For the complete DHIS2 documentation index, see llms.txt.

Directives sur la budgétisation et la planification stratégique pour des systèmes DHIS2 résiliants¶

Une bonne budgétisation et planification est une activité importante pour maintenir une conception durable du système dans le temps tout en veillant à ce que le système DHIS2 se développe de manière saine, soit fréquemment mis à jour, réponde aux besoins des utilisateurs et fonctionne conformément aux règles et réglementations. Cela implique de s'assurer que le système répond aux besoins des utilisateurs finaux en termes de collecte de données, de contrôle de la qualité des données, d'analyse et de présentation des données, et reste pertinent pour tous les programmes clés de santé en prenant en compte tous les niveaux du système de santé (de établissement/communauté au niveau national).

Pour mettre en œuvre le système DHIS2 de manière solide, résiliente et qui s'adapte à l'évolution des besoins programmatiques, il est nécessaire de mettre en place un certain nombre de fonctions transversales et d'en assurer le bon fonctionnement. Nous les appelons les domaines fondamentaux, qui comprennent notamment le leadership et la gouvernance, la sécurité et l'infrastructure. Il s'agit d'éléments de base importants permettant de soutenir les systèmes de données, tant au niveau agrégé qu'individuel. L'illustration ci-dessous présente les fondements du DHIS2. Ils nécessiteront tous un soutien financier interne et souvent externe sous forme de renforcement organisationnel et des capacités, d'une assistance technique et de coûts opérationnels locaux.

Cette section vise à fournir des conseils sur la planification et la budgétisation des activités de renforcement du système DHIS2, en mettant l'accent sur les domaines fondamentaux. Il n'est pas évident de fournir des conseils clairs sur le coût de chaque domaine dans ce modèle, puisque certaines activités varieront grandement en fonction de l'état actuel ou du stade de maturité du domaine, de la capacité de l'équipe centrale locale de DHIS2 et des niveaux de coûts locaux. Comme il est impossible de fournir une estimation des coûts génériques en valeur réelle (dollars), nous allons plutôt présenter les catégories de coûts et les facteurs à prendre en compte pour établir un budget.

Outil de Profil de Maturité du DHIS2¶

Il existe un outil ("Profil de Maturité du DHIS2") qui permet de faire un mapping du niveau de maturité de l'implémentation du système DHIS2 dans un pays afin d'aider à identifier les domaines qui ont besoin d'être renforcés. L'outil d'évaluation est structuré comme un ensemble de questions propre à chaque domaine, tel que présenté dans l'illustration ci-dessus. Il fournit un aperçu du niveau de maturité actuelle du DHIS2 dans un pays. Cette évaluation est destinée à être réalisée régulièrement en collaboration avec les experts DHIS2/groupes HISP et les ministères de la Santé et fournit des résultats et des recommandations dans un rapport de synthèse.

Le Profil de Maturité du DHIS2 aide les pays à :

évaluer et comprendre si le pays fait des progrès pour renforcer son système d'information sanitaire, en plus de faire une synthèse des activités réalisées ;
encourager les investissements dans les capacités de base du DHIS2 (c'est-à-dire les domaines fondamentaux) qui contribuent à créer un système d'information sanitaire durable soutenant les programmes de santé ;
aligner les investissements/interventions des donateurs ;
aider à la planification des activités de mise en œuvre et de renforcement du système DHIS2 ; et
identifier les domaines nécessitant une évaluation ou un suivi plus approfondi.

Le Profil de Maturité DHIS2 est un outil important pour mettre en place et calculer le coût des plans DHIS2 coordonnés et résilients dans un pays.

Considérations budgétaires¶

Les coûts se répartissent grosso modo comme suit :

Frais de personnel locaux (équipe principale de DHIS2 et renforcement des capacités)
Coûts de l'assistance technique (des groupes HISP ou autres, y compris les honoraires et les frais de déplacement)
Coûts opérationnels locaux (par exemple, frais de formation, équipements, hébergement, assistance aux utilisateurs finaux)

Les investissements les plus importants dans le renforcement du système DHIS2 sont associés au développement et au maintien de la capacité locale dans le pays, mais pour les nouvelles mises en œuvre, des frais sont à prévoir pour aider à bien démarrer, pour aider à la configuration initiale, pour assurer la formation, etc.

Les coûts sont généralement les plus élevés lors du démarrage et de la première mise à l'échelle du système DHIS2. Certains coûts sont ponctuels, c'est-à-dire qu'ils ne se produiront qu'une fois, comme la collecte des besoins et la configuration du système initial, mais la plupart des coûts sont récurrents chaque année. Par exemple, un investissement initial dans l'achat d'ordinateurs ou d'appareils mobiles doit être soutenu par un plan à long terme pour remplacer un certain de ces appareils chaque année, et ce indéfiniment. De même, il faut prévoir un plan et un budget pour la formation des nouveaux employés, les cours de perfectionnement, l'hébergement des serveurs, les audits de sécurité réguliers, la maintenance et l'amélioration continues des systèmes, etc. Il est très important de s'assurer qu'il existe un financement à long terme pour soutenir le système.

Selon l'état de l'équipe principale ou le stade de maturité du pays, la nature de l'assistance changera. Au début d'une mise en œuvre, il peut être nécessaire d'obtenir une aide extérieure, même pour des activités relativement routinières ou basiques. Au fur et à mesure du développement des capacités locales et de la constitution d'une équipe principale solide, la plupart des activités peuvent être gérées en interne. L'expertise extérieure prendra alors principalement la forme de conseils et de renforcement des capacités dans de nouveaux domaines ou pour de nouvelles fonctionnalités.

Les orientations générales sur la budgétisation se trouvent ici. Notez que les orientations couvrent principalement les dépenses ponctuelles, mais nous recommandons aux pays de planifier sur du long terme et de prendre en compte les dépenses récurrentes.

Planification et budgétisation du renforcement des domaines fondamentaux¶

Dans la section suivant, vous aurez une description des fondements de DHIS2, des éléments à prendre en compte en matière de budgétisation et de planification, ainsi que quelques ressources pertinentes. Plus loin, vous trouverez des conseils pour planifier, budgétiser et construire/maintenir des programmes agrégés et des programmes de suivi

Leadership et gouvernance¶

De solides mécanismes de gouvernance et de coordination sont essentiels pour soutenir un HMIS qui soit cohérent, quel que soit le programme, mais également à jour et bien entretenu. L'objectif est de mettre en place un comité de direction interministériel réunissant les principales parties prenantes traitant l'information sanitaire au sein du ministère chargé de prendre des décisions stratégiques de haut niveau sur le contenu et la portée du DHIS2. Ce groupe devrait être composé de représentants de tous les principaux programmes de santé, possédant un leadership à la fois technique et en santé publique, et devrait recevoir un mandat clairement défini. En outre, un groupe de travail technique peut se réunir plus fréquemment et avoir le mandat de prendre des décisions sur des questions pratiques.

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une solution rapide dans un pays, quel qu'il soit, les conseils et l'assistance technique des groupes HISP sur la manière d'établir et de gérer de tels mécanismes de coordination peuvent être utiles. Ils peuvent également aider à préparer ou à participer à de telles réunions.

Ressources¶

Liens vers les directives/les directives de mise en œuvre
Champ d'action générique

Stratégie et investissement¶

Avoir une stratégie et des investissements coordonnés consiste à établir des stratégies numériques qui abordent les domaines où DHIS2 est utilisé, comme le HMIS (données agrégées), la surveillance, la surveillance basée sur les cas et les données communautaires. Les pays doivent procéder à des évaluations régulières des besoins en matière de HMIS et élaborer des plans de travail chiffrés. La pérennité du financement et des investissements en HMIS dans le temps indique également une mise en œuvre mature du système DHIS2. Cela inclut la planification du renforcement du système DHIS2, mais aussi la planification des besoins en personnel dans l'ensemble de la « chaîne de données », comme le personnel de santé ayant le temps et les compétences nécessaires pour traiter les données, les responsables de l'information sanitaire des districts, les statisticiens, etc.

Il pourrait y avoir des coûts associés à l'assistance pour soutenir ce travail de développement de la stratégie, et ce, en effectuant une évaluation des besoins et en rédigeant des plans chiffrés.

Ressources¶

Liens vers les directives/les directives de mise en œuvre

Sécurité et conformité du système DHIS2¶

DHIS2 implementations need to align with local legislation and be protected from breaches and data loss. This requires personnel with the right skills, well-defined policies, auditing procedures and key security tools and documents that are used routinely. There should be a person responsible for implementing security policy covering DHIS2, at a senior level within the Ministry of Health. If this responsibility is not defined, or the person is not sufficiently senior, overseeing and implementing other key elements of a security framework is difficult. Related to this, both data and technical ownership should be clearly established and defined for the DHIS2 system. The data owner is the person or unit responsible for data backup and retention policy, and access control approvals. The technical owner is responsible for the infrastructure, change management and system maintenance.

Un document décrivant la politique de sécurité du système DHIS2, à savoir les processus et les procédures de mise en œuvre et de gestion de la sécurité au niveau du serveur, de l'instance et des données, doit être établi. Un audit interne et/ou externe régulier (par exemple annuel) du système DHIS2 doit être réalisé afin de s'assurer de la conformité de la mise en œuvre à cette politique qui est définie. L'audit doit également vérifier si le serveur et les instances du système DHIS2 rencontrent des problèmes de sécurité.

Enfin, les outils et documents de sécurité clé doivent être disponibles et utilisés selon les besoins. Parmi ces outils et documents, on peut citer les registres des risques, le modèle de menace, l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les accords de non-divulgation et les plans d'intervention en cas d'incident.

La sécurité et la conformité dépendent dans une large mesure des politiques et de la délégation de responsabilités. En outre, on doit tenir compte des ressources permettant au personnel concerné d'assumer les responsabilités qu'on leur a octroyées dans les coûts de ce domaine. Si aucune politique et aucun outil et document clés n'est mis pas en place, il peut être nécessaire de prévoir un budget pour l'assistance technique, et ce, afin de les développer et de les mettre en œuvre. De même, un plan et un budget doivent être établis au titre des audits réguliers.

Ressources¶

Considérations de sécurité lors de la mise en œuvre de DHIS2
Champ d'action générique

Équipe principale chargée de la maintenance du DHIS2¶

L'identification d'une équipe centrale, qui est au cœur du déploiement du système DHIS2 et est responsable de la maintenance quotidienne et du développement ultérieur du système national DHIS2, constitue une composante vitale de toute mise en œuvre du système DHIS2. Cette équipe sera une composante essentielle de la pérennité à long terme du système et pour garantir l'appropriation locale. Elle doit être mise en place dès le début de la mise en œuvre du système DHIS2 et mener le processus de personnalisation locale.

Le financement d'une équipe peut provenir soit des frais de détachement de personnel auprès d'organisations externes au ministère de la Santé, soit de salaires annuels si le ministère de la Santé dispose déjà d'un personnel (entre les programmes et les départements). Pour inciter les gens à participer et à s'engager à long terme, on peut organiser régulièrement des réunions avec l'équipe principale, par exemple des ateliers de configuration, des réunions de coordination, des séances de formation (dans les académies DHIS2 nationales et régionales) pour l'équipe principale.

Afin de renforcer les capacités de l'équipe principale du système DHIS2, il est essentiel que toutes les activités d'assistance technique soient planifiées de manière à permettre à l'équipe locale d'être impliquée et de tirer profit d'une expertise extérieure dans la mesure du possible. Le renforcement de l'équipe principale constitue donc une préoccupation transversale qui doit être prise en compte lorsque des experts extérieurs sont impliqués, et ce, afin de renforcer l'un des domaines fondamentaux.

Les coûts incluront les salaires ou le personnel détaché, les déplacements et les indemnités journalières associés aux ateliers, une assistance technique pour fournir un soutien au renforcement des capacités, ainsi que les parrainages de l'académie DHIS2.

Ressources¶

Lien vers la description des rôles/compétences nécessaires au sein de l'équipe principale
Exemple de plan de renforcement des capacités
Champ d'action générique

Métadonnées et unités d'organisation de DHIS2{ #dhis2-metadata-and-org-units }¶

La qualité des métadonnées fait référence à la qualité de la configuration du DHIS2, comme la façon dont les éléments de données, les indicateurs, les formulaires de rapport (ensembles de données) et les sorties analytiques (tableaux de bord) sont configurés. Il s'agit, par exemple, de savoir s'il existe des erreurs de configuration susceptibles de créer des erreurs dans le système ou si les métadonnées sont organisées de manière à faciliter l'utilisation des informations par les utilisateurs finaux.

La qualité de la hiérarchie des unités organisationnelles (par exemple, les districts, les établissements de santé) fait allusion à leur représentation complète dans le système DHIS2, dont les secteurs public, privé et non gouvernemental, et à la mise à jour des informations associées.

Bien que la maintenance des métadonnées et des orgunits fasse en général partie intégrante des activités courantes de l'équipe principale de DHIS2, il sera souvent nécessaire de prévoir de temps à autre des évaluations et des exercices de nettoyage des métadonnées. À cet effet, une assistance technique extérieure peut être nécessaire, car le traitement de certains types de problèmes peut être très difficile sur le plan technique.

Ressources¶

Directives sur la qualité et l'intégrité des métadonnées
Outil d'évaluation des métadonnées
Champ d'action générique

Formation des utilisateurs finaux¶

La formation des utilisateurs finaux du DHIS2 à tous les niveaux du système de santé constitue une composante essentielle pour réussir de la mise en œuvre du système DHIS2. Les pays doivent disposer d'un plan pour former systématiquement les nouveaux employés, proposer régulièrement des cours de perfectionnement et combler les lacunes en matière de formation concernant la saisie, la validation et l'utilisation des données. L'utilisation des données au niveau local est un problème courant et un domaine à fort potentiel. Des enquêtes approfondies et une documentation sur les pratiques locales d'utilisation des données dans les districts sélectionnés sont nécessaires à cet effet. Sur la base de ces enquêtes, les prochaines étapes peuvent être l'adaptation des outils d'analyse aux pratiques et aux politiques sur les données locales (y compris les données sur les dénominateurs à chaque niveau), la conception et la configuration de produits d'analyse de données au niveau local et la distribution de ces outils à d'autres districts.

Les groupes HISP organisent généralement une formation des formateurs pour aider les pays à organiser leur propre formation des utilisateurs finaux. Les coûts associés à la formation incluent l'assistance technique et les frais de déplacements pour les groupes HISP, ainsi que les coûts locaux pour accueillir et prendre part à la formation en cascade, tels que le lieu, les formateurs, le matériel de formation, les indemnités journalières, les frais de déplacement, etc.

Ressources¶

Liens vers les directives/les directives de mise en œuvre
Champ d'action générique

Profil des établissements et de la population¶

Afin d'assurer une vue d'ensemble de la population cible, ainsi que des services et du personnel disponibles, il est important de disposer de données complètes et à jour sur la population et les établissements. Lorsque les données sur les registres et les statistiques d'état civil (par exemple, les naissances et les décès) sont disponibles et complètes, elles peuvent être reliées au système DHIS2 et utilisées pour calculer les dénominateurs. Les données sur la population (dénominateurs) provenant des données de recensement sont plus généralement utilisées dans DHIS2 et devraient pouvoir être utilisées au niveau infranational. Les estimations du recensement peuvent ne pas être disponibles ou convenir à tous les niveaux pertinents utilisés dans DHIS2. De ce fait, des procédures d'utilisation normalisées et des routines doivent être mises en place, afin de pouvoir utiliser les projections au niveau local.

Une liste ou un registre des établissements doit être disponible dans DHIS2 et couvrir tous les établissements pertinents, y compris les unités communautaires lorsque celles-ci sont déclarées. Cette liste doit être tenue à jour, ce qui, dans la plupart des cas, signifie qu'il existe un processus pour impliquer le niveau infranational (par exemple, le district) dans la mise à jour de la liste des établissements. Les données relatives aux ressources humaines (effectifs) doivent également être liées aux établissements et inclure des informations mises à jour régulièrement sur le type et le nombre d'employés.

Outre les besoins permanents en personnel pour maintenir ces informations à jour et pertinentes dans DHIS2, le principal poste de dépenses est l'assistance technique pour intégrer les types de données pertinents dans DHIS2, soit comme une opération ponctuelle, soit en établissant une certaine forme d'interopérabilité avec les registres et les statistiques d'état civil, la liste principale des établissements ou les systèmes de gestion des ressources humaines.

Ressources¶

Liens vers les directives/les directives de mise en œuvre
Champ d'action générique

Infrastructure¶

On entend par infrastructure adéquate, le fait que le système soit hébergé dans un environnement sûr et stable (sur site ou dans le nuage), que les utilisateurs finaux disposent de suffisamment d'appareils fonctionnels et qu'en cas de besoin, le service d'assistance informatique soit disponible. Les besoins en matière d'infrastructure varient selon les projets et les programmes. Certains pays saisissent les données sur papier au niveau de l'établissement et les numérisent au niveau du district, tandis que d'autres utilisent les appareils personnels des agents de santé pour mettre en œuvre des solutions numériques à grande échelle. En plus de l'infrastructure proprement dite, il existe des coûts associés tels que la gestion et l'inventaire des appareils mobiles.

Il existe de nombreuses options différentes pour l'hébergement d'un système en ligne, que ce soit l'endroit où placer le serveur (par exemple, en interne ou dans le nuage) ou la personne chargée de gérer le serveur (par exemple, en interne ou en externe). Les serveurs et solutions d'hébergement alternatifs doivent faire l'objet d'un examen critique en ce qui concerne la capacité, les problèmes d'infrastructure, les cadres juridiques, la sécurité et les questions de confidentialité. Il peut être nécessaire de revoir ces décisions au moins une fois par an, car la complexité du serveur, les types de données (par exemple, agrégat ou patient) et la capacité locale peuvent évoluer au fil du temps. Il est important de prévoir un budget pour le remplacement des appareils, car ceux-ci finissent par tomber en panne ou être égarés.

Ressources¶

Présentation des stratégies de déploiement
Outils et guide d'installation du serveur DHIS2 (ébauche)
Champ d'action générique

Améliorer ou implémenter un nouveau programme/ensemble de données - données agrégées¶

Le stade de maturité d'une mise en œuvre globale du système DHIS2 peut être mesuré en examinant des paramètres tels que l'exhaustivité, les délais de production et la cohérence des rapports, s'il existe des directives ou des forums sur l'utilisation des données, mais aussi en examinant les descriptions de poste du personnel traitant des données. Les outils de collecte de données, les indicateurs et les produits d'utilisation des données doivent également être revus à intervalles réguliers, et ces outils doivent généralement être conformes aux normes internationales en vigueur (par exemple l'OMS) dans le domaine de la santé. L'amélioration de certains de ces éléments peut nécessiter une formation de l'équipe principale ou des utilisateurs finaux ou bien une assistance technique pour configurer le système DHIS2.

L'élargissement du champ d'application de la mise en œuvre du système DHIS2 à de nouveaux domaines de santé, incluant la collecte de données agrégées, requiert une étude approfondie du statut et de la maturité des domaines fondamentaux. L'ajout de nouveaux domaines, tels que l'inclusion de programmes de santé supplémentaires, la surveillance des maladies ou les rapports de service par localité (CHIS), exerce des pressions supplémentaires sur les domaines fondamentaux. Si les domaines fondamentaux sont déjà faibles, la probabilité de l'échec de l'élargissement augmente.

En général, les domaines fondamentaux doivent tous avoir atteint un niveau minimum acceptable avant que des domaines agrégés supplémentaires ne soient mis en œuvre. Ils doivent, par exemple, obtenir un score d'au moins « Early progress » (Progrès rapides) lors de l'utilisation de l'outil Profil de maturité. Lors de la planification et de la budgétisation de la mise en œuvre de nouveaux domaines agrégés, il est essentiel que les plans prévoient également le renforcement des domaines fondamentaux qui ont besoin d'être améliorés. Il est important de garder à l'esprit que l'ajout de nouveaux rapports agrégés peut même avoir des effets négatifs sur les domaines fondamentaux qui étaient auparavant performants et que cela doit être compensé dans le plan de mise en œuvre. Par exemple, un serveur/système d'hébergement peut ne plus suffire si des centaines de nouveaux utilisateurs sont introduits, et le modèle de formation des utilisateurs finaux qui est utile aux utilisateurs au niveau de l'établissement peut ne plus convenir si des rapports au niveau de la communauté sont introduits.

Il existe différentes approches pour incorporer un nouveau domaine de santé dans le système DHIS2. Lorsque le système DHIS2 est introduit en tant qu'outil de collecte des données, cela peut se faire sur la base d'un flux d'informations existant et en utilisant les outils de collecte de données primaires existants (par exemple, les registres et les formulaires papier), ou dans le cadre d'une révision du système global d'établissement des rapports. Des paquets de configuration de métadonnées globales peuvent éventuellement être utilisés pour certaines parties de ce processus. Par ailleurs, un autre système peut être utilisé pour la collecte des données et intégré au DHIS2 par le biais d'une solution d'interopérabilité. Ces différents scénarios ont des répercussions sur la planification et la budgétisation. En général, un projet visant à introduire de nouveaux domaines de santé dans le système DHIS2 nécessitera des réunions d'orientation, un processus de collecte des exigences, la configuration du système DHIS2, des tests et des formations. En outre, des coûts locaux sont associés aux appareils du personnel, à leurs salaires, à leur formation, etc., comme décrit ci-dessus.

Ressources¶

Améliorer ou implémenter un nouveau programme/ensemble de données - données individuelles /tracker{ #improving-or-implementing-a-new-programmedata-set-individual-datatracker }¶

Le développement et la mise en œuvre de systèmes de suivi au niveau individuel peuvent être plus compliqués que le traitement des données agrégées. La conception du système peut nécessiter plus de travail et de tests, car elle touche à des processus opérationnels concrets et implique généralement des ensembles de données et une logique commerciale plus importants. En outre, les utilisateurs sont plus nombreux, ce qui signifie qu'il faut davantage de formation, d'appareils et de soutien.

La création et l'amélioration des systèmes de suivi appliquent les mêmes catégories de coûts que les systèmes agrégés. Cependant, pour développer et mettre en œuvre un programme de suivi, l'équipe principale de DHIS2 doit travailler en étroite collaboration avec le personnel clinique afin de comprendre et d'adapter leurs processus de travail. Cela prend beaucoup de temps de concevoir et de construire un bon programme de suivi pour les personnes chargées de la mise en œuvre et pour le personnel clé qui fournit les exigences. Qu'il s'agisse de construire un programme de suivi à partir de zéro ou d'adapter un paquet de configuration de métadonnées, une collaboration étroite avec les utilisateurs finaux est nécessaire. Le programme de suivi doit être testé sur le terrain dans un cadre réaliste et ajusté en fonction des résultats des tests. Les directives à distance et l'assistance technique sur place peuvent faciliter ce processus.

Un programme de suivi touche généralement un grand nombre d'utilisateurs, et la formation des formateurs, celle des utilisateurs finaux, les appareils et la connectivité sont des postes budgétaires importants. Il est donc généralement plus coûteux d'ajouter un nouveau programme de suivi qu'un nouvel ensemble de données pour les rapports agrégés. Dans la plupart des cas, un programme de suivi doit être chiffré par programme.

Vous trouverez d'autres ressources sur les considérations relatives au suivi dans le Guide de mise en œuvre du Tracker.

En général, avant la mise en œuvre de programmes de suivi supplémentaires, les domaines fondamentaux doivent tous avoir un niveau minimum acceptable, c'est-à-dire un score d'au moins « Early progress » (Progrès rapides) et de préférence « Adequate » (Adéquat) lors de l'utilisation de l'outil Profil de maturité. Aucun domaine fondamental dans l'outil Profil de maturité ne devrait avoir le score « Not yet achieved » (Pas encore atteint) avant le lancement d'un programme de suivi, et la sécurité et la conformité du système DHIS2 devraient toujours avoir au moins le score « Adequate » (Adéquat). Comme pour les systèmes agrégés, lors de la planification et de la budgétisation de la mise en œuvre de nouveaux domaines de données individuelles, il est essentiel d'inclure dans les plans, le renforcement des domaines fondamentaux qui ont besoin d'être améliorés. Le plan de projet doit clairement identifier les actions visant à améliorer les éléments fondamentaux du système DHIS2 tout en planifiant de nouveaux programmes de suivi. Il est également essentiel de ne pas perdre de vue les rapports agrégés lorsqu'un pays se lance dans des programmes de suivi avancés. Souvent, c'est la même équipe qui travaille sur les deux programmes.