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Maintenance et utilisation

Procédures opérationnelles normalisées (SOPs)

Lorsque l'on parle de PON, il faut les différencier d'autres ressources telles que le matériel d'apprentissage et d'instruction. Les modes opératoires normalisés décrivent des procédures et des activités spécifiques qui permettent d'accomplir une tâche en s'appuyant sur les meilleures pratiques définies en interne. Elles peuvent faire référence à des ressources supplémentaires qui décrivent les tâches à accomplir étape par étape pour réaliser un élément spécifique de la PON, mais la PON elle-même ne doit pas contenir uniquement ces informations. Les PON doivent plutôt décrire la raison d'être de la procédure, les étapes spécifiques nécessaires à sa mise en œuvre et à son suivi, ainsi que les rôles et responsabilités spécifiques des différentes parties prenantes impliquées dans la procédure décrite.

Nous pouvons faire une comparaison rapide entre la description d'une PON et celle d'un matériel de formation en prenant l'exemple des utilisateurs afin de mettre en évidence cette différence, car ces termes ne doivent pas être utilisés de manière interchangeable.

Matériel de formation Les PON
Décrit le processus de création d'un utilisateur dans DHIS2, étape par étape :
  • Quelle application utiliser
  • Où cliquer dans DHIS2 pour créer un nouvel utilisateur
  • Que signifie chacun des champs de l'application utilisateurs
  • Comment ajouter des rôles à un utilisateur
  • Comment affecter des unités d'organisation à un utilisateur
  • Comment affecter un utilisateur à des groupes d'utilisateurs
  • Que signifie chacun des champs de l'application utilisateurs
  • Champs obligatoires à remplir
  • Etc.
 Décrire le processus de gestion et d'administration des utilisateurs ainsi que le traitement des demandes de nouveaux utilisateurs
  • Comment les nouveaux utilisateurs sont-ils sollicités
  • Qui est autorisé à créer un nouvel utilisateur
  • Quels sont les rôles et groupes des utilisateurs dans le système
  • Comment ces rôles et groupes sont-ils utilisés pour créer un nouvel utilisateur sur la base de sa fonction dans le système
  • Comment l'accès aux unités d'organisation est-il déterminé
  • Comment l'accès aux métadonnées et aux données est-il déterminé
  • Comment les détails du compte sont-ils créés (conventions d'appellation, mots de passe, etc.) et partagés

Création et mise en œuvre de procédures opérationnelles normalisées

Important

Les PON sont considérées comme complémentaires au matériel de formation en ce sens qu'elles décrivent les mécanismes de l'exécution d'une tâche spécifique..

Ils doivent être associés au matériel de formation pour être mis en œuvre efficacement.

Pour créer et mettre en œuvre efficacement une procédure opérationnelle normalisée, plusieurs étapes sont recommandées.

  1. Examen du sujet
  2. Formation sur comment effectuer les tâches connexes
  3. Rédiger et tester les PON
  4. Formation sur les PON
  5. Suivi de leur mise en œuvre

création_pon

Examen du sujet

Pour rédiger une PON sur un sujet spécifique, vous devez comprendre le sujet vous-même. Cela comprend les étapes générales de l'exécution des tâches que vous décrivez, la manière dont ces tâches fonctionnent sur le terrain et les meilleures pratiques susceptibles d'améliorer votre flux de travail.

Exemple : si vous ne savez pas comment examiner les valeurs atypiques, comment pourrez-vous élaborer une procédure à ce sujet ?

Avant de pouvoir mettre en œuvre une PON, les personnes chargées de la mettre en œuvre doivent savoir comment effectuer toutes les tâches qui y sont identifiées.

Exemple : s' ils ne connaissent pas les valeurs atypiques et ne savent pas comment les interpréter, comment suivront-ils une procédure pour les examiner ?

Rédiger et tester les PON

Prenez l'avis des parties prenantes concernées sur le flux de travail actuel que vous esquissez, examinez les meilleures pratiques disponibles au sein de la communauté DHIS2 au sens large et dans votre contexte local, ainsi que les compétences spécifiques sur lesquelles vous vous concentrez, et rédigez les PON. Testez les PON en interne et voyez si elles ont un sens ; il est probable que vous ayez à les réviser sur la base de vos observations initiales.

Formation sur les PON

La formation sur les PON n'est pas la même que la formation sur la tâche ! Nous ne devons pas supposer que les utilisateurs qui connaissent les compétences associées à quelque chose de spécifique dans DHIS2 suivront une procédure définie liée à la maintenance à long terme. Il est utile de discuter des détails spécifiques et de s'assurer que les personnes sont conscientes de leur rôle dans le cadre des PON, et de clarifier les conséquences du non-respect des PON au sein de votre système.

Par exemple, si vous décidez de ne pas appliquer le partage correct à certains utilisateurs de votre système, ils pourraient accéder à des données qu'ils ne devraient pas avoir (ou inversement, ils ne pourront pas accéder à des données qu'ils devraient pouvoir avoir !)

Un autre exemple : si vous permettez à chacun de créer ses propres métadonnées, il peut en résulter des doublons, des problèmes lors de la recherche d'éléments à analyser et même, à long terme, une activité de reconfiguration des parties incorrectes des systèmes, ce qui est à la fois long et coûteux.

Sensibilisez les gens à ces défis en les formant à suivre les PON telles qu'elles sont rédigées et en les informant des problèmes potentiels lorsqu'elles ne sont pas suivies correctement.

Suivi de la mise en œuvre

Après la formation, tout ne se passera pas toujours comme prévu. Vous devez assurer un suivi avec les personnes impliquées dans le processus afin de les soutenir et de déterminer s'il existe d'autres moyens de vérifier que les PON sont mises en œuvre sans heurts.

Exemple de PON

Un certain nombre d'exemples de PON sont disponibles et peuvent être téléchargés et modifiés si nécessaire.