For the complete DHIS2 documentation index, see llms.txt.

Budgeting & planning guidance for COVID-19 vaccine delivery¶

Introduction to budgeting guide for COVID-19 vaccine delivery¶

The following budget guide accompanies an Excel budgeting tool and implementation resources available at dhis2.org/covid-vaccine-delivery.

L’intégration avec les systèmes existants basés sur DHIS2 permettra d’atteindre les objectifs de durabilité et de rentabilité en :

réduisant les obstacles pour la saisie et la formation requise ;
réutilisant des technologies et des infrastructures existantes ;
tirant parti des capacités de l’équipe principale du ministère de la Santé concernant le système de gestion des informations de santé pour personnaliser le logiciel/l’outil ;
gérant les processus existants du programme de vaccination ;
renforçant la gestion et l’utilisation des données pour le programme de vaccination ; et en combinant les formations sur l’utilisation des données.

Bien que les coûts indiqués dans ce guide budgétaire soient basés sur les expériences en matière d'implémentation du DHIS2, ces catégories budgétaires sont largement génériques et nous pensons qu’elles s’appliquent à toute solution de système électronique de gestion de l’information. Les pays qui utilisent déjà le système DHIS2 en tant que système de gestion des informations de santé et/ou pour leur programme PEV disposeront d’un certain nombre d’éléments clés pour accélérer la mise en œuvre du système d’information afin de soutenir leur plan national de vaccination contre la COVID-19.

Les budgets d’exploitation des pays sont les plus affectés par le nombre d’utilisateurs, le nombre d’appareils et la connectivité requise pour faire fonctionner leur système. Par conséquent, ces chiffres doivent être mis à jour dans la feuille de calcul budgétaire. Nous avons fourni un exemple basé sur un scénario de mise en œuvre modérée de 1000 utilisateurs.

Coûts moyens de l’infrastructure et de la maintenance des serveurs, des formations, de la connectivité Internet.
Les coûts varieront en fonction du nombre total d’utilisateurs finaux et des coûts indicatifs nationaux tels que les taux d’indemnités journalières et les types de formations dispensées (en personne, à distance/virtuel). Lorsque les pays mettent en œuvre plus d’un module, les formations peuvent être combinées selon l’utilisateur afin de réduire davantage les coûts.
Des coûts supplémentaires pour la mise à niveau des serveurs et l’assistance administrative sont prévus pour les modules qui incluent la saisie de données individuelles à grande échelle (par exemple, le registre électronique de vaccination).
Human resources: costs for MOH, immunization program and health worker salaries are not included in this budgeting guide. The budgeting tool assumes an HIS unit within the MOH has been trained to provide support for national DHIS2 support with budget for additional training of trainers and support provided by technical experts. In addition, immunization program staff should receive training on the modules.
Les modules de la boîte à outils peuvent être mis en œuvre de manière modulaire. Chacun des composants suivants peut être inclus dans la boîte à outils et aura des implications budgétaires variables en fonction de sa complexité et de son échelle. Les modules de données au niveau individuel (RIE, MAPI) utilisant le modèle de suivi DHIS2 impliquent généralement (mais pas toujours) de nombreux utilisateurs, de grandes quantités de données, une formation supplémentaire, plus d’appareils et une capacité serveur supplémentaire.

DHIS2 COVID-19 Vaccine Toolkit: Overview of Modules¶

Core package: COVID-19 Vaccine Reporting, Analytics & Dashboard Package (aggregate) for vaccination & logistics data**¶

Ce package est recommandé à tous les pays possédant le système DHIS2 ou qui souhaitent l’utiliser pour leur analyse de base dans le système de gestion des informations de santé.
Ce package permet de collecter des données qui répondront aux critères de déclaration globale énumérés dans le guide de surveillance de l’OMS.
Facile et peu couteuse à installer, ces modules nécessitent peu de formation et peuvent être installés dans l’instance du système de gestion des informations de santé existant du DHIS2 (bien que la mise en œuvre puisse varier selon les pays).
Le package peut être utilisé dans les pays utilisant des systèmes papier ou hybrides ou qui saisissent électroniquement les données au niveau individuel par le biais du Tracker ou d’autres outils de DHIS2.

COVID-19 Vaccine Immunization eRegistry (EIR) (tracker - large scale)¶

L’échelle prévue des REI nécessitera davantage de ressources pour la gestion des serveurs, la formation des utilisateurs finaux, la conception et la personnalisation.
Countries where DHIS2 Tracker is already used will generally have existing in-country capacity; countries that are new to DHIS2 tracker may requirement more training and TA support
L’introduction de systèmes de données au niveau individuel comprend une budgétisation accrue pour la conception et les tests d’acceptation par les utilisateurs afin de garantir que les flux de travail des travailleurs de première ligne sont pris en compte.
Des coûts supplémentaires pour la mise à niveau des serveurs sont prévus au budget afin de tenir compte de l’échelle de la collecte des données.

Logistics tracking (tracker - medium scale)¶

More complex solution for logistics than the aggregate vaccine site logistics data included in core package
Server upgrades and in-country tracker capacity should be considered

Adverse events following immunization (tracker - medium scale)¶

Collecte de données au niveau individuel à plus petite échelle
Part généralement du principe que le nombre d’utilisateurs est inférieur à celui du registre électronique de vaccination, mais nécessite une adaptation en fonction de la mise en œuvre dans le pays.

Custom apps, Interoperability solutions for logistics systems and vaccine certificates¶

Generally requires strong core DHIS2 team in-country or HISP support for development of the custom app or interoperability layer
Cost can range from low to very expensive depending on the complexity of the solution, the frequency of requirements change, and the maturity of the non-DHIS2 system/tool included in the interoperability layer

Budgeting Guidance by Category¶

Infrastructure (server, devices & connectivity)¶

DHIS2 is a web-based platform with a natively integrated mobile application (DHIS2 Capture App) to facilitate offline data capture. The existing infrastructure in country should be re-used wherever possible, but will depend on what types of vaccination sites will be mobilized. In addition, if data entry users for COVID-19 vaccine delivery are already equipped with mobile devices for other health related tasks, they may be able to use these devices for COVID-19 vaccine reporting. Budgeting for infrastructure

Appareils : appareils mobiles ou ordinateurs de bureau, selon le type de collecte de données.
Connectivité : wifi ou 3G (collecte de données mobiles)
Le budget dépend fortement du nombre de sites de vaccination, du lieu prévu pour la déclaration électronique (par exemple, au niveau du site de vaccination ou du district) et du nombre d’utilisateurs.

Governance & coordination¶

Des mécanismes de gouvernance et de coordination solides sont essentiels afin de s’assurer qu’un système de gestion des informations de santé est cohérent entre les programmes, à jour et bien entretenu. Les pays qui utilisent déjà le système DHIS2 ont généralement mis en place des mécanismes tels que des réunions de routine pour convoquer un organe de gouvernance du système DHIS2 dans le pays et obtenir des conseils pour faciliter ce processus et partager les meilleures pratiques d’autres pays.

Budgeting implications for COVID-19 Vaccine Delivery:

S.O. ou minimal : des mécanismes de gouvernance doivent être activés pour inciter les parties prenantes à utiliser DHIS2 et le système national dans le cadre des exigences en matière de données sur le vaccin contre la COVID-19

Server infrastructure and admin¶

Les pays disposent de diverses infrastructures de serveurs, allant de la maintenance de leur propre matériel au ministère de la Santé à l’utilisation d’un service d’hébergement Cloud, en passant par la sous-traitance auprès d’un fournisseur de services national. L’UiO recommande l’hébergement Cloud pour les systèmes de collecte de données au niveau individuel afin de bénéficier d’une approche flexible pour renforcer le système et les exigences matérielles, mais cette approche n’est pas toujours conforme aux politiques locales en matière de stockage des données.

Budgeting implications for Covid-19 Vaccine Delivery:

Package de base du système global : pour intégrer la déclaration globale de base dans le système de gestion des informations de santé existant, un financement supplémentaire minimal est prévu.
Module sur les effets secondaires : financement modeste pour l’assistance et l’optimisation du serveur. L’échelle ne devrait pas créer de nouvelles spécifications importantes pour le serveur.
Immunization eRegistries: scaling individual level data collection and storage will require additional server capacity. Estimated budget: $10,000 to support server upgrade and support for scaling individual level data system,

DHIS2 national core team training¶

La plupart des pays qui utilisent le système DHIS2 disposent déjà d’une équipe nationale d’experts au sein du ministère de la Santé pour leur fournir une assistance. En outre, les pays qui utilisent le système DHIS2 pour les informations relatives à leur programme de vaccination disposent probablement de capacités au sein du programme national pour la gestion et l’analyse des données dans le système DHIS2. Les activités de formation suivantes sont proposées pour aider l’équipe nationale à installer, personnaliser et rendre opérationnels rapidement les modules du vaccin contre la COVID-19 dans leurs systèmes existants :

Training of trainers (ToT) provided by HISP groups for package installation, customization and end user training; recommend to budget one ToT per module adopted
Les coûts peuvent inclure le personnel détaché/les ateliers avec des indemnités journalières, une assistance technique, ainsi que des parrainages de l’académie DHIS2.

Configuration: Package Installation, Customization & Localization¶

Le tableau suivant fournit un guide des coûts d’installation du package et de personnalisation par type de package. Nous recommandons à tous les pays souhaitant utiliser le système DHIS2 pour surveiller le déploiement du vaccin contre la COVID-19 d’adopter le package global de base dans leur système de gestion des informations de santé afin de s’assurer que les normes d’analyse des données puissent être respectées, que des systèmes de déclaration papier, électroniques au niveau individuel ou hybrides soient utilisés. Lorsque les données au niveau individuel sont saisies électroniquement, elles peuvent être transférées vers le package de base pour analyser les données dans le système de gestion des informations de santé et la triangulation avec les données de surveillance de la COVID-19 et les données du programme PEV de routine.

Core Aggregate COVID-19 Vaccine Package (reporting, analytics & dashboards)¶

Le module du système global peut être installé dans le système de gestion des informations de santé et personnalisé selon le contexte local. Ce processus a été réalisé dans plus de 30 pays pour d’autres types de packages de l’OMS et nécessite généralement une collaboration de quelques jours entre le programme national de vaccination et l’unité des systèmes d’information sanitaire.

Un atelier d’installation

Individual level packages (vaccine registry, AEFI, logistics tracking)¶

Sur la base du modèle de données du Tracker dans DHIS2, les systèmes de données au niveau individuel nécessitent généralement plus de temps en ce qui concerne les tests d’acceptation par les utilisateurs, la personnalisation et l’adaptation aux flux de travail locaux. Le guidage à distance et l’assistance technique sur place peuvent faciliter ce processus.

Un atelier sur l’installation et la personnalisation par module
Un cycle de test d’acceptation par l’utilisateur par module (pour s’assurer que la configuration est conçue pour optimiser le flux de travail local. Cela peut être fait rapidement, mais il est recommandé d’effectuer au moins un test UAT avant un déploiement à grande échelle).

Electronic health certificate custom app¶

Des applications personnalisées peuvent être développées lorsque la fonctionnalité de base du DHIS2 n’est pas disponible. Cela peut être le cas pour le développement d’applications de certificats de santé numériques qui ont été utilisées dans certains pays pour les certificats de tests négatifs au COVID-19 et qui peuvent être réutilisées pour les certificats de vaccination contre la COVID-19. Le développement d’une application web ou Android personnalisée peut être plus ou moins coûteux selon les besoins. Il est important de prévoir un budget pour la maintenance de l’application au fil du temps.

Interoperability solutions for logistics systems and vaccine certificates¶

Les solutions d’interopérabilité sont très variables en fonction de la complexité et de la solidité de l’outil ou du système non lié à DHIS2. Le coût de la mise en œuvre d’une solution d’interopérabilité dépend en grande partie de l’assistance technique (du côté du DHIS2) et nécessite l’implication des entités concernées dans les processus de mappage des variables de données ainsi que l’utilisation simplifiée des API. En général :

L’échange de données et l’interopérabilité entre les données au niveau individuel sont plus complexes et plus coûteux. Cela est encore compliqué sur le plan opérationnel en raison d’une possible interdépendance. Si la collecte des données est réalisée hors ligne, il sera très difficile pour les systèmes de se synchroniser régulièrement, ce qui peut entraîner par exemple des doublons concernant les inscriptions des individus.
Échange de données : l’envoi de données agrégées au niveau individuel d’un système à un autre est moins complexe. Le système DHIS2 prend en charge la norme ADX pour l’échange de données agrégées.
Fréquence de modifications des conditions requises : le coût des solutions d’interopérabilité est plus élevé si les conditions requises ne cessent de changer, ce qui est souvent le cas dans les situations d’urgence. La détermination des conditions requises minimales pour l’échange de données et l’interopérabilité peut atténuer ces coûts tout en garantissant la collecte des données les plus critiques pour l’analyse dans un système électronique.

End User Training¶

Dans les pays où le système global ou le tracker DHIS2 est déjà utilisé pour la collecte de données, les besoins en formation peuvent être considérablement réduits. Les coûts de formation de l’utilisateur final sont largement déterminés par :

Nombre d’utilisateurs
Temps consacré à la formation (système global : simple ; collecte de données au niveau individuel : plus complexe)
Connaissance en amont du système
Indemnités journalières et déplacements nécessaires par rapport à une formation à distance/virtuelle.

Nous recommandons d’organiser une formation pour les utilisateurs sur la collecte de données, ainsi qu’une formation sur l’utilisation et l’analyse des données.

DHIS2 ‘start up’ countries¶

Pour les pays qui sont nouveaux dans le système DHIS2, nous recommandons d’allouer un budget supplémentaire pour : - la formation d’une équipe de base (3 à 4 ateliers avec un expert technique du HISP pour commencer) ; - l’établissement du serveur et de son coût de fonctionnement pendant un an (estimé à environ ~14 000 $) ; - la prévision de temps supplémentaire pour la formation des utilisateurs finaux et sur l’utilisation des données, en raison du manque de familiarité des utilisateurs du pays avec la plateforme ; et - l’évaluation de la connectivité et de la disponibilité des appareils au niveau prévu de la collecte électronique des données afin de déterminer les ressources supplémentaires nécessaires.