ser tão simples quanto uma planilha, mas em instâncias maiores e mais complexas, um sistema MDM de nível empresarial pode ser usado para rastrear a localização do dispositivo e pode limpar um dispositivo individual remotamente, se necessário.

• Gerenciamento de usuários: a unidade de suporte de TI deve ser capaz de documentar e gerenciar tarefas básicas de administração do sistema, como a criação de novas contas de usuário, desativação de contas de usuário inativas ou redefinição de senhas.

• Plataforma de monitoramento para rastrear os indicadores-chave do sistema: Esses indicadores-chave incluem novas inscrições por unidade organizacional, usuários inativos, tempo de inatividade do servidor, etc. No mínimo, a unidade de suporte de TI deve ter acesso a indicadores agregados em um painel DHIS2 dedicado, onde eles podem visualizar progresso da implementação por tempo e região.

• Plataforma de gerenciamento de caso para registrar bugs e tíquetes: Essas plataformas (por exemplo, JIRA) permitem que os membros da equipe de suporte de TI entrem, editem, atribuam, rastreiem e resolvam bugs e outros tíquetes, e permitem que os supervisores supervisionem importantes fatores relacionados ao serviço , como número de tíquetes abertos e bugs não resolvidos, tempo médio de resposta, etc.

• Plataforma de gerenciamento de conhecimento: este é um repositório onde os funcionários podem aprender com tickets anteriores (construindo assim uma base de conhecimento). A unidade de suporte de TI entende a experiência do mundo real do usuário com o Tracker melhor do que qualquer outro implementador ou administrador de sistema, e sua perspectiva pode ser inestimável para adaptar o Tracker para melhor atender às necessidades do usuário. Uma plataforma de conhecimento - seja eletrônica ou reuniões regulares entre a equipe - pode compartilhar experiências comuns, frustrações ou ideias para melhorias potenciais

• Linha direta para relatar bugs: Esta linha direta pode vir de várias formas. Por exemplo, pode ser um número de telefone dos funcionários da equipe de suporte compartilhado com cada usuário ou um endereço de e-mail para o qual os usuários podem enviar notas e capturas de tela. Independentemente do formato, deve haver um SOP em vigor para inserir bugs relatados por meio da linha direta na plataforma de gerenciamento de caso mencionada acima.

• Grupos de bate-papo públicos: muitas equipes de suporte descobrem que a criação de grupos de bate-papo entre a equipe e os usuários finais pode oferecer suporte ao aprendizado ponto a ponto (por exemplo, Whatsapp ou Wechat para compartilhar capturas de tela, mensagens de voz ou soluções criativas para problemas comuns).

References:

• Principles of Digital Development

Hospedagem¶

The DHIS2 Tracker program and collected data must be hosted on a server. This can be done locally (such as at the ministry of health or IT), through a local professional service provider, or in the cloud. Each option has its own advantages and disadvantages. For example, hosting a tracker implementation in the cloud means the administrator does not need to worry about server capacity and downtime, but there may be legal issues with hosting the data outside the country's borders unless a local provider is used. Regardless of the hosting strategy, security is a key consideration. This includes identity management, authentication and authorization (restricting access to data or services), and protecting servers.

Additionally, it is important to decide whether to configure the tracker in a separate or the same instance as your aggregate system. A major advantage of having one instance is the ability to directly generate reports from tracker data. However, having the two in the same instance requires stricter standard operating procedures (SOPs) for maintaining user accounts to ensure proper access to patient data is restricted.

Key hosting and security principles that should be included in your hosting plan, regardless of whether the instance is local or in the cloud:

• The operating system is a Long-Term Service (LTS) edition
• Existe um processo automático para a aplicação de patches de segurança do sistema operacional
• A host-based firewall is configured to allow minimal access
• Access is via Secure Shell (SSH) according to agreed policy (keys, no root access, etc.)
• The DHIS2 version is not more than 3 versions behind the latest release, and a process exists to apply patch releases regularly.
• An automated backup system is in place and regularly tested, including offsite.
• PostgreSQL database access controls allow minimal access
• A Web-proxy server is properly (SSL Labs test A+) configured with Secure Sockets Layer (SSL)
• All Database data is stored on a separate data partition (allowing encryption at rest, performance settings)
• A monitoring and alerting system is in place
  • There is a wide range of options available, depending on the environment. For example, boombox might be fine with email + logwatch + munin.
• Enough/stable electricity to charge devices
• If using Android, there must be a network with a certain amount of uptime to sync.
• If web-based, a stable network is present

Management and sustainability of the IT systems:

Documentation exists on security plans and protocols, both at a high-level as well as technical procedures. Thi is especially critical for locally-hosted systems without a “security first” culture.

One individual needs to be responsible for developing, maintaining, and implementing the security plan. Another security manager committed to identifying and mitigating risks. Both roles require experience, capacity, and incentives.

Ensure that there is a documented set of technical controls mandated, and that there is an audit process against those controls

Published and available SOPs for operational, network, and physical security (locking PCs, strong passwords, data encryption, etc.), as well as for monitoring and response if the system is down or system breach

Treinamento e implementação¶

** Planeje um treinamento contínuo de alta qualidade. ** O desenvolvimento de capacidades é crucial para o sucesso de um programa Tracker, e deve ser de alta qualidade e continuar periodicamente durante toda a duração do programa. Não é suficiente fornecer treinamento ao usuário apenas uma vez - seu plano de treinamento deve fornecer um treinamento inicial e de atualização ao longo do tempo. Os usuários do Frontline Tracker são normalmente profissionais de saúde de nível básico que podem se sentir menos confortáveis com a tecnologia do que a equipe distrital que trabalha mais frequentemente com dados agregados. Uma forte ênfase no treinamento incluirá tempo para familiarizar os trainees com as ferramentas, bem como como integrar o Tracker em seu fluxo de trabalho.

Um princípio fundamental é ** desenvolver material de treinamento em colaboração com os usuários. ** Trabalhar junto com os usuários ao projetar o material de treinamento permitirá que você entenda quais conceitos são difíceis para os usuários entenderem, para que você possa refinar o material e o tempo para a agenda de treinamento. Faça um treinamento inicial completo com um grupo de usuários reais para ajustar seu curso.

Identifique a abordagem de treinamento apropriada: Existem várias opções para ministrar seu treinamento (por exemplo, vídeo, teste online, no local, reuniões), que podem ser usadas individualmente ou em conjunto umas com as outras.

Involve health staff and not just IT staff in the trainings in order to explain and emphasise the health reasons behind the data entry processes. This is particularly relevant for configurations that involve decision support. Doing this helps end users to get a better understanding of why the Tracker program is significant, which can lead to more complete and accurate data entry, and thus a greater likelihood that the program will succeed in its goals. Revise the material based on feedback from those attending the course, or if there are revisions of the Tracker program that cause the old training materials to become inaccurate.

Logística Planeje o treinamento dos usuários do Tracker como uma série de etapas de treinamento, de forma que eles recebam um treinamento de atualização após algum tempo. O cronograma de treinamento de atualização deve se alinhar idealmente com os ciclos de revisão do software Tracker, para facilitar a introdução dos usuários finais às mudanças e aos novos recursos do programa.

Note that training a large group of users (especially spread out over a large geographical area) will often require that you first train other trainers (at a Training of Trainers, or ToT) early on, to help scale your training capacity. Keep track of which Tracker users have been trained in spreadsheet, list, or other centralized database, and establish an SOP to update this list when new staff members join, or when existing staff members quit or are relocated. New/untrained staff members should be provided with training at the earliest possible opportunity. Choose a training venue with care. Training can take place either on site (at or close to the users’ work environment) or in centralized trainings that bring larger groups of users from various workplaces to one centralized location. Both approaches have positive and negative aspects. Regardless of where the training takes place, the person responsible for planning the training will need to organize logistical details such as the venue, transport, food and drink, computers, Internet access, etc.

If possible, train users on the devices they will use in their work. Don’t underestimate the time it takes for people to log in and familiarize themselves with the device -- it can take a significant amount of time at the beginning of the training program to get all participants ready from a technical standpoint. It is recommended to have several members of the training team available to help troubleshoot these issues as they arise. Schedule follow up regular/onsite training /refresher training

** Treinamento em configurações de baixa largura de banda ** Se a conectividade com a Internet for muito lenta, não confiável ou inexistente em seu local de treinamento, você precisará instalar uma instância local do Tracker e configurá-la para treinamento em uma máquina / servidor local e configurá-la para o treinamento de forma que os participantes possam conectar-se por meio de um ambiente de rede local comum, um endereço IP ou cliente localhost. Mesmo em configurações onde o acesso à Internet é geralmente bom, ter um grande número de usuários acessando a instância do Tracker baseado na web por meio de uma rede WiFi ou ponto de acesso à Internet pode levar a problemas de rede. Portanto, é geralmente aconselhável ter uma instância de treinamento disponível como backup nesses casos.

Relacionando o Tracker ao seu Sistema de Dados Agregados¶

When designing the tracker, it is important to consider the basic reporting requirements of the Health Management Information System (HMIS) to avoid double reporting. The data entered into the tracker forms the basis for generating aggregate numbers. For example, if there are 4 patient entries, 2 with condition X and 2 with condition Y. The tracker should support the aggregate system, rather than being an additional burden on data collectors. The system design should take into consideration how to meet aggregate data requirements using the data entered through the tracker.

There are different options to consider, such as automation or manual methods with the help of tools. It is crucial to have a clear workflow, tools, and governance model for data quality and completeness assurance and the data authorization process. This includes determining who can approve and process data from individual to aggregate data and how this process occurs.

When designing the integration with the HMIS, make sure to thoroughly review the indicators, create the reports, establish a governance model for data quality and publishing, and ensure that the data revision processes are working. It is important to involve care providers in the process to ensure they understand the indicators and are able to input into how they are calculated. Additionally, involve Ministry/policy-makers in the process so that they understand the fundamental differences between how reporting happened before vs. now in a tracker or eRegistry.

Feeding into the HMIS

The data entered into the tracker forms the basis for generating aggregate numbers. The tracker should support the aggregate system, rather than being an additional burden on data collectors. The system design should take into consideration how to meet aggregate data requirements using the data entered through the tracker. In other words, the workflow should avoid additional work for health workers and they should not have to aggregate data manually and enter it manually into the HMIS.

The difference between aggregate data collection systems, where the final numbers are input into online reporting forms, and a tracker/eRegistry that does automated reporting is the significantly more effort required in software design to cover all reporting and indicator needs. It is important to define indicators and understand what is to be measured, including the numerator and denominator.

Removing traditional paper reporting can be time-consuming and behavior-change takes time. It is important to make sure that care providers understand the indicators and are able to input into how they are calculated. Involve Ministry/policy-makers in the process so that they understand the fundamental differences between how reporting happened before vs. now in an eRegistry.

References:

Venkateswaran M: Attributes and consequences of health information systems data for antenatal care – health status, health system performance and policy, PhD dissertation, University of Bergen

Venkateswaran M, Mørkrid K, Khader KA, Awwad T, Friberg IK, Ghanem B, Hijaz T, Frøen JF: Comparing individual-level clinical data from antenatal records with routine health information systems indicators for antenatal care in the West Bank: A cross-sectional study. PloS one 2018, 13(11): e0207813