QUALITÉ ET UTILISATION DES DONNÉES¶
Ce guide d'implémentation technique a été conçu pour faciliter l'analyse et améliorer la qualité et l'utilisation des données sur les stocks logistiques collectées avec DHIS2, soit au moyen des formulaires de déclaration mensuelle des stocks, soit en utilisant DHIS2-RTS (système de gestion des stocks en temps réel). Il s'adresse principalement aux implémenteurs et aux administrateurs de DHIS2, ainsi qu'à tout le personnel chargé de la gestion de la logistique et de la chaîne d'approvisionnement qui analyse les performances des services logistiques au niveau des établissements de santé et mènent des actions correctives afin d'améliorer continuellement les services.
Qualité des données du LMIS¶
La plupart des données logistiques collectées et analysées, telles que les stocks disponibles ou les distributions de stocks, font référence à des quantités de produits de soins de santé. Afin de garantir la cohérence et la comparabilité des données entre les unités d'organisation et les périodes de déclaration, l'unité de mesure utilisée pour enregistrer ces données doit également être utilisée de manière cohérente entre les unités d'organisation et les périodes de déclaration. L'unité de mesure utilisée pour la déclaration numérique des données sur les stocks doit correspondre aux politiques et procédures nationales qui s'appliquent également aux systèmes de déclaration sur papier. Si DHIS2 est intégré à un système eLMIS national en amont, l'unité de mesure utilisée dans DHIS2 doit correspondre à (l'une des) unité(s) de mesure de ce système eLMIS national en amont, qui comporte généralement une gestion au niveau de l'article (« Chaque ») ainsi qu'aux niveaux secondaire, tertiaire, de l'emballage des palettes, etc. Toutefois, s'il est possible de choisir entre différentes unités de mesure, le système utilisant « Chaque » (la plus petite unité utilisable telle qu'un comprimé, une ampoule, une compresse ou une canule) est recommandé par défaut, car les quantités d'emballage peuvent varier d'un fabricant à l'autre et un fabricant peut modifier les quantités d'emballage pour le même produit au fil du temps.
Introduction¶
La gestion de la logistique et de la chaîne d'approvisionnement est généralement associée à la production, au stockage et à la distribution de produits (commerciaux). Toutefois, les données qui y sont associées sont bien plus importantes, mais elles sont généralement aussi invisibles que les racines d'un arbre. Le flux physique (stockage et distribution) des produits et les envois constituent de loin la tâche la plus facile dans la gestion de la logistique et de la chaîne d'approvisionnement, alors que le véritable défi, bien que moins évident, est la gestion des flux complexes des données qui y sont associées : obtenir des données logistiques précises et actualisées dans les délais et les partager à travers le réseau d'approvisionnement en temps réel afin de permettre une prise de décision qui garantisse la disponibilité des quantités nécessaires de produits de santé là où ils sont requis afin de fournir des services de santé au moment requis. La confiance entre tous les acteurs et parties prenantes est essentielle et indispensable à tout réseau d'approvisionnement efficace et efficient, et les données ne sont valables que si les parties prenantes leur font confiance. Le personnel d'un établissement de santé qui ne fait pas confiance aux responsables de l'approvisionnement peut « gonfler “ les quantités commandées en espérant que cela augmentera l'approvisionnement (” rationnement »). D'autre part, si les responsables de l'approvisionnement ne font pas confiance aux données de l'établissement, ils peuvent recourir à leurs propres « estimations » pour calculer les commandes de réapprovisionnement, ce qui est toujours inférieur aux données précises et ponctuelles qu'utilisent les utilisateurs finaux. Outre l'amélioration continue des services, la confiance dans les données peut être renforcée par le partage libre et ouvert des données entre les réseaux d'approvisionnement, idéalement en temps réel.
Les nombreuses dimensions de la qualité des données sont structurées par l'UNICEF (Cadre de qualité des données, 2021) dans les quatre catégories suivantes :
Accès aux données - Accessibilité des données
Dimensions de la qualité des sorties - Pertinence
- Exactitude - Complétude
- Précision
- Fiabilité (reproductibilité)
- Cohérence
- Rapidité et promptitude
- Fréquence
- Interprétabilité
- Comparabilité
Dimensions de la qualité des processus - Charge de travail pour les collecteurs de données
- Pertinence des sources de données
- Processus de collecte des données
- Transparence et documentation des sources de données
Qualité institutionnelle - Transparence et crédibilité
Alors que les systèmes traditionnels de gestion des données du LMIS, basés sur le papier, exigent de trouver un équilibre entre différents compromis, tels que la quantité de champs de données ou la précision et la promptitude des données, l'utilisation de systèmes numériques de collecte et de gestion des données permet d'améliorer simultanément la précision, la promptitude, l'accessibilité, la cohérence, etc.
Accessibilité des données¶
D'une manière générale, les données ne sont utiles que si les systèmes et les personnes qui en ont besoin y ont un accès rapide, facile et complet pour prendre des décisions. Même si généralement, les données (même sur papier) sont facilement accessibles au niveau des établissements de santé, le partage et l'échange de données à travers tout le réseau d'approvisionnement sont indispensables. Les magasiniers des établissements de santé ont besoin d'une visibilité sur leurs stocks ainsi que sur le statut des commandes, et les responsables de l'approvisionnement en amont ont besoin d'un accès rapide à des données actualisées et précises sur les stocks pour un réapprovisionnement efficace et rapide. D'autres parties prenantes, telles que les responsables de la santé à tous les niveaux des systèmes de santé et d'autres acteurs, tels que les fournisseurs (commerciaux) ou les donateurs (internationaux), ont également besoin d'accéder aux données logistiques pour établir des rapports et réaliser des audits. Dans les limites de la connectivité du réseau, l'utilisation de systèmes eLMIS permet un accès instantané et complet à toutes les données du LMIS à tous les niveaux du réseau d'approvisionnement, sans avoir besoin d'une intervention nationale ou internationale. Ces données sont accessibles sous forme de tableaux présentant des séries chronologiques de données essentielles du LMIS, et également sous forme de rapports personnalisés. Une telle efficacité et efficience serait impossible à atteindre si l'on distribuait manuellement des enregistrements papier. Étant donné que DHIS2 stocke et gère toutes les données dans une base de données centrale, toutes les données sont facilement accessibles de par leur conception. Grâce à ses points d'extrémité d'API intégrés et bien documentés, DHIS2 permet une intégration facile de tout système d'information professionnel pour la synchronisation (« lecture » et « écriture ») des données. Grâce à des sauvegardes régulières (quotidiennes) des bases de données, toutes les données restent accessibles même en cas de défaillance temporaire d'une partie du réseau du système d'information.
Qualité des sorties de données¶
La qualité des sorties de données fait référence aux données collectées et partagées en tant que telles. [Breno : Je recommande d'ajouter également une ligne qui introduit le MSR et le RTS, car chaque section se réfère de manière générique au MSR, puis fournit un commentaire supplémentaire pour les spécificités du RTS].
Pertinence¶
La pertinence des données du LMIS fait référence à leur capacité à servir l'objectif et à permettre les prises de décisions pour lesquelles elles ont été collectées et partagées. L'objectif principal du LMIS est d'assurer un réapprovisionnement efficace et efficient des stocks tout en évitant leur péremption (évitable). Les différentes parties prenantes du réseau d'approvisionnement et du système de santé peuvent avoir besoin de données différentes à des fins différentes et à des moments différents. D'une manière générale, trop de données sont collectées sans que l'objectif soit clairement défini. En principe, la gestion efficace et efficiente des réseaux d'approvisionnement ne nécessite qu'un petit nombre de points de données. Par exemple, au niveau de l'établissement de santé, seules les quantités des transactions de stock (stock distribué/livré, éliminé et perdu) sont pertinentes ; les autres données (secondaires) peuvent être déduites. En amont, il faut également gérer les données relatives aux commandes, aux envois et aux détails des stocks (numéros de lot et dates de péremption). L'utilisation de DHIS2 dans les établissements de santé encourage à limiter les points de données collectés, car il ne fait que compléter les données qui ne sont pas (et ne peuvent pas être) disponibles dans les eLMIS nationaux, et le recours aux bonnes pratiques est encouragé pendant la phase de conception des projets et pendant la formation des membres de projets.
Exactitude¶
L'exactitude des données consiste à collecter les éléments de données pour les champs concernés ; par exemple saisir des quantités distribuées dans le bon champ de données (colonne) d'un formulaire papier ou numérique. L'utilisation de DHIS2 contribue à l'exactitude des données en réduisant le nombre de champs de données. Par exemple, en utilisant DHIS2-RTS (système en temps réel), seules les quantités des transactions sont enregistrées et il est donc impossible d'entrer par erreur une valeur dans un champ de données (colonne) qui ne convient pas. L'utilisation de lecteurs de codes-barres élimine le risque d'enregistrer par erreur les données d'un produit de santé dans la mauvaise ligne. De plus, des règles de validation peuvent également être configurées pour éviter les erreurs au moment de la saisie des données, par exemple en empêchant la saisie d'une valeur négative pour le "stock disponible".
Complétude¶
La complétude des données fait référence au nombre de points de données (ou champs de données, formulaires de déclaration, nombre d'établissements de santé) pour lesquels des données sont enregistrées au cours de chaque période de déclaration. Si toutes les données collectées sont pertinentes et essentielles, alors, par définition, cent pour cent des points de données sont nécessaires pour cent pour cent des périodes de déclaration, afin de prendre des décisions. Par exemple, pour un réapprovisionnement efficace et efficient des stocks, il est absolument essentiel que les stocks disponibles et les quantités distribuées soient relevés chaque mois pour chaque article (produit de santé). DHIS2 contribue à la complétude des données par une visualisation intuitive des lacunes dans les tableaux croisés dynamiques ainsi que par divers outils de vérification (voir ci-dessous). En utilisant DHIS2-RTS (système en temps réel), la question de la complétude des données ne se pose pas vraiment, car il n'existe pas d'enregistrement ou de déclaration rétroactifs des données du LMIS au cours de chaque période de déclaration. Au lieu de cela, toutes les transactions sont enregistrées au moment où la transaction physique (distribution ou élimination du stock) a lieu et, par conséquent, toutes les données seront forcément complètes (à moins que l'enregistrement de la transaction ne soit complètement omis). Les outils de contrôle de la complétude des données permettent pour les ensembles de données d'obtenir une indication générale de la complétude du rapport et pour les éléments de données individuels de cibler des points de données spécifiques qui peuvent être plus importants, tels que ceux décrits ci-dessus.
Exactitude¶
La précision fait référence à la concordance de la valeur des points de données collectés avec l'entité physique mesurée et déclarée. Il s'agit, par exemple, de savoir si le stock disponible déclaré correspond réellement à la quantité physiquement disponible dans le magasin. La précision des données exige à la fois de bien compter le stock et de saisir la bonne quantité. Ni les systèmes manuels ni les systèmes numériques de gestion des données ne pourront jamais garantir la précision de toutes les données et, en principe, les systèmes d'information ne seront pas en mesure de détecter les chiffres erronés ou les transactions qui n'ont pas été corrigées. Toutefois, DHIS2 dispose de plusieurs outils qui permettent d'identifier les incohérences dans les données (voir ci-dessous). Souvent, les contrôles et les bilans mettent en évidence certaines valeurs de données qui sont clairement erronées et indiquent l'intervalle correct dans lequel se trouve une certaine valeur, sans toutefois permettre de déterminer la valeur exacte.
Fiabilité (reproductibilité)¶
La fiabilité, ou reproductibilité, fait référence à la stabilité des valeurs de données si elles sont à nouveau collectées. Par exemple, l'inventaire physique de fin d'année est généralement effectué par deux équipes (ou plus) qui comptent toutes deux le même stock (alors que les transactions sont gelées) et doivent produire des rapports de stock identiques.
Cependant, étant donné que le recomptage des données prend beaucoup de temps, il est rarement effectué et DHIS2 ne contribuera pas immédiatement à la fiabilité des données collectées.
Cohérence¶
La cohérence des données fait référence à leur concordance et à la possibilité d'additionner les chiffres. Par exemple, le stock disponible avant et après une transaction doit correspondre au volume de la transaction, ou le stock disponible à la fin de la période de déclaration doit correspondre à la somme du stock disponible au début de la période de déclaration et de tous les volumes de transactions effectués au cours de cette période. DHIS2 contribue à la cohérence des données grâce à divers contrôles et vérifications (voir ci-dessous). DHIS2-RTS (système de gestion des stocks en temps réel) met à jour le stock disponible immédiatement après l'enregistrement de tout volume de transaction et permet aux magasiniers d'identifier rapidement les divergences (évidentes), ce qui permet en retour de vérifier, par exemple, le volume de la transaction.
Rapidité et promptitude¶
La promptitude fait référence au délai entre le changement de la valeur observée et sa déclaration. Étant donné que les systèmes de déclaration périodique (généralement mensuels) n'exigent pas la déclaration immédiate pour toute modification des données du LMIS, contrairement aux systèmes en temps réel, seule la ponctualité peut être déterminée et mesurée dans la pratique. Pour les systèmes en temps réel, la promptitude ne s'applique qu'au partage des données et est mesurée sur la base de la différence entre l'enregistrement de la transaction sur un appareil mobile et le moment où elle est synchronisée avec le serveur (central) de DHIS2. La ponctualité des données (collecte) fait référence à l'achèvement de la collecte des données avant la date d'échéance définie. Par exemple, pour les rapports mensuels sur les stocks, les données doivent idéalement être enregistrées et transmises le dernier jour du mois au plus tard. Toutefois, la promptitude est liée à la fréquence des rapports. Par exemple, même si les données sur les stocks sont correctement déclarées le dernier jour du mois, aucune mise à jour n'est disponible entre deux périodes de déclaration. D'une manière générale, plus les données du LMIS sont "anciennes" (dépassées), plus la différence entre la dernière valeur déclarée et la valeur actuelle est susceptible d'être importante et donc moins elles sont utiles. Par conséquent, pour tout LMIS, le système optimal (le meilleur possible) est un système de collecte et de partage des données en temps réel. Aucun système d'information ne peut garantir que les êtres humains enregistrent les données à temps, mais DHIS2 permet de mesurer les retards éventuels, de fournir un retour d'information dans les rapports et donc d'encourager le personnel à déclarer les données à temps. Pour les données du LMIS, l'importance de la promptitude dépend des niveaux de stock. Tant que le niveau actuel des stocks ne nécessite pas de réapprovisionnement, le partage de ces données n'entraînera aucune action (réapprovisionnement) et n'est donc pas d'une importance immédiate. En revanche, il est essentiel de signaler les bas niveaux de stock et les ruptures de stock le plus rapidement possible. DHIS2 permet à la fois de produire des rapports mensuels réguliers et d'enregistrer et de partager des données sur les ruptures de stock pour les produits de santé concernés dès qu'elles sont constatées. Étant donné que DHIS2-RTS (système de gestion des stocks en temps réel) ne nécessite pas d'enregistrement et de déclaration (rétroactifs) des données, la promptitude est garantit par défaut, puisque chaque transaction est enregistrée et déclarée en temps réel (ou dès qu'un réseau est disponible). Dans la pratique, la performance du réseau peut être intermittente, mais des mises à jour quotidiennes des données suffisent également pour répondre rapidement aux pénuries et aux ruptures de stock. Puisque l'enregistrement et le partage des données en temps réel sont possibles même au niveau des établissements de santé, il n'y a aucune raison de faire des compromis et de se contenter de moins que le temps réel.
Fréquence¶
La fréquence fait référence à la durée de la période de déclaration, qui est généralement d'un mois pour les données du LMIS. Pour les données du LMIS, plus la fréquence est élevée, mieux c'est, l'idéal étant un système en temps réel. La fréquence de la collecte et de la déclaration des données du LMIS au niveau de l'établissement de santé doit être coordonnée avec les processus commerciaux des magasins fournisseurs de produits médicaux afin de garantir que les données des rapports de stock (récents) soient utilisées le plus rapidement possible pour calculer les commandes de réapprovisionnement des stocks. Le rapport périodique "agrégé" couvre toutes les fréquences et périodes de déclaration couramment utilisées, telles que quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, tout en privilégiant la déclaration des transactions en temps réel.
Interprétabilité¶
L'interprétabilité fait référence à la facilité de compréhension et d'utilisation des données et répond à la question "les données ont-elles un sens ?
Les données essentielles du LMIS sont clairement définies et ne laissent pas beaucoup de choix. Hormis la terminologie inhabituelle de la logistique et de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, tous les points de données du LMIS, tels que le stock disponible ou les volumes de transactions, sont intuitifs et faciles à comprendre.
Comparabilité¶
Les données du LMIS doivent être comparables au fil du temps, ainsi qu'entre les établissements de santé et les différents niveaux du réseau d'approvisionnement. Par exemple, tous les magasiniers du réseau d'approvisionnement doivent toujours compter tous les produits de santé en unités d'utilisation (comprimés, seringues, etc.) et non en quantités d'emballage (différentes) pour que les données soient comparables. Autre exemple, les volumes des transactions de stock doivent être enregistrés de manière cohérente pour les mêmes périodes, généralement en mois, à tous les niveaux du réseau d'approvisionnement. Tous les acteurs du réseau d'approvisionnement doivent utiliser les mêmes données (dérivées), par exemple les paramètres de gestion des performances. DHIS2 contribue à la comparabilité en fournissant à tous les établissements de santé des formulaires de déclaration normalisés et prédéfinis pour tout le pays, avec des périodes de déclaration prédéfinies qui ne peuvent pas être modifiées par les utilisateurs (sauf s'ils ont des droits d'administrateur). De même, dans DHIS2, les paramètres de performance permettant de mesurer la qualité des services logistiques sont normalisés pour tous les établissements de santé, ce qui garantit la comparabilité.
Qualité du processus de traitement des données¶
La qualité des sorties de données dépend fortement de la qualité du processus de traitement des données, qui se réfère à la pertinence de leurs sources, aux moyens de les obtenir, de les collecter et de les traiter, ainsi qu'à leur vérification et à leur documentation.
Charge de travail pour les collecteurs de données¶
En règle générale, les efforts, le temps et les autres ressources nécessaires à la collecte et au partage de données précises et actualisées doivent correspondre aux avantages de l'utilisation de ces données et, en fin de compte, à l'impact direct ou indirect des données (supplémentaires) sur l'amélioration de la disponibilité des stocks et la réduction des ruptures de stock au niveau des établissements de santé. Il est particulièrement important de réduire la charge de travail du personnel des établissements de santé en ce qui concerne l'obtention, l'enregistrement, l'agrégation et le partage des données dans le cadre de la gestion des données du LMIS dans les établissements de santé, où les systèmes de santé sont confrontés à la collecte de données redondantes du LMIS ainsi qu'à des données primaires et secondaires dont l'utilisation ne répond pas à un objectif clairement défini. Par exemple, le personnel des établissements de santé est tenu d'enregistrer les "bilans d'ouverture" et les "bilans de clôture", qui sont totalement redondants. Un autre exemple typique est la demande de calcul de paramètres tels que les "jours de rupture de stock", qui sont difficiles à calculer par analyse manuelle des enregistrements sur papier, alors qu'il existe des paramètres plus efficaces et plus faciles à obtenir pour le calcul et le suivi des stocks. L'utilisation de DHIS2 seul ne peut pas empêcher l'organisation chargée de l'implémentation de collecter des données non nécessaires et redondantes, ni en réduire le nombre, car DHIS2 lui-même est flexible et permet de modifier facilement la configuration des formulaires de déclaration. Cependant, l'importance de réduire la charge de travail du personnel des établissements de santé est un principe clé dans la conception des outils du LMIS et figure en bonne place dans la documentation et les conseils techniques fournis. L'intégration de DHIS2 au niveau de l'établissement de santé avec le eLMIS national permet d'éliminer la collecte de données redondantes. Par exemple, l'"entrée de stock", qui est habituellement collecté, est géré entièrement et de façon professionnelle dans le eLMIS national et n'a donc pas besoin d'être collecté une seconde fois dans DHIS2. Néanmoins, le eLMIS national peut fournir une visibilité complète, détaillée et précise des entrées de stock si nécessaire et selon les besoins.
Pertinence des sources de données¶
Tous les systèmes de rapports périodiques utilisent des registres manuels tels que des fiches de lot, des fiches de stock et d'autres enregistrements comme principale source de données, même si les rapports (mensuels), qui constituent une source de données secondaire, sont enregistrés directement sur des appareils numériques. Par conséquent, pour la période de déclaration (mensuelle), l'utilisation de DHIS2 repose entièrement sur la précision et la fiabilité des registres de stock manuels sans que des informations sur ces sources de données ne soient fournies ou documentées. Pour les données du LMIS, la pertinence des sources de données n'est pas un facteur déterminant en ce sens qu'il n'existe pas d'autres sources de données. Cependant, pour les données enregistrées, stockées et partagées par DHIS2, les fichiers journaux fournissent des détails complets et une visibilité du lieu de collecte des données (à condition que la fonction de géolocalisation soit configurée), l'identité de la personne qui s'est connectée à l'appareil mobile, ainsi que la date et l'heure exactes de chaque point de données enregistré et de toute modification apportée à ces données. DHIS2-RTS (système de gestion des stocks en temps réel) permet de gérer les stocks médicaux sans aucun enregistrement papier. La seule source de données physique ("externe") sur laquelle il s'appuie est le code-barres qui est attaché à chaque produit de santé dans le magasin de fournitures médicales. Comme pour toutes les autres données enregistrées et gérées dans DHIS2, DHIS2-RTS enregistre la géolocalisation, l'identité de l'utilisateur ainsi que l'horodatage (heures, minutes, secondes et fractions de secondes) de chaque transaction enregistrée.
Processus de collecte des données¶
Le processus traditionnel de comptage (des volumes), d'enregistrement des données et de compilation manuelle des chiffres à la fin du mois est sujet à des erreurs dues à l'enregistrement des valeurs pour le mauvais produit, à des erreurs lors de la copie des données d'un registre à un autre, ainsi qu'à la compilation des données mentalement ou à l'aide d'une calculette. Ce processus manuel ne se limite pas aux établissements de santé, mais se répète à plusieurs autres niveaux, tels que le district, la province et le niveau central. La collecte, le stockage et le partage des données au niveau des établissements de santé à l'aide d'appareils mobiles éliminent toute erreur en amont, à la fois par l'élimination de la copie manuelle des données et par l'agrégation automatique des données ou l'exécution automatique de tout autre calcul. Dans le meilleur des cas d'utilisation de DHIS2-RTS, aucune duplication de données n'est nécessaire (ou même possible) et, par conséquent, toute erreur qui pourrait survenir du fait de la duplication des données est évitée en toute sécurité. Tant que la collecte des données primaires (volumes des transactions de stock) est correcte, toutes les autres erreurs sont évitées. En outre, tout le processus de collecte, de stockage et de partage des données est documenté numériquement dans des fichiers journaux qui contiennent les données, les identifiants des utilisateurs, la géolocalisation ainsi que les données et les horodatages qui peuvent être analysés et vérifiés à tout moment par simple téléchargement des données à partir du serveur central de DHIS2.
Transparence et documentation des sources de données¶
La fourniture d'informations claires et librement accessibles sur les opérations, la conception de la recherche et la méthodologie de collecte des données sont généralement documentées dans le cadre de la collecte de données sur les systèmes de santé. Cependant, ce principe ne s'applique pas de la même manière aux données du LMIS, car la collecte des données est un processus simple qui n'offre pas différentes options. Toutefois, les informations fournies ci-dessus sur la documentation relative à la collecte, au stockage, au traitement et au partage des données contribuent à répondre à cette exigence.
Qualité institutionnelle¶
La qualité des données du LMIS dépend de la confiance que lui accordent les acteurs du système de santé. Malheureusement, les doutes sur la qualité et la précision des données sont assez fréquents et, dans le pire des cas, conduisent à ignorer les données du LMIS déclarées par les établissements de santé et à remettre en question des données essentielles du LMIS telles que les stocks mensuels (agrégés).
DHIS2 améliore considérablement la qualité des données, car les enregistrements y sont transparents, facilement accessibles et partagés instantanément avec toutes les parties prenantes, et peuvent être facilement analysés et audités.
Résumé de la contribution de DHIS2 à la qualité des données¶
Le tableau ci-dessous résume la manière dont DHIS2 contribue à améliorer considérablement la qualité des données, pour le cas d'utilisation du LMIS, grâce à sa conception et à divers algorithmes automatiques.
| Dimension de la qualité des données | Contribution de DHIS2 |
|---|---|
| Accès | Accessibilité globale à partir d'une seule instance DHIS2 |
| Pertinence | Collecte de données (formulaires) qui respectent les bonnes pratiques |
| Exactitude | Réduction du nombre de champs de données, lecteurs de codes-barres pour l'identification des produits de santé, règles de validation |
| Complétude | Visualisation intuitive des lacunes dans les données, rapports sur la complétude des données, complétude disponible par défaut dans DHIS2-RTS |
| Précision | Vérification de la cohérence des données, règles de validation |
| Fiabilité (reproductibilité) | - |
| Cohérence | Vérification de la cohérence des données, mises à jour instantanée du stock disponible avec DHIS2-RTS |
| Promptitude et ponctualité | Analyse de la promptitude des rapports, rapidité disponible par défaut avec DHIS2-RTS |
| Fréquence | Utilisation flexible de toutes les fréquences de rapport, rapport en temps réel (bonne pratique) avec DHIS2-RTS |
| Interprétabilité | Utilisation des seules données essentielles du LMIS par défaut |
| Comparabilité | Formulaires de déclaration de données normalisés et disponibles |
| Charge de travail pour les collecteurs de données | Collecte minimale des données du LMIS par défaut, évite la redondance des données |
| Pertinence des sources de données | Visibilité complète de la collecte des données grâce aux fichiers journaux |
| Processus de collecte des données | Collecte de données numérisées, partage automatisé des données (synchronisation), élimination des erreurs dues à la duplication et à la copie des données. |
| Transparence et documentation | Transparence de la collecte des données grâce aux fichiers journaux |
| Transparence et crédibilité | Transparence et possibilité d'audit de toutes les données et de tous les fichiers journaux |
Analyse de la qualité des données du LMIS¶
DHIS2 est doté d'outils et d'applications qui permettent d'éviter la saisie de données erronées, de valider en temps réel les données déjà saisies et d'analyser (rétroactivement) les données saisies afin d'identifier les valeurs (potentiellement) fausses ainsi que les données qui n'ont pas été enregistrées à temps.
Validation des données du LMIS¶
Les fonctionnalités intégrées de DHIS2 concernant la validation des données permettent de valider les données lors de leur saisie et de minimiser ainsi les erreurs liées à la manipulation des données. La validation des données consiste à s'assurer que les valeurs saisies se situent dans des intervalles prédéfinis. Le paramètre "Type de valeur" de DHIS2, intégré au système et disponible pour tous les "Éléments de données", permet de limiter la saisie des données à certains ensembles de nombres, tels que les nombres naturels ("Entier positif") ou les nombres entiers positifs (y compris zéro). Ce paramètre permet également d'éviter la saisie "accidentelle" de données, par exemple la saisie d'un texte dans un champ de données destiné aux chiffres. Pendant la saisie des données, DHIS2 signale les valeurs qui se situent en dehors de l'intervalle de données défini en mettant le champ de données en surbrillance avec un fond rouge et en affichant un message d'erreur à l'écran. Par exemple, DHIS2 empêchera les utilisateurs de saisir des valeurs non entières ou négatives dans un champ "stock disponible" et les empêchera d'enregistrer un rapport tant que l'erreur n'aura pas été corrigée. Les utilisateurs peuvent ouvrir une fenêtre contextuelle à l'écran qui affiche l'historique complet des données saisies sous la forme d'un graphique à barres et d'un graphique linéaire, ce qui permet d'identifier rapidement les valeurs incohérentes et les valeurs atypiques. DHIS2-RTS (Système en temps réel) va encore plus loin en affichant non seulement une alerte en temps réel si des valeurs négatives sont saisies, mais aussi en empêchant l'utilisateur de sauvegarder les données saisies et de continuer à en saisir d'autres. De plus, il est possible de configurer une valeur minimale et une valeur maximale pour chaque champ de données, ce qui affichera une alerte en temps réel si l'utilisateur saisit une valeur qui se situe en dehors de l'intervalle configuré. Le système DHIS2-RTS empêche la saisie de valeurs négatives pour le stock disponible, la saisie de valeurs non entières dans tous les champs de données et la saisie de valeurs négatives ou nulles pour tous les volumes de transaction. Une application DHIS2 dédiée aux "règles de validation" permet de configurer des règles de validation complexes sur la base de valeurs de données provenant de différents champs de données, par exemple la saisie de toute valeur de données qui conduirait à des valeurs négatives pour le stock disponible. Lorsque les utilisateurs exécutent la validation, DHIS2 affiche une liste d'alertes dans une barre latérale dédiée. L'application "Qualité des données" de DHIS2 permet de définir un z-score, qui identifie toutes les valeurs de données qui se situent en dehors de l'intervalle défini et sont donc susceptibles d'être des valeurs atypiques.
Complétude des valeurs de données¶
Avant d'exporter des données (via l'application Importation/Exportation ou l'application Visualiseur de données), il est important de vérifier les trois paramètres suivants :
Enregistrement des valeurs nulles
Maintenance > Élément de données > "Enregistrer les valeurs nulles" Pour la collecte de données logistiques, cet paramètre doit toujours être sélectionné. Sinon, les valeurs nulles apparaîtront comme des champs vides et il sera impossible de déterminer si l'utilisateur a saisi un zéro ou s'il a laissé le champ vide. Si "Enregistrer les valeurs nulles" n'est pas sélectionnée, les valeurs nulles n'apparaîtront ni dans les formulaires de saisie ni dans les analyses. Outre l'impossibilité d'analyser la complétude des données, il ne sera pas non plus possible d'analyser les valeurs de ruptures de stock nulles.
Affichage des valeurs nulles Paramètres du système > Analyse > "Inclure les valeurs de données nulles dans les tableaux d'analyse" Si le paramètre "Enregistrer les valeurs nulles" est activé, les valeurs nulles sont enregistrées dans le formulaire de saisie des données. Toutefois, ces valeurs nulles ne sont affichées dans les analyses que si le paramètre "Inclure les valeurs de données nulles dans les tableaux d'analyse" est activé dans l'application "Paramètres du système" dans "Analyse".
Remplissage obligatoire de tous les champs de données Maintenance > Ensemble de données > "Tous les champs requis pour les éléments de données"
Si l'ensemble de données a l'option "Tous les champs requis pour les éléments de données" activé, l'utilisateur doit remplir (saisir des valeurs dans) tous les champs de données dans le formulaire de saisie des données. Si ce paramètre est sélectionné et qu'il l'a été dès le début de la collecte des données, le système s'assurera que toutes les données ont été enregistrées si le rapport de complétude correspondant indique un taux de complétude de 100 %. Dans ce cas, l'analyse de la complétude des données est limitée à seulement deux cas : - Périodes pendant lesquelles ce paramètre n'a pas (encore) été sélectionné - Périodes pour lesquelles le taux de complétude du rapport n'est pas à 100 %
L'objectif de l'analyse de la complétude des données est de déterminer la cohérence de leur collecte. La complétude des données peut être déterminée en fonction des dimensions suivantes : - Tous les champs de données - Par établissement de santé (Unité d'organisation) - Par période de déclaration (mois/année) - Par article (produit de santé) - Par champ de données du LMIS (stock disponible, distribution des stocks, etc.) - Par série chronologique (champ de données de l'unité d'organisation, de l'article ou du LMIS) La complétude des données est déterminée par un simple comptage du nombre de champs de données pour lesquels des valeurs ont été déclarées sans vérification de l'exactitude de ces valeurs, puis par la présentation de ces comptages sous forme de pourcentages et d'histogrammes.
Tous les champs de données¶
Permet de déterminer les champs de données pour lesquelles toutes les dimensions de données ont été renseignées, ce qui donne un aperçu général de la complétude des données.
Par établissement de santé (unité d'organisation)¶
Permet de déterminer les établissements de santé (districts, provinces, etc.) qui déclarent les données ou ne les déclarent pas de manière cohérente et complète.
Par période de déclaration (mois/année)¶
Permet de déterminer la date de début de la déclaration et sa cohérence au fil du temps.
Par article (produit de santé)¶
Permet de déterminer la cohérence et la complétude des données déclarées pour chaque article.
Par série chronologique (unité d'organisation/article/LMIS)¶
Permet de déterminer les champs de données du LMIS (stock disponible, distribution des stocks, etc.) pour lesquels les données ne sont pas déclarées de manière cohérente et complète.
Vérification des données¶
En principe, les valeurs de données réellement correctes ne peuvent jamais être déterminées et connues de manière rétrospective. Même si des enregistrements sur papier (ou numériques) sont conservés, leur précision ne peut être vérifiée rétrospectivement avec certitude. Toutefois, certaines mesures permettent d'identifier avec certitude ou avec une certaine probabilité des données incorrectes.
Valeurs négatives À l'exception des corrections de stock, les données des stock (stock disponible et toutes les transactions) ne peuvent pas être négatives. Par exemple, une valeur négative pour le stock disponible ne peut qu'être erronée même si la valeur réelle n'est (et ne sera jamais) connue.
Variabilité Il est possible, mais très peu probable, que des valeurs de données d'une série chronologique soient identiques sur plusieurs périodes. Par exemple, les quantités distribuées et les stocks disponibles sont susceptibles de varier d'un mois à l'autre. Si des valeurs sont identiques (ou ont une très faible variabilité), il est possible qu'elles aient été simplement "copiées/collées" sans une réelle mesure (comptage, etc.).
Corrélation Lorsque des valeurs de données sont fortement corrélées, leur précision est également suspecte. Par exemple, si, sur plusieurs périodes, les entrées et les distributions de stock sont identiques, cela ne peut s'expliquer que par des pénuries permanentes (ce qui est reçu est distribué immédiatement) ou par un "copier/coller" de données sans mesure (comptage, etc.).
Analyse des valeurs atypiques L'application Qualité des données de DHIS2 permet d'analyser les séries chronologiques et de détecter les valeurs atypiques en définissant un seuil sous la forme d'un chiffre absolu ou d'un Z-score. Le tableau "Détection des valeurs atypiques" affiche alors un rapport détaillé par élément de données, indiquant les valeurs, leur moyenne et leur écart-type, ainsi que les valeurs minimale et maximale pour chaque élément de données. Les diagrammes de dispersion sont une autre fonctionnalité intégrée à DHIS2 qui permet d'afficher et de détecter les valeurs atypiques dans un graphique. Étant donné que la détermination des valeurs de données individuelles à considérer comme atypiques dépend de divers facteurs tels que la fréquence d'utilisation des produits de santé et leur variabilité, il n'est pas possible de définir des seuils généraux pour définir les valeurs atypiques et l'analyse devra être effectuée élément par élément. Toutefois, une analyse systématique est toujours possible par l'analyse des valeurs de données présentant le plus grand écart par rapport à la moyenne, qui ont la plus grande probabilité d'être de "vraies" valeurs atypiques plutôt que des artefacts. Par exemple, toute quantité de distribution "normale" peut (faussement) apparaître comme une valeur atypique après une période prolongée de rupture de stock au cours de laquelle aucune distribution n'a été possible.
Complétude et promptitude des rapports de données¶
DHIS2 permet de fixer un "Nombre de Jours après la période pour une transmission des données dans les délais", ce qui permet de déterminer si les rapports ont été soumis à temps. À la fin de l'enregistrement mensuel des données, les utilisateurs confirment l'achèvement en cliquant sur le bouton "Terminer" sur l'écran de saisie des données. Cette fonctionnalité binaire intégrée à DHIS2 permet aux utilisateurs de confirmer la complétude d'un ensemble de données. La collecte des données dépend de la configuration ou non de l'option "Tous les champs requis pour les éléments de données" dans l'ensemble de données. Si l'option "Tous les champs requis pour les éléments de données" n'est pas sélectionnée, l'utilisateur peut déclarer l'ensemble de données "Complet", même sans saisir une seule valeur. Si "Tous les champs requis pour les éléments de données" est sélectionné, l'utilisateur ne pourra pas déclarer l'ensemble de données "Complet" à moins que tous les champs de données ne soient renseignés. Toutefois, si l'utilisateur est contraint de renseigner tous les champs avant de sélectionner "Complet" pour un ensemble de données, il peut être tenté d'enregistrer des valeurs aléatoires, ce qui nuira à la qualité des données. Ces données et l'horodatage permettent ensuite de générer une série de rapports par défaut sur la complétude des rapports en termes d'enregistrement de données pour chaque champ, ainsi que sur la promptitude des valeurs déclarées. DHIS2 propose par défaut les rapports suivants pour tout type d'ensemble de données : - Rapports réels - Rapports réels dans les délais - Rapports attendus - Taux de déclaration - Taux de déclaration dans les délais
Pour plus de détails, veuillez vous référer au chapitre des Orientations de l'implémentation consacré aux [Principes de la qualité des données] (#data-quality-principles).
Utilisation des données du LMIS¶
Bien que la logistique et la gestion de la chaîne d'approvisionnement soient souvent associées et perçues comme la manipulation (stockage et transport) de biens physiques et de stocks, leur principal défi est en réalité l'obtention et le traitement de données précises et ponctuelles. La tâche la plus difficile de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, qui consiste à garantir la disponibilité des stocks au lieu et au moment requis, est entièrement déterminée par les données. Si les stocks sont disponibles, leur manipulation (stockage et transport) est de loin la tâche la plus facile. C'est pourquoi les données en général, et les données provenant du dernier kilomètre (premier kilomètre de données) en particulier, sont absolument essentielles et indispensables. Seuls les réseaux d'approvisionnement alimentés par les données relatives à la demande du premier kilomètre peuvent être efficaces et garantir que tous les biens nécessaires à la fourniture de services de santé de haute qualité sont disponibles au point de prestation de services et au moment voulu. Bien trop souvent, toutes les données logistiques sont regroupées sous forme d'"indicateurs" ou même d'"indicateurs clés de performance" (ICP), alors qu'en réalité, les données logistiques servent des objectifs différents et distincts.
Utilisation des données pour le contrôle des stocks¶
Le contrôle des stocks est un domaine scientifique qui étudie les politiques et les systèmes de réapprovisionnement des stocks médicaux dans les établissements de santé et d'autres stocks médicaux et est communément appelé "quantification". Le contrôle des stocks est au cœur de toutes les chaînes d'approvisionnement et dépend de données précises et ponctuelles provenant de l'établissement de santé et des niveaux en amont. Ce sont donc des données précises et ponctuelles, associées à des politiques de contrôle des stocks rationnelles et professionnelles, qui font ou défont les chaînes d'approvisionnement. Bien que l'utilisation des données logistiques se concentre généralement sur la "déclaration des données", leur utilisation pour le contrôle des stocks est de loin le principal objectif. En l'absence de données sur les stocks des établissements de santé, les responsables de l'approvisionnement doivent recourir à des données de substitution telles que les expéditions vers les établissements de santé, ce qui entraîne inévitablement une distorsion de la demande et réduit la disponibilité des stocks à tous les niveaux du réseau d'approvisionnement. Heureusement, les calculs de réapprovisionnement des stocks nécessitent très peu de données, mais ces données doivent être ponctuelles et absolument correctes : - Stock disponible (résultat d'un comptage de stock physique à la fin de chaque mois) : indispensable pour calculer les quantités de réapprovisionnement - La distribution globale et mensuelle des stocks ("consommation") est indispensable à l'analyse de la demande et à la prévision de la demande future. Si l'on dispose de données précises et fiables sur les entrées de stock dans les établissements de santé, le stock disponible peut être calculé à partir du stock disponible au début et à la fin du mois.
Malheureusement, les systèmes de santé publique ont tendance à collecter trop de données logistiques qui ne sont pas utilisées pour la prise de décision. La clé pour réduire les pénuries et les ruptures de stock est de collecter le moins de données possible, mais de manière aussi précise, rapide et efficace que possible.
Utilisation des données pour la gestion des performances logistiques¶
Dans un monde idéal où les réseaux d'approvisionnement fonctionnent parfaitement et où il n'y a ni rupture de stock ni surstockage, le suivi et la mesure de la qualité des services logistiques ne seraient pas nécessaires. Dans la pratique, la mesure et le suivi des performances logistiques sont essentiels et indispensables, non pas pour produire des "rapports" et des tableaux de bord qui peuvent ou non être utilisés, mais plutôt pour faciliter la mise en œuvre des mesures correctives qui modifient et au final optimisent tous les paramètres de contrôle des stocks afin d'augmenter et de maximiser la disponibilité des stocks tout en minimisant le gaspillage dans les établissements de santé. Malgré une pléthore de statistiques, d'indicateurs et d'indicateurs clés de performance, un système de gestion des performances complet et exhaustif ne nécessite que la collecte de quelques données au niveau des établissements de santé : - Nombre d'articles en stock gérés (et évolution au fil du temps) - Quantités de distribution mensuelles (agrégats mensuels ou quantités de transactions) - Quantités de stock disponibles (à la fin du mois ou idéalement en temps réel) - Quantités de stock éliminées - Quantités des corrections de stock - Date et heure d'achèvement des rapports mensuels sur les données de stock - Date et heure des transactions de stock (en cas d'utilisation de systèmes en temps réel)
En plus de ce qui précède, les champs de données suivants doivent être enregistrés et stockés dans le eLMIS national pour toutes les fournitures médicales à tous les niveaux : - Numéro de lot (numéro de série) et date de péremption de tous les produits de santé - Paramètres de contrôle des stocks (et toute modification au fil du temps) - Détails de la commande du client (nom du client, date, articles, quantités, etc.) - Dates et délais d'exécution de la commande du client (pour tous ses composants) - Détails de l'envoi (articles, quantités, destinataire, date d'expédition et d'arrivée, etc.) - Coût des produits de santé (au niveau du lot)
Utilisation des données pour l'analyse et l'établissement de rapports¶
Enfin, les données sont également nécessaires pour diverses analyses (autres que la gestion des performances) et pour les rapports de routine. Il convient toutefois de souligner que les rapports qui ont pour seul objectif de se conformer aux exigences en matière de déclaration et qui n'informent pas ou n'initient aucune action (corrective) ne sont qu'un gaspillage de ressources précieuses. Les données, telles que les stocks disponibles, sont utiles aux travailleurs de la santé et à divers responsables, même s'ils ne sont pas chargés de la prise de mesures correctives. D'autres données, telles que la demande mensuelle globale au niveau de l'établissement, du district, de la région et du pays, sont requises par certains responsables pour leur planification (à long terme). En règle générale, les données (mensuelles) sur les stocks sont présentées dans des tableaux croisés dynamiques par produit de santé et par période de déclaration (mois) ou dans des graphiques linéaires pour les analyses de séries chronologiques, par exemple pour déterminer les tendances.
Paramètres de la logistique¶
L'objectif général de l'analyse des données logistiques et du calcul des paramètres est d'améliorer la disponibilité des stocks de produits de santé pour les demandeurs de soins et les professionnels de la santé, et de réduire les pénuries et les ruptures de stock. La production de rapports quant à elle est d'une importance secondaire. Les statistiques pures telles que le stock disponible ou la demande mensuelle globale ne permettent pas d'évaluer la qualité des services logistiques et ne sont donc pas des indicateurs. Néanmoins, ces statistiques sont indispensables pour la gestion et le contrôle des stocks. En revanche, les paramètres de performance ont des intervalles clairement définis pour les performances médiocres et excellentes et peuvent donc orienter les décisions en matière de gestion. Les statistiques et les paramètres de performance ont des objectifs très différents et il faut savoir les dissocier d'un point de vue conceptuel, mais elles sont toutes deux essentielles et indispensables. La gestion des performances consiste d'abord à déterminer les facteurs qui influencent les performances logistiques et (en même temps) qui permettent de mener des actions correctives ("actionnables"). Ensuite, les meilleurs paramètres pour mesurer ces facteurs sont déterminés, mesurés et visualisés dans DHIS2. Tout paramètre ou tout autre calcul qui n'aboutit à aucune action corrective est considéré comme ayant une valeur très limitée.
Références¶
Le tableau ci-dessous présente une comparaison générale des normes qui font autorité en matière de paramètres logistiques, à savoir les normes logicielles cibles (TSS, Gavi), les données pour la chaîne d'approvisionnement en vaccins (DISC, approuvées par les partenaires de Gavi Alliance), l'Agenda 2030 pour la vaccination (IA2030, groupe de coordination IA2030) et le Fonds mondial.
| Paramètre | TSS | DISC | IA2030S | TGF | PEPFAR | USAID |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Disponibilité en rayon (OSA) / Disponibilité de tout le stock | x | x | - | x | x | x |
| Stocké selon le plan (SATP) | x | x | - | x | x | x |
| À temps et au complet ou On-Time In-Ful (OTIF) | x | x | - | x | - | x |
| Précision des prévisions (FA) / Ratio de la demande attendue | x | x | - | - | - | - |
| Temps du cycle de traitement de la commande (CT) | x | - | - | - | - | - |
| Promptitude de déclaration des données par les établissements | - | - | - | x | x | x |
| Perte de produit | x | - | - | - | - | x |
| Précision des enregistrements de stock | - | - | - | - | - | x |
| Taux de test qualité | x | - | - | - | - | - |
| Respect de la qualité des produits | x | - | - | - | - | - |
| Durée de conservation restante à la livraison | - | - | - | - | - | x |
| Rotation des stocks | x | - | - | - | - | - |
| Coût total de la CS en tant que & de la valeur du produit distribué | x | - | - | - | - | - |
| Taux de déclaration des commandes dans le cadre du LMIS | x | - | - | - | - | - |
| Gaspillage de flacons fermés | x | x | x | - | - | - |
| État fonctionnel des équipements de la chaîne du froid | x | x | x | - | - | - |
| Taux d'alarme de température | x | x | - | - | - | - |
| Pourcentage de districts indiquant la disponibilité des stocks (vaccins et fournitures) au point de prestation des services | - | - | x | - | - | - |
| Pourcentage de districts disposant d'un système électronique de gestion des stocks de vaccins et de fournitures qui permet de contrôler les stocks de vaccins jusqu'à la prestation de service | - | - | x | - | - | - |
| Événements de rupture de stock de DTC ou de VCM au niveau national | - | - | x | - | - | - |
| Jours de rupture de stock au niveau national | - | - | x | - | - | - |
| Événements de rupture de stock de DTC ou de VCM au niveau infranational | - | - | x | - | - | - |
| Évaluation de la gestion efficace des vaccins (EVMA) effectuée | - | - | x | - | - | - |
| Pourcentage de sites disposant d'un équipement PQS fonctionnel | - | - | x | - | - | - |
| Score EVM (pas seulement s'il a été effectué) | - | - | x | - | - | - |
Données logistiques requises¶
Dans un système où les données logistiques ne sont collectées qu'au niveau de l'établissement de santé, certaines données (telles que les entrées de stock) qui sont déjà enregistrées en amont doivent être dupliquées, alors que dans un système intégré, les points de données collectés au niveau de l'établissement de santé peuvent être réduits au minimum. Dans le meilleur des cas, lorsqu'un système de transactions en temps réel utilisé par les établissements de santé est intégré à un eLMIS national, seules les transactions de stock doivent être enregistrées au niveau des établissements de santé, tandis que tous les autres points de données peuvent être calculés ou sont déjà disponibles dans le eLMIS national. Le tableau ci-dessous donne un aperçu des points de données qui doivent être collectés en fonction du niveau d'intégration.
| Paramètre | Stock disponible | Entrée de stock | Distribution de stock | Perte de stock | Correction de stock |
|---|---|---|---|---|---|
| Rapports mensuels sans intégration | x | x | x | x | - |
| Rapports mensuels avec intégration | x | - | x | x | - |
| Système en temps réel avec intégration | - | - | x | x | x |
Le tableau ci-dessous indique les points de données nécessaires au calcul des paramètres mentionnés ci-dessus et disponibles dans DHIS2, mais il exclut les paramètres IA2030 car ces derniers ne comprennent pas de paramètres de niveau établissement. Tous les autres paramètres ne peuvent être calculés que dans le eLMIS national. Les paramètres concernant les appareils de la chaîne du froid pourraient être enregistrées dans DHIS2, mais ils ne ne sont pas inclus dans le module LMIS de DHIS2 et nécessitent l'utilisation d'un programme tracker supplémentaire et distinct.
| Paramètre | Stock disponible | Entrée de stock | Distribution de stock | Perte de stock | Correction de stock |
|---|---|---|---|---|---|
| Disponibilité en rayon (OSA) / Disponibilité de tout le stock | x | - | - | - | - |
| À temps et au complet ou On-Time In-Ful (OTIF) | x | - | - | - | - |
| Temps du cycle de traitement de la commande (CT) | - | - | - | - | - |
| Précision des prévisions (FA) / Ratio de la demande attendue | - | - | - | - | - |
| Perte de produit | - | - | - | x | - |
| Taux de tests qualité | - | - | - | - | - |
| Respect de la qualité des produits | - | - | - | - | - |
| Stocké selon le plan (SATP) | x | - | x | - | - |
| Rotation des stocks | x | - | x | - | - |
| Coût total de la CS en tant que & de la valeur du produit distribué | - | - | - | - | - |
| Taux de déclaration des commandes dans le cadre du LMIS | - | - | - | - | - |
| Gaspillage de flacons fermés | - | - | x | x | - |
| État fonctionnel des équipements de la chaîne du froid | - | - | - | - | - |
| Taux d'alarme de température | - | - | - | - | - |
| Promptitude de la déclaration des données par les établissements | x | x | x | x | x |
Source des données et des calculs¶
Étant donné que DHIS2 fournit des analyses simples basées sur les données des établissements de santé et que le eLMIS national fournit des analyses complètes sur tous les aspects de la logistique et de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la duplication des données, des calculs, des analyses et des visualisations doit être évitée. DHIS2 ne calcule que les données essentielles sur les stocks qui ne peuvent pas être collectées directement dans le eLMIS national et ne fournit que quelques analyses de base à partir des données qu'il a permis de collecter. DHIS2 synchronise ces données essentielles des établissements de santé (stocks disponibles, sorties de stocks, corrections de stocks et pertes de stocks) avec le eLMIS national, mais ce dernier ne synchronise pas avec DHIS2 les données qui seraient dupliquées. Toutefois, les données du eLMIS national, telles que les informations sur le statut des commandes, peuvent être partagées avec DHIS2 via son système de notification, sous la forme de rapports préconfigurés au format pdf. Par défaut, les principaux calculs, analyses et visualisations sur tous les aspects de la logistique et de la gestion de la chaîne d'approvisionnement sont fournis par et dans le eLMIS national. Puisuqe toutes les données essentielles de DHIS2 sont également disponibles dans le eLMIS national, les gestionnaires des approvisionnements utilisent les analyses et les visualisations du eLMIS national comme seule ressource pour gérer tous les aspects de leurs activités. Tous les autres gestionnaires (autres que les gestionnaires des approvisionnements) qui ont besoin de rapports détaillés sur la logistique provenant du eLMIS national se voient accorder un accès (en lecture) au eLMIS national pour en consulter les rapports. À moins que les politiques et protocoles nationaux ne l'exigent et que cela soit inévitable, les données du eLMIS national ne sont pas "transférées" et stockées dans DHIS2 à des fins de visualisation, car cela nécessiterait la gestion et la maintenance d'ensembles de données redondants.
Aperçu des paramètres de logistique de DHIS2{ #overview-of-dhis2-logistics-metrics }¶
Compte tenu de la fonctionnalité analytique étendue de DHIS2, les utilisateurs sont tentés de configurer une large gamme d'analyses et de visualisations, souvent en dupliquant des paramètres pour obtenir des paramètres spécifiques, sans objectifs clairs ni concept global.
Étant donné que les analyses de DHIS2 s'efforcent d'être spécifiques et d'une utilité pratique au quotidien pour le personnel des établissements de santé, la collecte de données et les analyses de DHIS2 visent les objectifs suivants : - collecter le moins de données possible (mais autant que nécessaire) - analyser uniquement les données collectées au niveau des établissements de santé dans DHIS2 (et non dans d'autres systèmes en amont) - fournir uniquement des analyses pertinentes et "exploitables" par le personnel des établissements de santé - éviter de représenter le même paramètre logistique de différentes manières DHIS2 recommande et fournit la liste suivante, intentionnellement limitée, de statistiques et de paramètres logistiques :
Statistiques des données logistiques
- Entrée de stock
- Distribution de stock
- Redistribution de stock
- Élimination de stock
- Stock disponible
- Correction de stock
Indicateurs de performance logistique
Indicateurs de performance de la demande (quantité distribuée)
- Coefficient de variation / valeurs absolues
- Coefficient de variation / distribution
Indicateurs de performance de la quantité de stock
- Rupture de stock / liste des articles en rupture de stock
- Disponibilité du stock pour tout les articles
- Pourcentage de rupture de stock pour tous les articles
- Nombre de ruptures de stock (nombre)
- Durée des ruptures de stock par article / mois avec ruptures de stock
- Durée des ruptures de stock par article / jours avec ruptures de stock
- Temps de couverture du stock par article / mois de disponibilité du stock
- Temps de couverture du stock / mois de disponibilité du stock / distribution
- Temps de couverture du stock / catégorie
- Temps de couverture du stock / catégorie / distribution
Indicateurs de performance de la précision du stock
- Écart de stock par article / valeurs absolues
- Écart de stock / nombre
- Écart de stock / pourcentage
Indicateurs de performance des rapports
- Complétude des rapports
- Taux de déclaration
- Taux de déclarations ponctuelles
Ces indicateurs peuvent être évalués de différentes manières :
- Mesure des valeurs absolues (quotidiennes/mensuelles)
- Mesure des changements au fil du temps (améliorations et détériorations)
- Mesure des moyennes
- Comparaison des mesures par rapport à des objectifs clairement définis (seuils)
Statistiques sur les données logistiques de DHIS2¶
Pour chacune des statistiques de données logistiques, cette section fournira ce qui suit : - Définition - Période de déclaration - Calcul - Limites - Petite interprétation - Les options d'agrégation : articles / temps / géographie - Les options de visualisation (uniquement celles qui sont pertinentes) Une interprétation détaillée et l'action recommandée sont expliquées dans la section "Cadre de gestion des performances logistiques". En dehors des rares cas où les systèmes de gestion des stocks sont entièrement numérisés, des registres manuels tels que des fiches de lot, des fiches de stock et des registres sont utilisés pour enregistrer toutes les transactions de stock (telles que les entrées et les distributions de stock). À la fin de chaque période de déclaration, ces registres sont examinés et les valeurs requises sont calculées à l'aide d'une calculatrice, puis déclarées.
Principes généraux¶
- Toutes les données logistiques doivent être collectées avec la même périodicité (par exemple, si le stock disponible est enregistré et déclaré mensuellement, les distributions doivent également être enregistrées et déclarées mensuellement).
- La collecte de données en temps réel, comme avec DHIS2-RTS (système de gestion de stock en temps réel), permet de générer des rapports quotidiens, mensuels et annuels automatiquement par le système.
- Les périodes de déclaration quotidiennes ne sont pas recommandées car elles augmentent considérablement la charge de travail du personnel (de santé).
- Les périodes de déclaration hebdomadaires ne sont pas recommandées car elles ne correspondent jamais aux périodes mensuelles et annuelles.
- Les données logistiques doivent être enregistrées et déclarées pour tous les produits de santé qui sont (régulièrement) gérés par un établissement de santé (et pas seulement pour les produits qui font l'objet d'un "suivi").
- Les données logistiques collectées ne sont pertinentes que si elles sont collectées régulièrement et systématiquement pour tous les articles et toutes les transactions.
Entrée de stock¶
Dans l'idéal, la collecte des données sur les entrées de stock ne devrait pas être nécessaire si un système eLMIS national est implémenté tout en conservant des enregistrements précis des livraisons vers chaque établissement de santé qui, dans une certaine mesure, correspondent aux entrées de stock. Pour chaque envoi, les systèmes nationaux eLMIS devraient enregistrer séparément la date d'expédition et la date à laquelle l'établissement de santé a confirmé la réception effective. Par conséquent, l'enregistrement des entrées de stock dans les établissements de santé (une fois de plus) signifie que des données redondantes sont collectées, ce qui représente une charge de travail inutile pour le personnel de l'établissement. Au lieu de cela, les données relatives aux entrées de stock devraient être mises à la disposition du personnel de l'établissement par le biais de tableaux de bord qui présentent automatiquement les données provenant du eLMIS national. Définition : "l'entrée de stock" est définie comme la quantité de chaque article reçu du service logistique en amont suite à une commande de réapprovisionnement. L'approvisionnement se fait généralement une fois par mois, avec des réceptions supplémentaires pour les commandes en attente et les commandes d'urgence. Toutefois, la fréquence des approvisionnements peut varier en fonction des politiques nationales. Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel, où les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Si l'approvisionnement des établissements de santé se fait moins fréquemment qu'une fois par mois, la période de déclaration peut être ajustée, par exemple à trois mois. Calcul : les entrées totales de stock pour chaque article sont calculées en additionnant les quantités reçues dans chaque lot au cours de la période de déclaration concernée.
Limites : pour bien calculer les totaux, il faut agréger, pour chaque article, toutes les quantités (liste d'articles) qui ont été reçues au cours du mois de déclaration concerné.
Petite interprétation : en général, les entrées de stock, après prise en compte du délai d'approvisionnement (ou délai de livraison) doivent correspondre aux quantités commandées pour le même article, qui correspondent à leur tour aux distributions pour les périodes mensuelles précédentes. Dans l'idéal, si les livraisons sont fiables, la quantité reçue chaque mois devrait correspondre à la quantité commandée au cours de la période correspondant au délai d'approvisionnement convenu. Action corrective : si les quantités reçues ne correspondent pas (de près) aux quantités commandées au cours de la période correspondant au délai d'approvisionnement convenu, les services logistiques qui approvisionnent l'établissement de santé doivent améliorer la fiabilité de leurs livraisons. Comme solution alternative, si le délai convenu ne peut pas être respecté, le délai d'approvisionnement peut être augmenté dans les calculs de réapprovisionnement des stocks pour garantir la correspondance des délais. Options d'agrégation : l'agrégation des quantités d'entrée de stock pour différents articles n'est pas pertinente, mais pour chaque article pris individuellement, elle peut se faire sur plusieurs périodes, dans plusieurs établissements de santé et sous forme de somme. Options de visualisation : tableau croisé dynamique, graphique à colonnes, graphique à barres, graphique linéaire ou graphique à valeur unique.
Distribution de stock¶
Le terme logistique "distribution" est souvent appelé "consommation" ou "sorties", mais il désigne les mêmes données. Définition : quantité totale de chaque article distribué par la pharmacie (centrale) de l'établissement de santé aux services et départements de l'établissement. En fonction de leurs procédures, les services de consultation externe, les agents de santé communautaire, les services d'hospitalisation, les laboratoires, les salles d'opération, etc. peuvent être approvisionnés sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et/ou sur demande. Pour diverses raisons, le retour des marchandises à la pharmacie (centrale) doit être évité, mais si cela s'avère nécessaire, il faudra tâcher de l'enregistrer en tant que distribution "négative". Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel où les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Calcul : les distributions totales de stock pour chaque article sont calculées en additionnant les quantités distribuées à tous les départements et services au cours de la période concernée. Petite interprétation : les distributions de stocks (qui correspondent à la demande des clients) se trouvent à l'origine de toute chaîne d'approvisionnement (chaîne de la demande) et ne sont pas liées à d'autres données logistiques. En revanche, l'interprétation des quantités commandées et utilisées par les différents départements et services dépend du nombre de patients, de leur état de santé, de la durée du traitement, etc. et doit être évaluée par les professionnels de la santé. La seule considération d'ordre logistique est que les articles qui ne font l'objet d'aucune demande pendant plusieurs mois doivent être examinés avec le personnel de santé afin de confirmer la nécessité de continuer à les stocker, car ils risquent d'expirer avant utilisation. Limites : si le stock est renvoyé à la pharmacie (centrale), les quantités distribuées doivent en principe être corrigées au cours de la période à laquelle la distribution a été effectuée. Si la distribution "négative" est enregistrée au cours d'une période ultérieure, les quantités réellement distribuées (mensuellement) seront faussées, bien que le total global pour toutes les périodes concernées soit toujours correct. Action corrective : les articles qui ne font l'objet d'aucune demande pendant plusieurs mois doivent être examinés avec le personnel de santé afin de confirmer la nécessité de continuer à les stocker, car ils risquent d'expirer avant utilisation. Options d'agrégation : l'agrégation des quantités de stocks distribuées pour différents articles n'est pas pertinente, mais pour chaque article pris individuellement, elle peut se faire sur plusieurs périodes, dans plusieurs établissements de santé et sous forme de somme. La demande moyenne sur plusieurs périodes peut être utilisée pour atténuer les fluctuations ou pour comparer les quantités distribuées entre des établissements de santé (similaires). Options de visualisation : tableau croisé dynamique, graphique à colonnes, graphique à barres, graphique linéaire ou graphique à valeur unique.
Redistribution de stock¶
Les redistributions entre établissements de santé sont en principe un bon moyen d'éviter les pénuries et les ruptures de stock et d'éviter également que les patients ne soient pas (suffisamment) bien traités. Toutefois, les cas de redistribution de stocks doivent être exceptionnels. Si les redistributions de stocks sont fréquentes, il faudra évaluer les raisons qui ont conduit à cette mesure de "limitation des pertes". Dans l'idéal, les redistributions de stocks devraient être gérées dans le eLMIS national par l'émission d'un retour virtuel depuis l'établissement de santé concerné et d'une expédition virtuelle vers un autre établissement de santé, tout en procédant à l'expédition physique des marchandises directement entre les deux établissements de santé. Dans le cas contraire, les quantités distribuées aux deux établissements de santé seront faussées et un cercle vicieux va perpétuer la pénurie et les ruptures de stock (l'établissement de santé qui connaît la pénurie ou la rupture de stock continue à recevoir un stock insuffisant parce que la demande est faussement faible et l'établissement de santé qui redistribue le stock continue à recevoir un surplus de stock parce que sa demande inclut une partie de la demande d'un autre établissement de santé). Définition : quantité totale de chaque article (re)distribué par la pharmacie (centrale) à un autre établissement de santé. Lorsque des produits sont restitués par l'établissement de santé qui a bénéficié de la redistribution du stock, ces quantités doivent être enregistrées comme des redistributions "négatives" afin d'équilibrer les stocks. Si elles sont enregistrées comme toute autre réception, elles ne correspondront pas au stock expédié par le magasin fournisseur de produits médicaux. Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel, pour lesquels les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Calcul : les redistributions totales de stocks pour chaque article sont calculées en additionnant les quantités redistribuées à tous les autres établissements de santé au cours de la période concernée. Petite interprétation : toute redistribution de stock doit être considérée comme une anomalie. Action corrective : toute redistribution de stock doit donner lieu à une évaluation de l'ensemble du système d'approvisionnement et de distribution ainsi qu'à des mesures visant à prévenir les déséquilibres de stock à l'avenir. Options d'agrégation : l'agrégation des quantités de stocks redistribuées pour différents articles n'est pas pertinente, mais pour chaque article pris individuellement, elle peut se faire sur plusieurs périodes, dans plusieurs établissements de santé et sous forme de somme. Options de visualisation : tableau croisé dynamique, graphique à colonnes, graphique à barres, graphique linéaire ou graphique à valeur unique.
Élimination de stock¶
Les termes "gaspillage", "périmé" ou "pertes" sont souvent utilisés comme synonymes. Toutefois, en termes de processus logistiques et de flux de travail, tout produit de santé périmé, endommagé ou inutilisable pour une autre raison doit être retiré du stock et placé dans une zone de quarantaine verrouillée jusqu'à son élimination en toute sécurité. De plus, les stocks périmés et endommagés doivent être identifiés et enregistrés en tant que tels, car ils peuvent passer inaperçus. Notons que les "pertes" dues au vol ne sont jamais connues et ne peuvent être détectées qu'indirectement, lorsque des écarts de stock sont constatés. Toutefois, les écarts de stock peuvent également être dus à des erreurs de comptage, de calcul ou à l'égarement d'un stock. Par conséquent, les quantités volées ne peuvent être que soupçonnées, mais pas connues. Définition : quantité totale de chaque article qui a été retiré du stock, placé en quarantaine et (éventuellement) éliminé. Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel, où les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Calcul : le stock total éliminé pour chaque article est calculé en additionnant les quantités éliminées au cours de la période de déclaration concernée. Petite interprétation : les éliminations de stocks sont, en principe, évitées, mais l'on y fait recours exceptionnellement. Action corrective : si le stock est endommagé, les conditions de stockage doivent être améliorées en conséquence. Par exemple, si le stock est endommagé en raison de la congélation des vaccins, la gestion de la chaîne du froid doit être améliorée. Si le stock est périmé, il faut soit réduire les niveaux de stock, soit augmenter la durée de conservation restante au moment de la livraison par l'entrepôt de fournitures médicales. Options d'agrégation : l'agrégation des quantités de stocks distribuées pour différents articles n'est pas pertinente, mais pour chaque article pris individuellement, elle peut se faire sur plusieurs périodes, dans plusieurs établissements de santé et sous forme de somme. Options de visualisation : tableau croisé dynamique, graphique à colonnes, graphique à barres, graphique linéaire ou graphique à valeur unique.
Stock disponible¶
Définition : le stock disponible est défini comme la quantité de chaque article physiquement présent dans la pharmacie (centrale). Il doit être déterminé par un inventaire physique qui doit être effectué à la fin de chaque période de déclaration, généralement à la fin du mois. Cet inventaire correspond au "stock de clôture", c'est-à-dire au stock à la fin de la période de déclaration. Afin d'éviter toute confusion, les soldes de stock qui sont le résultat de calculs tels que l'addition et la soustraction de transactions de stock au "stock d'ouverture" ne doivent pas être assimilés au "stock disponible". Si les stocks d'un même article se trouvent à différents endroits, ces quantités doivent être comptées séparément, puis additionnées pour obtenir le total. Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel, où les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Calcul : le stock disponible est calculé simplement en comptant les quantités totales disponibles dans la pharmacie (centrale) au moment du comptage ou du rapport. Petite interprétation : le stock disponible est le résultat des transactions et ne peut donc être influencé qu'indirectement par les transactions de stock et les niveaux de stock souhaités dépendent de nombreux paramètres. Toutefois, les articles ne devraient jamais se retrouver en rupture et les ruptures de stock devraient toujours être considérées comme des situations d'urgence. Action corrective : toute rupture de stock doit être considérée comme une situation d'urgence qui nécessite une action immédiate. Les commandes en cours (qui n'ont pas encore été livrées) doivent être accélérées (livrées dès que possible) ou des commandes d'urgence supplémentaires doivent être passées immédiatement. De plus, les causes de la rupture de stock doivent être soigneusement examinées et corrigées afin d'éviter qu'elle ne se reproduise. Options d'agrégation : l'agrégation des stocks disponibles pour différents articles n'est pas pertinente, mais pour chaque article, elle peut se faire sur plusieurs périodes, dans plusieurs établissements de santé et sous forme de somme. La moyenne des stocks disponibles sur plusieurs périodes peut être utilisée pour atténuer les fluctuations ou pour comparer les stocks disponibles entre des établissements de santé (similaires). Options de visualisation : tableau croisé dynamique, graphique à colonnes, graphique à barres, graphique linéaire ou graphique à valeur unique.
Correction de stock¶
Le terme "correction de stock" est distinct et différent d'"élimination de stock" (pertes, gaspillage, péremption, etc.).
Définition : les quantités de correction de stock sont enregistrées par les magasiniers afin de tenir compte des écarts entre le stock physique réel (stock disponible) et le stock qui devrait être disponible selon les calculs basés sur le stock disponible au début du mois et toutes les transactions de stock enregistrées au cours de ce mois. La correction de stock n'est enregistrée qu'après vérification de toutes les raisons pouvant conduire à des erreurs dans les enregistrements. Les corrections de stock ne sont enregistrées que pour les quantités qui ne peuvent être comptabilisées et expliquées. Elles sont dues à des erreurs de comptage (qui passent inaperçues), à des stocks égarés ou à des vols. La cause réelle de ces écarts est et reste inconnue. Toutefois, il est préférable de déterminer ces écarts plutôt que de les constater à la suite d'une correction. Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel, où les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Calcul : (pas de calcul) Petite interprétation : toute valeur différente de zéro pour la correction du stock indique une erreur ou un vol et indique une mauvaise gestion du stock. Une valeur positive indique que le stock disponible est supérieur à ce qu'il devrait être, par exemple si l'entrée de stock physique est supérieure à ce qui a été enregistré ou si le stock physique distribué est inférieur à ce qui a été enregistré, ou les deux à la fois. Une valeur négative indique que le stock physique distribué est supérieur à ce qui a été enregistré ou que le stock physique reçu est inférieur à ce qui a été enregistré, que le stock a été égaré ou volé. Action corrective : la nécessité d'enregistrer un écart de stock doit conduire à s'interroger sur les raisons possibles de cet écart, en particulier s'il se produit pour plusieurs articles et/ou de manière répétée pour les mêmes articles. Options d'agrégation : l'agrégation des écarts de stock entre différents articles n'est pas pertinente, mais pour chaque article, elle peut se faire sur plusieurs périodes, entre plusieurs établissements de santé et sous forme d'une somme. Si les écarts de stock "s'annulent" sur plusieurs périodes de déclaration et aboutissent à une valeur nulle, cela est préférable. Toutefois, deux erreurs qui "s'annulent" signifient toujours que deux erreurs ont été commises et qu'un suivi doit être effectué. Options de visualisation : tableau croisé dynamique, graphique à colonnes, graphique à barres, graphique linéaire ou graphique à valeur unique.
Indicateurs de performance logistique de DHIS2¶
Alors que les statistiques des données logistiques ne sont que des "chiffres" sans fourchette prédéfinie, les indicateurs de performance logistique ont des fourchettes optimales qu'ils doivent atteindre et tout écart par rapport à ces fourchettes (trop élevé ou trop bas) doit donner lieu à des mesures correctives immédiates.
Indicateurs de performance de la demande (quantité distribuée)¶
Coefficient de variation (CV) / valeurs absolues¶
Définition : le coefficient de variation (CV) est une mesure de la variabilité de la demande des clients (quantités distribuées). Période de déclaration : les calculs sont généralement basés sur des séries chronologiques mensuelles. Calcul : écart-type d'une série chronologique mensuelle divisé par la moyenne de la même série chronologique. Petite interprétation : plus le coefficient de variation est faible, plus la variabilité de la demande (niveau de fluctuations) est faible, et plus le coefficient de variation est élevé, plus la demande est variable et erratique. Si la demande des clients (quantités distribuées) est entièrement uniforme (identique chaque mois), le coefficient de variation sera nul. Le coefficient de variation maximal dans une série chronologique résulte du fait qu'une seule valeur est non nulle et que toutes les autres valeurs de la série sont nulles. Il dépend de la longueur de la série chronologique. Pour une série chronologique de six mois, le coefficient de variation maximal possible est de 2,45 et pour une série chronologique de douze mois, il est de 3,46. Par définition, une série chronologique dont le coefficient de variation est supérieur à 1,0 est considérée comme erratique et la demande ne peut être prédite avec précision. Lorsque le coefficient de variation est inférieur à 0,5, sa variabilité est considérée comme faible (optimale) et lorsqu'il est compris entre 0,5 et 1, sa variabilité est considérée comme moyenne. Action corrective : si la variabilité de la demande est faible, aucune action corrective n'est nécessaire, mais la faible variabilité de la demande doit être maintenue. Si la demande est très variable ou erratique, il faudra en analyser les causes. Les raisons "intrinsèques" de la variabilité de la demande, telles que l'évolution du nombre de patients et des conditions médicales, ne peuvent être influencées. Cependant, les raisons "extrinsèques" telles que les commandes irrégulières et non systématiques des départements et services hospitaliers, l'expiration des stocks après leur distribution par la pharmacie centrale ainsi que l'application incohérente des protocoles de traitement standard sont des problèmes qu'il faudra résoudre. Options d'agrégation : l'agrégation (calcul de la moyenne) des coefficients de variation entre différents articles n'est pas pertinente. Il faudrait plutôt utiliser des histogrammes (graphiques de distribution de fréquences) pour visualiser les coefficients de variation entre plusieurs articles. Options de visualisation : tableau croisé dynamique.
Coefficient de variation (CV) / distribution¶
Définition : histogramme (graphique de distribution de fréquences) du coefficient de variation de tous les articles dans le même établissement de santé et pour la même période. Période de déclaration : elle est mensuelle pour les séries chronologiques respectives des mois précédents. Par exemple, l'histogramme du mois de juillet sera basé sur la série chronologique des six mois allant de janvier à juin. Calcul : après avoir calculé le coefficient de variation de chaque article pour un mois donné, le nombre d'articles pour lesquels le coefficient de variation tombe dans une case (commençant par 0 et par incréments de 0,1) est compté. Petite interprétation : dans l'idéal, l'histogramme devrait présenter une seule barre avec un coefficient de variation égal à zéro, mais dans la pratique, la distribution doit au moins être positivement asymétrique, ce qui signifie que son mode doit se situer dans la fourchette de variabilité la plus basse. Dans le pire des cas, tous les coefficients de distribution sont négativement asymétriques et se situent tous dans la fourchette de la demande erratique (coefficient de variation supérieur à 1). Action corrective : même chose que pour le coefficient de variation / valeurs absolues. Options d'agrégation : les valeurs des articles individuels peuvent être agrégées pour plusieurs ou tous les articles, les établissements de santé (à tous les niveaux) et les périodes de temps en ajoutant les valeurs du coefficient de variation aux fourchettes respectives. Options de visualisation : tableau croisé dynamique ou histogramme.
Indicateurs de performance de la quantité de stock¶
Rupture de stock / liste des articles en rupture de stock¶
Définition : liste des articles dont le stock disponible est nul lors de l'inventaire physique mensuel. Période de déclaration : elle est mensuelle pour la déclaration mensuelle des stocks et mensuelle et quotidienne pour le système en temps réel. Calcul : aucun, les articles en rupture de stock sont simplement répertoriés. Petite interprétation : dans l'idéal, aucun article ne devrait jamais être en rupture de stock et moins il y a d'articles en rupture de stock, mieux c'est. Les articles en rupture de stock peuvent être évalués en fonction des substituts disponibles et des conséquences pour les patients en cas de rupture de stock. Notez que la détermination de la rupture de stock d'un article au moment du rapport mensuel (généralement à la fin du mois après l'inventaire physique) n'est qu'un "aperçu" et qu'il n'est pas possible de déterminer pendant combien de jours au cours de ce mois l'article était en rupture de stock. Action corrective : à court terme : accélérer les commandes en cours et/ou passer des commandes supplémentaires pour une expédition immédiate et/ou procéder à une redistribution à partir d'établissements de soins de santé voisins. À long terme : analyser les raisons des ruptures de stock et prendre des mesures correctives (voir le cadre de gestion des performances logistiques). Options d'agrégation : les listes peuvent être agrégées en fonction des articles, des périodes et des établissements de santé. Options de visualisation : tableaux croisés dynamiques et graphiques à colonnes empilées.
Disponibilité de stock pour tous les articles¶
Définition : pourcentage d'articles dans un établissement de santé dont le stock n'est pas nul. Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel, où les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Calcul : nombre d'articles avec un stock non nul divisé par le nombre total d'articles stockés, exprimé en pourcentage. Petite interprétation : dans l'idéal, la disponibilité des stocks devrait être de 100 % à tout moment, ce qui signifie que tous les articles sont disponibles et qu'il n'y a pas de ruptures de stock. Dans un contexte commercial, une disponibilité de stock de 98 % serait considérée comme satisfaisante et une disponibilité supérieure à 95 % serait raisonnable. Toutefois, toute rupture de stock pour des produits de santé essentiels doit être traitée immédiatement et en urgence. Notez que la détermination de la rupture de stock d'un article au moment du rapport mensuel (généralement à la fin du mois après l'inventaire physique) n'est qu'un "aperçu" et qu'il n'est pas possible de déterminer pendant combien de jours au cours du mois l'article a été en rupture de stock. Action corrective : la disponibilité du stock est augmentée par l'action corrective entreprise à la suite d'une rupture (voir ci-dessus). Options d'agrégation : la disponibilité des stocks peut être agrégée et calculée sous forme de moyenne entre les établissements de santé, mais uniquement en additionnant le nombre total d'articles disponibles dans tous les établissements de santé et en le divisant par le nombre total d'articles stockés dans ces établissements, exprimé en pourcentage. Le simple fait de calculer la moyenne des stocks disponibles dans chaque établissement de santé aboutira à des résultats complètement erronés, car les établissements sont susceptibles de stocker des quantités différentes d'articles. Options de visualisation : tableau croisé dynamique, graphique à barres et graphique à valeur unique (pour le mois le plus récent).
Pourcentage de rupture de stock pour tous les articles¶
Définition : pourcentage d'articles non disponibles en stock (rupture de stock) dans un établissement de santé. Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel où les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Calcul : nombre d'articles sans stock (rupture de stock) divisé par le nombre total d'articles stockés, exprimé en pourcentage. Petite interprétation : normalement, le pourcentage de rupture de stock devrait toujours être de 0 %, ce qui signifie qu'il n'y a pas d'articles sans stock disponible et qu'il n'y a pas de ruptures de stock. Dans un contexte commercial, un pourcentage de rupture de stock inférieur ou égal à 2 % serait considéré comme satisfaisant et un pourcentage inférieur ou égal à 5 % serait raisonnable. Toutefois, toute rupture de stock pour des produits de santé essentiels doit être traitée immédiatement et en urgence. Notez que la détermination de la rupture de stock d'un article au moment du rapport mensuel (généralement à la fin du mois après l'inventaire physique) n'est qu'un "aperçu" et qu'il n'est pas possible de déterminer pendant combien de jours au cours de ce mois l'article était en rupture de stock. Action corrective : le pourcentage de rupture de stock est diminué par l'action corrective entreprise à la suite d'une rupture de stock (voir ci-dessus). Options d'agrégation : les pourcentages de stock peuvent être agrégés et calculés sous forme de moyenne pour tous les établissements de santé, mais uniquement en additionnant le nombre total d'articles en rupture de stock dans tous les établissements de santé, puis en le divisant par le nombre total d'articles stockés dans tous ces établissements, exprimé en pourcentage. Le simple fait de calculer la moyenne des stocks en rupture dans chaque établissement de santé aboutira à des résultats complètement erronés, car les établissements sont susceptibles de stocker des quantités différentes d'articles. Options de visualisation : tableau croisé dynamique, graphique à barres et graphique à valeur unique (pour le mois le plus récent).
Nombre de ruptures de stock¶
Définition : nombre d'articles sans stock disponible dans l'établissement de santé. Période de déclaration : les agrégations mensuelles sont recommandées, sauf pour les systèmes en temps réel où les agrégations quotidiennes et mensuelles automatisées par le système sont recommandées. Calcul : pour chaque article, déterminez si le stock disponible est nul et comptez tous les articles pour lesquels c'est le cas. Petite interprétation : dans l'idéal, tous les articles devraient être disponibles en stock et le nombre de ruptures de stock devrait être égal à zéro. Notez que la détermination de la rupture de stock d'un article au moment du rapport mensuel (généralement à la fin du mois après l'inventaire physique) n'est qu'un "aperçu" et qu'il n'est pas possible de déterminer pendant combien de jours au cours de ce mois l'article était en rupture de stock. Action corrective : le nombre de ruptures de stock est réduit par l'action corrective entreprise à la suite d'une rupture de stock (voir ci-dessus). Options d'agrégation : le nombre de ruptures de stock peut être agrégé (additionné) pour tous les établissements de santé. Le calcul du nombre moyen de ruptures de stock n'est pas pertinent car ces dernières doivent toujours être considérées par rapport au nombre total d'articles en stock. Options de visualisation : tableau croisé dynamique et graphique à colonnes.
Durée des ruptures de stock par article / mois avec des ruptures de stock¶
Définition : sur une période de douze mois, nombre de mois pour lesquels le stock disponible à la fin du mois était nul (rupture de stock). Période de déclaration : mensuelle. Calcul : pour chaque mois au cours de la période de douze mois, déterminez si une rupture de stock a été signalée pour ce mois et comptez le nombre de mois pour lesquels une rupture de stock a été signalée. Petite interprétation : dans l'idéal, il ne devrait pas y avoir de rupture de stock et le nombre de ruptures de stock sur une période de douze mois devrait donc être égal à zéro. Dans le pire des cas, l'article a été en rupture de stock au cours des douze périodes de déclaration. Notez que la détermination de la rupture de stock d'un article au moment du rapport mensuel (généralement à la fin du mois après l'inventaire physique) n'est qu'un "aperçu" et qu'il n'est pas possible de déterminer le nombre de jours pendant lesquels l'article a été en rupture de stock au cours du mois. Action corrective : la durée de la rupture de stock est réduite par l'action corrective entreprise à la suite d'une rupture de stock (voir ci-dessus). Options d'agrégation : la durée de rupture de stock des articles peut être agrégée (additionnée) pour tous les établissements de santé. Options de visualisation : tableau croisé dynamique et graphique à colonnes.
Durée des ruptures de stock par article / jours avec ruptures de stock¶
Définition : sur une période d'un mois, nombre de jours pour lesquels le stock disponible à la fin de la journée était nul (rupture de stock). Période de déclaration : quotidienne. Calcul : pour chaque jour de la période de douze mois, déterminez si une rupture de stock a été enregistrée à la fin de ce jour et comptez ensuite le nombre de jours pour lesquels une rupture de stock a été signalée. Petite interprétation : dans l'idéal, il ne devrait pas y avoir de rupture de stock et le nombre de ruptures de stock quotidiennes sur une période d'un mois devrait donc être égal à zéro. Dans le pire des cas, l'article a été en rupture de stock pendant tous les jours du mois concerné. Notez que le nombre maximum de jours de rupture de stock dépend du nombre de jours que compte le mois considéré. La détermination de la rupture de stock d'un article au moment de l'enregistrement quotidien (généralement pendant la nuit pour les planificateurs automatisés) n'est qu'un "aperçu" et il n'est pas possible de déterminer pendant combien d'heures au cours de cette journée l'article était en rupture de stock. Action corrective : la durée de la rupture de stock est réduite par l'action corrective entreprise à la suite d'une rupture de stock (voir ci-dessus). Options d'agrégation : la durée de rupture de stock des articles peut être agrégée (additionnée) pour tous les établissements de santé. Options de visualisation : tableau croisé dynamique et graphique à colonnes.
Temps de couverture des stocks par article / mois de stock¶
Définition : le temps de couverture des stocks (en mois), parfois appelé "mois de stock", est le nombre de mois que durerait le stock actuel à condition qu'aucun stock ne soit reçu et que la demande moyenne soit la même que pendant la période utilisée pour calculer la demande moyenne. Période de déclaration : mensuelle. Calcul : le calcul le plus simple possible consiste à diviser le stock disponible le plus récent par le stock distribué au cours du mois précédent. Il est également possible de diviser le stock disponible le plus récent par les trois (ou six) derniers mois, par exemple. Il est conseillé d'utiliser des périodes plus longues pour déterminer la moyenne des distributions si la variabilité des distributions est élevée. Petite interprétation : un temps de couverture des stocks égal à zéro correspond à une rupture de stock. Le temps de couverture des stocks souhaité (idéal) dépend de la politique de contrôle des stocks et des paramètres utilisés. Dans le système d'examen périodique le plus couramment utilisé (une fois par mois, la différence entre les distributions de stock x (stock de sécurité + période d'examen + délai de livraison) - stock disponible est commandée), le niveau de stock physique réel ne doit jamais descendre en dessous du niveau de stock de sécurité et le niveau de stock maximum ne doit pas dépasser le niveau de stock de sécurité plus le stock de fonctionnement (demande au cours de la période d'examen). Cela suppose que les quantités distribuées et les délais de livraison sont stables. Par exemple, si le stock de sécurité est fixé à 2 mois de distribution moyenne et que la période d'examen est d'un mois (commandes mensuelles), le stock disponible ne doit pas être inférieur à 2 mois de distribution moyenne et ne doit pas dépasser 3 mois. Les niveaux de stock seront au plus bas juste avant la réception du stock de réapprovisionnement (mensuel) et au plus haut juste après sa réception et son rangement. Action corrective : si le temps de couverture des stocks tombe en dessous du niveau de stock de sécurité, il faudra prendre les mesures correctives qui s'imposent en cas de rupture de stock (voir ci-dessus). Si le temps de couverture du stock est trop élevé, que le stock n'est pas périmé (bientôt) et que le stock est distribué régulièrement, les niveaux de stock finiront par diminuer. Si l'article n'est plus utilisé et/ou s'il est prévu qu'il expire avant son utilisation, une partie du stock doit être redistribuée à d'autres établissements de santé ou renvoyée aux magasins de fournitures médicales en amont en vue d'une utilisation ultérieure. Options d'agrégation : les temps de couverture des stocks ne peuvent être agrégés, ni entre les périodes, ni entre les articles, ni entre les niveaux géographiques, car les excédents de stocks d'un article ou d'un établissement de santé ne peuvent compenser les pénuries ou les ruptures de stocks d'un autre article ou d'un autre établissement de santé. Options de visualisation : tableau croisé dynamique.
Temps de couverture des stocks / mois de stock / distribution¶
Les fourchettes pour le temps de couverture des stocks / mois de stock / distribution sont réparties de manière égale sans qu'aucune fourchette ne soit qualifiée de souhaitable ou de non souhaitable. L'utilisateur devra faire ce choix en fonction de la politique de contrôle des stocks qui s'applique. Définition : histogramme (graphique de distribution de fréquence) des fourchettes de temps de couverture des stocks par intervalles d'un mois avec le nombre respectif d'articles dont les temps de couverture des stocks se situent dans la fourchette en question. Période de déclaration : mensuelle. Calcul : tout d'abord, le temps de couverture des stocks est calculé pour chaque article. Ensuite, l'article est affecté à la fourchette (case) dans laquelle se situe sa valeur numérique et, enfin, le nombre d'articles dans chaque case est compté. Petite interprétation : dans l'idéal, tous les temps de couverture des stocks devraient se situer dans la ou les cases situées entre le stock de sécurité et le stock de sécurité + le stock de fonctionnement et présenter une distribution normale avec très peu d'articles dans les cases situées en dessous et au-dessus de cette fourchette. Un histogramme asymétrique vers la droite (pic décalé vers la gauche) indique une prépondérance de pénuries, tandis qu'un histogramme asymétrique vers la gauche (pic décalé vers la droite) indique un surplus de stocks. Action corrective : pour chaque article, la même action corrective que pour le temps de couverture des stocks (voir ci-dessus) s'applique. Options d'agrégation : les distributions des temps de couverture des stocks peuvent être agrégées (additionnées) pour tous les articles, toutes les périodes de déclaration et tous les établissements de santé. Options de visualisation : tableaux croisés dynamiques et graphiques à colonnes.
Temps de couverture des stocks / catégorie¶
Le temps de couverture des stocks / catégorie correspond au temps de couverture des stocks / mois de stock / distribution à la différence qu'ici, les fourchettes sont qualifiées de souhaitables ou non souhaitables. Définition : histogramme (graphique de distribution de fréquence) des fourchettes de coefficient de variation en fonction de la politique de contrôle des stocks comme suit : - rupture de stock : temps de couverture des stocks égal à zéro (rupture de stock) - insuffisance de stock : temps de couverture des stocks supérieur à 0 et inférieur aux niveaux de stock de sécurité souhaités. - stock approprié (adéquat) : couverture des stocks supérieure ou égale au stock de sécurité mais inférieure à la somme du stock de sécurité et des quantités distribuées nécessaires pour couvrir la période d'examen - surplus de stock : couverture du stock supérieure à la somme du stock de sécurité et des quantités distribuées nécessaires pour couvrir la période d'examen, mais inférieure à une période de couverture d'un an (ce niveau est arbitraire et pourrait également être fixé, par exemple, à six mois, pourvu qu'il soit supérieur à la somme du stock de sécurité et des quantités distribuées nécessaires pour couvrir la période d'examen). - stock excessif : temps de couverture des stocks supérieur à douze mois (ce niveau est à nouveau arbitraire et un autre seuil peut être choisi). Période de déclaration : mensuelle. Calcul : le coefficient de variation est d'abord calculé pour chaque article. Ensuite, l'article est affecté à la fourchette (rupture de stock, insuffisance de stock, stock approprié, surplus de stock ou stock excessif) dans laquelle se situe sa valeur numérique et, enfin, le nombre d'articles dans chacune de ces fourchettes est compté. Petite interprétation : le nom des fourchettes de temps de couverture des stocks indique leur évaluation et leur interprétation : - rupture de stock : stock disponible égal à zéro - insuffisance de stock : les niveaux de stock sont trop bas et il existe un risque très élevé de rupture de stock avant le prochain réapprovisionnement. - stock approprié (adéquat) : les niveaux de stock se situent dans la fourchette souhaitée (idéale) - surplus de stock : les niveaux de stock sont trop élevés et il y a un risque qu'une partie du stock soit périmée avant son utilisation. - stock excessif : les niveaux de stock sont beaucoup trop élevés et il y a un très grand risque que la majeure partie du stock se périme avant son utilisation. Action corrective : - rupture de stock : une action immédiate et décisive qui consiste à accélérer les commandes (en cours) non livrées ou à passer des commandes supplémentaires en vue d'une expédition immédiate est nécessaire. - insuffisance de stock : déterminer si le stock devrait durer jusqu'à la prochaine livraison prévue et, si ce n'est pas le cas, prendre les mêmes mesures correctives que pour les ruptures de stock. - stock approprié (adéquat) : en principe, aucune action n'est nécessaire, mais si les quantités distribuées augmentent (de manière significative) avant le prochain réapprovisionnement, des pénuries ou même des ruptures de stock sont toujours possibles et les quantités distribuées doivent donc être surveillées. - surplus de stock : comparer le temps de couverture des stocks avec la durée de conservation restante du lot avec la date de péremption la plus proche. Si les stocks sont distribués régulièrement et qu'aucune rupture de stock n'est prévue, il convient d'annuler les commandes non livrées (en cours), d'arrêter les commandes et d'attendre que les niveaux de stock diminuent. Si l'article n'est plus utilisé (ou peu demandé) et/ou si le stock risque d'expirer avant son utilisation, le stock excédentaire doit être redistribué à d'autres établissements de santé ou renvoyé en amont en vue d'une redistribution immédiate. - stock excessif : même chose que pour le "surplus de stock". Options d'agrégation : les périodes / catégories de couverture des stocks ne peuvent pas être agrégées, ni entre les périodes, ni entre les articles, ni entre les niveaux géographiques, car les surplus d'un article ou d'un établissement de santé ne peuvent pas compenser les pénuries ou les ruptures de stock d'un autre article ou d'un autre établissement de santé. Options de visualisation : tableau croisé dynamique et graphique à colonnes.
Temps de couverture des stocks / catégorie / distribution¶
Définition : histogramme (graphique de distribution de fréquence) du temps de couverture des stocks avec le nombre d'articles dont les temps de couverture des stocks se situent dans les catégories suivantes : rupture de stock, insuffisance de stock, stock approprié (adéquat), surplus de stock et stock excessif. Notez que les limites de chacune de ces catégories doivent être ajustées en fonction de la politique de contrôle des stocks en vigueur. Période de déclaration : mensuelle. Calcul : tout d'abord, le temps de couverture des stocks est calculé pour chaque article. Ensuite, l'article est affecté à la catégorie (case) dans laquelle se situe sa valeur numérique et, enfin, le nombre d'articles dans chaque catégorie est compté. Petite interprétation : dans l'idéal, tous les temps de couverture des stocks devraient se situer dans la catégorie "appropriée (adéquate)", avec très peu de pénuries, pas de ruptures de stock, très peu de surplus de stock et pas de stocks excessifs. Un histogramme asymétrique vers la droite (pic décalé vers la gauche) indique une prépondérance de pénuries, tandis qu'un histogramme asymétrique vers la gauche (pic décalé vers la droite) indique un surplus de stock. Action corrective : pour chaque article, la même action corrective que pour le temps de couverture des stocks (voir ci-dessus) s'applique. Options d'agrégation : la distribution des temps de couverture des stocks par catégorie peut être agrégée (additionnée) entre les articles, les périodes de rapport et les établissements de santé. Options de visualisation : tableaux croisés dynamiques et graphiques à colonnes.
Indicateurs de performance de la précision des stocks¶
Ecart de stock par article / valeurs absolues¶
Définition : différence entre le stock d'ouverture et les volumes de transaction et le stock réel disponible à la fin du mois. Période de déclaration : mensuelle Calcul : Écart de stock = + Stock disponible du mois précédent (fin du mois précédent = début du mois en cours) + Entrée de stock - Distribution de stock - Redistribution de stock - Élimination de stock - Correction de stock - Stock disponible Petite interprétation : dans l'idéal, il ne devrait y avoir aucun écart pour aucun article dans aucun établissement de santé et la valeur numérique de l'écart pour tous les articles devrait être nulle. Un écart de stock négatif indique que le stock disponible (en rayon) est inférieur à ce qu'il devrait être d'après les calculs. Cela peut être dû à un inventaire incorrect à la fin du mois précédent, à une réception de stock inférieure à ce qui est indiqué sur la liste d'emballage, à une distribution (par erreur) de stock supérieure à ce qui est indiqué dans les registres de stock, à une redistribution (par erreur) de stock supérieure à ce qui est indiqué dans les registres de stock, à une élimination de stock supérieure à ce qui est indiqué dans les registres de stock, à l'indication d'une valeur trop élevée pour une correction de stock ou à un mauvais comptage du stock disponible à la fin du mois. Un écart de stock positif indique que le stock disponible (en rayon) est supérieur à ce qu'il devrait être d'après les calculs. Cela peut être dû à un inventaire incorrect à la fin du mois précédent, à la réception d'une quantité de stock supérieure à celle indiquée sur la liste d'emballage, à la distribution (par erreur) d'une quantité de stock inférieure à celle indiquée dans les registres de stock, à la redistribution (par erreur) d'une quantité de stock inférieure à celle indiquée dans les registres de stock, à l'élimination d'une quantité de stock inférieure à celle indiquée dans les registres de stock, à l'indication d'une valeur trop faible pour une correction de stock ou à un mauvais comptage du stock disponible à la fin du mois. Action corrective : pour le mois en cours, les registres et les transactions doivent être vérifiés pour détecter toute erreur éventuelle et, si possible, être rapprochés. Si le rapprochement n'est pas réussi, il faudra enregistrer une correction de stock pour l'écart de stock. Il est peu probable que les écarts de stock du mois précédent ou d'années antérieures puissent être rapprochés. Options d'agrégation : les écarts de stock ne peuvent pas être agrégés, ni entre les articles, ni entre les périodes, ni entre les établissements de santé, car deux erreurs ne peuvent pas se compenser. Options de visualisation : tableau croisé dynamique.
Écart de stock / comptage¶
Définition : nombre d'articles pour une période de déclaration et une unité d'organisation données pour lesquels un écart de stock positif ou négatif a été constaté. Période de déclaration : mensuelle Calcul : l'écart de stock est d'abord calculé pour chaque article, puis le nombre d'articles de la même période de déclaration et du même établissement de santé est compté. Petite interprétation : dans l'idéal, il ne devrait y avoir aucun écart pour aucun article, dans aucun établissement de santé, et la valeur numérique de l'écart pour tous les articles devrait être nulle. Plus le nombre d'écarts de stock est élevé, plus la qualité de la gestion des stocks est médiocre. Action corrective : revoir les processus opérationnels et les flux de travail afin d'éviter de nouvelles erreurs. Options d'agrégation : les écarts de stock peuvent être agrégés entre les articles, les périodes de déclaration et les établissements de santé. Options de visualisation : tableau croisé dynamique et graphique à colonnes.
Écart de stock / pourcentage¶
Définition : pourcentage d'articles d'un établissement de santé donné qui présentent un écart de stock pour une période de déclaration donnée. Période de déclaration : mensuelle. Calcul : nombre d'articles pour lesquels un écart de stock a été détecté divisé par le nombre total d'articles dans cet établissement de santé. Petite interprétation : dans l'idéal, il ne devrait y avoir aucun écart pour aucun article dans aucun établissement de santé et la valeur numérique pour tous les articles devrait être nulle, ce qui correspond à un pourcentage d'écart de stock nul. Dans le pire des cas, lorsqu'un écart de stock est constaté pour tous les articles, le pourcentage est de 100%. Action corrective : revoir les processus opérationnels et les flux de travail afin d'éviter de nouvelles erreurs. Options d'agrégation : la somme des pourcentages d'écarts de stock n'est pas pertinente. Ces pourcentages peuvent être calculés sous forme de moyenne entre les périodes, entre les mêmes établissements de santé et entre différents établissements de santé. Toutefois, l'utilisateur doit être conscient que les établissements de santé sont susceptibles de stocker des quantités différentes d'articles. Options de visualisation : tableau croisé dynamique ou graphique à colonnes.
Rapport sur les indicateurs de performance en matière de qualité¶
DHIS2 fournit des analyses et des rapports pour tout ensemble de données DHIS2, qui peuvent également être utilisés pour les rapports de données de stock du LMIS : - Rapports attendus - Rapports effectifs - Complétude des rapports - Rapidité des rapports Des détails sont disponibles dans le [Guide d'implémentation de la qualité des données] (#data-quality-principles).
Paramètres du eLMIS national¶
Étant donné que DHIS2 est conçu uniquement pour être utilisé au niveau de l'établissement de santé (point de service, point de prestation de services) et qu'il ne gère que les données de stock essentielles du LMIS qui ne sont pas disponibles dans le eLMIS national, la plupart des statistiques logistiques et des indicateurs de performance logistique doivent être générés et gérés dans ces systèmes eLMIS nationaux, notamment en ce qui concerne l'exécution des commandes. Le eLMIS national devrait être la référence et le référentiel principal pour les données logistiques et les indicateurs de performance logistique, dont certains peuvent être partagés avec les utilisateurs au niveau de l'établissement de soins de santé. Les données logistiques disponibles (statistiques) comprendront : - Catalogue principal des produits (descriptions et spécifications des articles, prix, etc.)
- Rapports sur les achats (commandes d'achat, marchandises reçues, commandes d'achat en cours, appels d'offres)
- Paramètres de contrôle des stocks et calculs - Rapports sur les entrepôts et les stocks - Commandes de clients (demandes) et rapports sur l'exécution des commandes - Rapports d'envoi et d'expédition - Rapports de transport - Rapports personnalisés
La disponibilité des indicateurs de performance logistique dépendra de l'application concernée, mais sont généralement inclus (entre autres) - À temps et au complet ou On-Time In-Ful (OTIF) - Temps du cycle de traitement de la commande (CT) - Précision des prévisions (FA) - Indicateurs de la qualité des produits
Cadre de gestion des performances logistiques¶
Dans l'idéal, la performance est gérée par les services logistiques en amont (nationaux) et les indicateurs de performance sont mis à la disposition des utilisateurs finaux en temps réel dans le système eLMIS de l'utilisateur final. Par conséquent, dans l'idéal, les services logistiques en amont améliorent continuellement les services logistiques sans nécessiter d'implication supplémentaire de la part des utilisateurs finaux. Toutefois, certaines activités et certains processus, qui sont contrôlés par les professionnels de la santé et échappent en grande partie au contrôle des services logistiques, doivent être mesurés et surveillés par les utilisateurs finaux, et ces derniers doivent également prendre des mesures correctives et les mener à bien. De plus, tous les indicateurs de performance gérés par les services logistiques en amont, mais qui sont utiles aux utilisateurs finaux, doivent être partagés avec ces derniers et leur être facilement accessibles. Les indicateurs de performance sont mesurés et représentés par différents outils : - Tableaux croisés dynamiques - Visualiseur de données - Cartes - Tableaux de bord préconfigurés - Tableaux de bord personnalisés
Les rapports peuvent être configurés en fonction des politiques, normes et exigences nationales selon le système de gestion des stocks appliqué : Mode "Basique" : (principalement) des rapports mensuels Mode "avancé" : analyse et rapports en temps réel (au moins des mises à jour quotidiennes) Alors que dans la plupart des cas, les utilisateurs et les gestionnaires commencent par concevoir des tableaux de bord et des visualisations, le seul objectif du concept de gestion des performances logistiques de DHIS2 est d'améliorer la qualité des services logistiques fournis aux points de prestation de services en augmentant la disponibilité des stocks et en réduisant au minimum les ruptures de stock. Par conséquent, l'ensemble du concept est "axé sur l'objectif" et conçu "dans le sens inverse" (par rapport aux approches conventionnelles) : - l'objectif général des systèmes de santé est de prévenir et de traiter les maladies et d'atténuer les souffrances (réduction de la morbidité et de la mortalité), ce qui nécessite (entre autres) la mise à disposition de produits de santé de haute qualité. - l'objectif général de la logistique est de réduire les pénuries et les ruptures de stock - quels sont les paramètres appropriés pour mesurer et surveiller les pénuries et les ruptures de stock - quelles mesures correctives (pour réduire les pénuries et les ruptures de stock) sont possibles et efficaces, qui a la possibilité de prendre des mesures correctives, comment et quand - quelle mesure est appropriée pour déterminer quelle(s) mesure(s) corrective(s) est/sont la(les) plus appropriée(s) - quelles données sont nécessaires pour leur calcul - collecter les données (de manière fiable, précise et ponctuelle, idéalement en temps réel) - quelle représentation des données et des paramètres est la plus appropriée pour l'analyse et la visualisation - ce n'est qu'après toutes ces étapes que les visualisations et les tableaux de bord sont élaborés
Principes généraux¶
Comme pour l'ensemble du concept, l'objectif ultime de la gestion des performances est d'améliorer les services de santé pour les utilisateurs finaux, les patients et les professionnels de la santé plutôt que de se conformer (uniquement) aux exigences nationales et aux exigences des donateurs en matière de rapports. Un principe fondamental est que tous les acteurs, les utilisateurs finaux (professionnels de la santé) ainsi que le personnel logistique ont un impact sur les services logistiques et doivent collaborer étroitement à l'amélioration continue de ces services. Cependant, plutôt que d'être responsables "collectivement", des responsabilités distinctes doivent être attribuées à tous les acteurs et ces derniers doivent les assumer afin d'éviter d'être sans cesse montrés du doigt sans qu'aucune action corrective efficace ne soit entreprise. Les autres principes sont les suivants : - L'objectif ultime est d'améliorer les services (et pas seulement les "rapports"). - Tous les paramètres de performance doivent être "actionnables", c'est-à-dire associés à des actions correctives spécifiques. - Toutes les données requises doivent être effectivement disponibles et collectées régulièrement. - Toutes les données sont saisies directement dans DHIS2 au niveau de l'établissement de santé (niveau de l'utilisateur final). - Tous les paramètres sont mesurés directement dans DHIS2 ou dans le eLMIS en amont. - Il y'a une distinction claire entre les données logistiques et les paramètres de performance - Les établissements ne mesurent les paramètres qu'au niveau de l'établissement de santé (pas pour les niveaux en amont). - Un seule paramètre pour une mesure spécifique (pas de redondance) - Il y'a un ensemble complet de paramètres qui mesurent tous les aspects pertinents de la logistique et de la gestion de la chaîne d'approvisionnement - Le système doit être aussi simple et précis que possible - Tous les acteurs de la logistique et de la santé ont un impact sur la performance des services logistiques - Ensemble standard d'indicateurs pour tous les programmes et établissements de santé - Les indicateurs sont mesurés pour tous les articles en stock (et pas seulement pour les articles "tracés"). - Utiliser des indicateurs "spécifiques au programme" uniquement en cas de besoin (occasionnellement) - Un seul indicateur pour mesurer tout indicateur de "manifestation" - 5 indicateurs de "manifestation" (pas plus) - Des objectifs clairement définis pour chaque indicateur de performance - Indicateur de "manifestation" = détermination du "symptôme" - Indicateur de "cause première" = "diagnostic" et identification du problème - Action corrective = "thérapie" - Responsabilités et obligations clairement définies en matière de mesure et d'action corrective - Des actions correctives clairement définies pour tout écart.
Indicateurs de "manifestation" ("symptômes")¶
Les indicateurs de "manifestation" servent principalement à détecter les "symptômes" et à établir la présence, l'étendue et la portée de tout problème de performance logistique. D'une manière générale, les indicateurs qui peuvent être calculés à partir des données de stock collectées dans DHIS2 sont limités à ce type d'indicateurs de "manifestation". - Objectif : surveillance - Question à laquelle il faut répondre : quelle est la qualité des services ? - Fourchette cible de l'indicateur clairement définie - Question : y a-t-il un problème ? si oui, quelles en sont l'étendue et la portée ? - Si le problème est confirmé : analyser la ou les causes profondes. Seuls deux indicateurs de "manifestation" sont suffisants pour couvrir les services logistiques au niveau de l'utilisateur final : - Les pénuries et les ruptures de stock sont mesurées en fonction du temps de couverture des stocks. - Utilisation inappropriée / pertes de stock - Indicateurs spécifiques au programme de santé La disponibilité des stocks est généralement agrégée sur la liste des articles en stock dans un établissement de santé ou dans plusieurs établissements de santé et mesurée en tant que disponibilité des stocks ou "disponibilité en rayon" (OSA).
En réalité, la multitude de paramètres utilisés n'est qu'une variation ou une combinaison des indicateurs clés de performance susmentionnés et est donc redondante. Tant qu'une mesure différente n'aboutit pas à l'identification d'une cause première supplémentaire ou d'une action corrective différente, elle est superflue.
Indicateurs de causes premières ("diagnostic")¶
Mais la mesure en elle-même est (presque) inutile et s'il n'y a pas de capacité ou de volonté d'améliorer les services logistiques, il n'y a pas lieu de les mesurer en premier lieu. Par conséquent, si un "symptôme" est détecté, les indicateurs de "causes premières" servent à "diagnostiquer" le problème sous-jacent, ce qui permet de prendre les mesures correctives appropriées. D'une manière générale, seul le eLMIS national en amont permettra de générer et d'analyser les indicateurs de "causes premières". - Objectif : déterminer les causes du problème - Les indicateurs de manifestation ont plusieurs causes premières, mais - Un indicateur par cause première - Ne mesurer que ce qui peut être changé - Seuil défini pour entreprendre une action - Chaque indicateur mesuré par un acteur - Un acteur spécifique entreprend l'action corrective - Régler le problème ! Indicateurs de causes premières pour les ruptures de stock et les surplus de stock - Ajout de nouveaux articles - Stocks tampons trop faibles - Méthode de la caisse à montant fixe non utilisé - Commandes effectuées de manière irrégulière Indicateurs des causes premières de l'utilisation inappropriée et des pertes - Prescription médiocre/inappropriée - Surplus de stock (quelle qu'en soit la raison) - Non-respect du principe "premier-expiré-premier-sorti" - Dommages causés par de mauvaises conditions de stockage Bien que les indicateurs de manifestation (tels qu'une pénurie ou une rupture de stock) puissent avoir plus d'une cause première, un seul indicateur suffit pour déterminer la présence de l'une ou l'autre des causes premières et la redondance des indicateurs est évitée.
Seules les causes premières qui peuvent être traitées et corrigées sont mesurées, car l'identification d'une cause première qui ne peut être rectifiée est (presque) inutile. Pour les indicateurs de "manifestation" et de "cause première", les seuils pour entreprendre des actions correctives doivent être clairement définis et si possible différents seuils qui définissent différentes actions correctives ou différents niveaux d'urgence de mise en œuvre de l'action corrective.
Chaque indicateur doit être clairement attribué à un acteur spécifique qui est chargé de le mesurer, de le surveiller ainsi que d'initier et de mettre en œuvre une action corrective.
Alors qu'un grand nombre de paramètres différents ont été utilisés pour mesurer les pénuries et les ruptures de stock, il n'existe en réalité qu'un petit nombre de causes premières.
Le tableau ci-dessous détaille toutes les causes premières possibles des pénuries et des ruptures de stock, l'acteur responsable, la manière dont elles peuvent être mesurées ainsi que l'action corrective requise.
De même, au niveau de l'utilisateur final, les pertes n'ont que très peu de causes premières :
Les détails de toutes les causes premières possibles des pertes et gaspillages, l'acteur responsable, la manière dont elles peuvent être mesurées ainsi que les actions correctives requises sont présentés dans le tableau ci-dessous.
Indicateurs spécifiques au programme¶
Bien que le cadre présenté ci-dessus couvre tous les indicateurs nécessaires pour mesurer et surveiller la qualité des services logistiques, certains programmes de santé et systèmes de santé nationaux peuvent nécessiter la mesure de paramètres supplémentaires afin de se conformer aux rapports des donateurs ou aux exigences nationales. Par exemple : - PEV : gaspillage de flacons ouverts/fermés - SIDA : distribution plurimensuelle (patients recevant trois mois d'ARV) - TB : utilisation des tests GeneXpert
Action corrective ("thérapie")¶
La détermination, l'initiation et la mise en œuvre d'une action corrective constituent l'étape clé pour donner un sens à la gestion des performances. Le processus est le suivant : - Mesurer et suivre les indicateurs de "manifestation" (ruptures de stock et pertes) - Comparer la mesure avec l'objectif - Si l'on se situe dans la fourchette cible : amélioration continue - Si l'on se situe hors de la fourchette cible : analyser le ou les indicateurs de la cause première. - Identifier la ou les causes premières - Identifier le personnel capable de mettre en œuvre l'action corrective - Mettre en œuvre l'action corrective - Mesurer l'impact de l'action corrective - Répéter le processus à partir de l'étape 1 L'implémentation d'un système de gestion des stocks en temps réel en combinaison avec un système eLMIS national bien développé permettrait de développer un "système expert" qui mesure et surveille en permanence un ensemble complet d'indicateurs de performance et affiche l'analyse des causes premières ainsi que les actions correctives requises dans un tableau de bord sans nécessiter une analyse (humaine) supplémentaire.
Résumé avec organigramme¶
Analyse et action (corrective) - Distribution des stocks
| Analyse (observation) | Raison potentielle | Action (corrective) |
|---|---|---|
| Données sur la demande incomplètes (points de données manquants) | Manque de conformité du personnel ou défaut technique lors de la la collecte des données | Former le personnel, remédier aux défaillances du système d'information |
| Demande globale mensuelle des clients par article | (valable uniquement en comparaison avec d'autres valeurs) | Comparer les valeurs avec les périodes précédentes et avec les critères de référence disponibles |
| Pas de demande (ou faible demande) | Ruptures de stock (pénuries) | Prendre des mesures immédiates pour le réapprovisionnement des articles |
| Demande stable | Population et recherche de vaccinations stables | (Aucune) |
| Augmentation de la demande | Fluctuation temporaire, compensation de pénuries antérieures, augmentation de la recherche de vaccins, augmentation de la population | Si l'augmentation de la demande est stable et devrait durer, revoir et ajuster les paramètres de contrôle des stocks. |
| Diminution de la demande | Diminution de la population, pénurie de vaccins, diminution de la recherche de vaccinations | Analyser les raisons potentielles de la baisse de la demande et ne revoir et ajuster les paramètres de contrôle des stocks que si la baisse est confirmée comme étant permanente. |
| Demande intermittente [inclure erratique ici ?] | Pénurie de vaccins, problèmes (intermittents) d'accès aux services de vaccination | |
| Analyser les raisons potentielles d'une demande intermittente et revoir et ajuster les paramètres de contrôle des stocks en cas de pénurie ou de rupture de stock. | ||
| Demande erratique | Données erronées, commandes non systématiques en provenance des niveaux inférieurs (services, ASC, etc.) | Stabiliser la demande |
| Corrélation entre les modèles de demande de différents articles | Il est plus probable qu'il s'agisse d'un problème d'approvisionnement | Améliorer l'approvisionnement des magasins de fournitures médicales en amont |
Analyse et action (corrective) - Stock disponible: L'analyse des niveaux de stock disponible (qui ne donnent aucune indication sur la demande des clients) et de leurs fluctuations est beaucoup moins importante que l'analyse des temps de couverture des stocks.
Références¶
Centre HISP de l'Université d'Oslo : "Qualité et utilisation des données, documentation de DHIS2". Consulté le 11.11.2023. https://docs.dhis2.org/en/use/user-guides/dhis-core-version-master/collecting-data/data-quality.html
Le consortium DICE : "Boîte à outils étape par étape pour la planification et la budgétisation de l'interopérabilité des solutions de santé numérique". Centre d'excellence en santé numérique, non daté. Consulté le 26.10.2023. https://a78da35e-056b-4420-8e4f-41e3283327e3.usrfiles.com/ugd/55ae33_5af35824932c48d89287928244b60a8d.pdf
Le Fonds mondial : "Ajustements du cadre des ICP". Fonds mondial, 44è réunion du Conseil d'administration, GF/B44/15B, 11-12 novembre 2020, Virtuel. Consulté le 26.10.2023. https://www.theglobalfund.org/media/8d89221958393a7/bm44_15b-adjustmentskpiframework_report_en.pdf
Le Fonds mondial : "Session d'information : Contrôle sur place de la chaîne d'approvisionnement et des services de santé". Fonds mondial, Monitoring & Oversight Workstream, 23 septembre 2021. Consulté le 26.10.2023. https://www.theglobalfund.org/media/11402/ fundingmodel_supply-chain-health-services-spot-checks-information-session_presentation_en.pdf
Le Fonds mondial : "Manuel des indicateurs clés de performance (ICP) pour la stratégie 2023-2028. Présentation PowerPoint. Fonds mondial, mai 2023. Consulté le 26.10.2023. https://www.theglobalfund.org/media/12681/strategy_globalfund2023-2028-kpi_handbook_en.pdf
UNICEF : "Cadre de qualité des données". Fonds des Nations Unies pour l'enfance (UNICEF), Division des données, de l'analyse, de la planification et de la surveillance. New York : Décembre 2021. Consulté le 26.10.2023. file:///home/user/Downloads/Data-Quality-Framework-1.pdf
Dernière modification le 26.06.2024