Formation et Supervision¶

Introduction¶

Ce chapitre décrit comment rendre opérationnel le principe de conception "Renforcement des capacités des ASC" dans le cadre du CHIS. Cela implique un certain nombre de processus pour soutenir le développement des connaissances, des compétences et du soutien des ASC, l'amélioration de l'utilisation décentralisée des données et le retour d'information aux ASC afin d'améliorer la qualité des données. Dans les pays en développement, la plupart des CHIS sont encore sur support papier, même si beaucoup évoluent vers des systèmes plus numérisés. Il est donc nécessaire de mettre en place une formation relative au CHIS et d'assurer un suivi continu à tous les stades du cycle de l'information.

Évaluation des besoins de formation¶

La première étape de tout nouveau programme de développement des capacités du CHIS doit être une évaluation des besoins en formation qui examine la situation existante autour du CHIS et les besoins d'amélioration de cette situation. De préférence, cette évaluation devrait faire partie intégrante du plan global de formation des ASC, les experts du CHIS étant intégrés dans l'évaluation globale des besoins de formation des ASC.

Cette évaluation doit porter sur l'existence d'exigences de base pour un CHIS et répondre à un certain nombre de questions pratiques quant aux mesures à prendre pour répondre à ces exigences.

Exigences pour une stratégie durable de formation sur le CHIS{ #requirements-for-a-sustainable-chis-training-strategy }¶

Le renforcement des capacités des ASC est un défi important et se trouve au cœur du développement d'un CHIS durable. Certains facteurs limitent l'efficacité des programmes de renforcement des capacités :

• La décentralisation: Pour assurer la durabilité, les ASC devraient recevoir un soutien et une formation au niveau local dans le cadre d'une approche décentralisée, aussi proche que possible de leur lieu de travail.
• Les conflits de formation: En raison de la nature de leur travail, les ASC sont continuellement amenés à participer à différents types de programmes de formation, et les compétences en matière de CHIS ont tendance à recevoir une priorité relativement plus faible.
• L'alphabétisation: Les ASC, en particulier les plus âgés, ont généralement de faibles connaissances en informatique, et parfois même en compétences de base en alphabétisation, ce qui rend difficile l'apprentissage de l'information et de l'informatique .
• • La reconnaissance des compétences en matière de CHIS:* Les ASC ne sont généralement pas valorisés pour l'acquisition de compétences en matière de CHIS, et cela ne se revèle pas dans leur promotion professionnelle ou dans leurs évaluations annuelles.
• L'échelle: Il s'agit là d'un défi particulièrement important. S'il n'y a que quelques dizaines de districts dans une province, il peut y avoir un millier de villages et des centaines d'ASC. La formation ne peut pas se faire par les moyens traditionnels de la salle de classe, et nécessite l'utilisation de méthodes de formation différentes et innovantes telles que le mentorat, la formation en cours d'emploi et les médias en ligne.
• L'attrition: la disparition de certains ASC signifie que le CHIS est continuellement confronté à l'exode du personnel formé.
• Budgets de cours de recyclage: La constance des CHIS est normalement soumise à des budgets de formation limités, ce qui implique que les nouveaux CHIS ne reçoivent pas de formation adéquate, en particulier après la formation initiale. Par conséquent, un CHIS durable nécessite un flux continu de cours de recyclage pour les anciens ASC et des formations complètes pour les nouveaux ASC.

Quelques questions à aborder dans le cadre de l'évaluation des besoins en formation du CHIS¶

Formation sur le CHIS

• Combien d'ASC ont besoin d'être formés sur le CHIS ?
  • Combien de fois doivent-ils être formés ?
  • Quelle sera la durée de la formation ?
• Qui les formera ? Qui formera les formateurs ?
• Quel est le lien entre la formation au CHIS et les autres formations des ASC ?
• Qui assurera la formation du CHIS ? ....
  • Comment seront-ils formés ?...
  • Quel calendrier d'études utiliseront-ils ?

Supervision - Qui fera la supervision ? - Qui assistera les superviseurs ? - Comment se fera la supervision ? - Combien d'ASC par superviseur ? - Combien de fois ?

Planification des exigences en matière de formation des ASC¶

Une formation durable des ASC est un exercice continu qui commence par la formation initiale et qui est soutenu par un programme actif de supervision, de soutien et de mentorat. Les nouveaux ASC doivent apprendre le CHIS dans les institutions où ils reçoivent leurs autres formations, ce qui pourrait être une institution telle qu'un institut de formation des ASC. Les besoins de formation au CHIS doivent être planifiés en fonction de la quantité d'ASC souhaitée, des compétences requises et de leur taux de fidélisation.

Ce calcul est expliqué en détail dans la Figure 5.5.

Conditions physiques requises pour la formation¶

La formation au CHIS est soumise à quatre conditions :

1. Les instituts de formation des ASC devraient disposer de conférenciers capables d'enseigner les compétences du CHIS aux ASC.
2. Les superviseurs locaux des ASC peuvent apporter un soutien régulier pour traiter les 10 demandes les plus courantes des ASC. Les superviseurs examinent également les systèmes d'établissement de rapports.
3. Les superviseurs des ASC et les professeurs des instituts de formation des ASC peuvent obtenir de l'aide au niveau national.
4. Il devrait y avoir des procédures opérationnelles normalisées (SOP) fournissant des protocoles et des explications sur les événements de saisie et de transmission des données. La documentation d'appui fournit des explications sur les champs de données ; l'application qu'ils utilisent est disponible dans la langue que les enseignants de l'institut des ASC connaissent le mieux.

Les conférenciers des instituts de formation des ASC enseignent régulièrement les systèmes de notification et doivent connaître les tâches des ASC. Ils sont les mieux placés pour assurer la formation initiale en cours d'emploi lors de l'introduction du système. Cela contribue à l'institutionnalisation de la formation à la notification dans les collèges d'ASC. Si des formateurs supplémentaires sont nécessaires pendant la formation initiale, les superviseurs des ASC peuvent apporter leur aide.

L'équipe nationale chargée d'adapter le CHIS aux besoins du pays doit être aussi représentative que possible. Certains professeurs des centres de formation des ASC, des coordinateurs des ASC et des ASC devraient y participer, de même que des responsables de programmes et de systèmes d'information sur la santé au niveau national. Cette équipe devrait assurer la formation de tous les conférenciers des ASC et participer à certaines phases de la formation des ASC.

Plan de formation¶

Un plan de formation visant à renforcer les capacités du CHIS devrait être élaboré sur la base de l'évaluation des besoins.

Le plan doit répondre à certaines questions fondamentales concernant un certain nombre de domaines de renforcement des capacités évoqués dans l'évaluation des besoins

Domaine	Questions à répondre
Qui faut-il former ?	Les ASC, les superviseurs des ASC, les responsables des établissements, les responsables des programmes au niveau du district, les formateurs.
Que faut-il former ?	Compétences en matière de santé publique et compétences techniques en matière de CHIS
Quand faut-il former ?	Fréquence et durée de la formation
Où faut-il se former ?	Formation initiale, formation continue, supervision et soutien
Comment faut-il former ?	Matériels de formation et méthodologie
Quel sera le coût de la formation ?	Budget

Qui faut-il former?¶

Les différents types de personnel, tels que les ASC, leurs superviseurs et les directeurs des CHS, auront des besoins différents en matière de formation.

• Les ASC doivent recevoir une formation appropriée pour pouvoir utiliser efficacement le CHIS dans leurs tâches quotidiennes d'enregistrement, d'établissement de rapports, de microplanification et d'actions fondées sur des données. En plus des ASC,
• la formation au CHIS doit également être dispensée aux superviseurs, ce qui est souvent la partie la plus négligée de la plupart des programmes CHIS. La formation à l'utilisation des données pour les superviseurs doit être intégrée dans la formation générale aux compétences de supervision et devenir le point central de l'identification des problèmes, du soutien et du suivi des ASC. Les superviseurs doivent être capables d'utiliser les données avant, pendant et après la supervision.
• De même, les gestionnaires du CHIS remplissent des fonctions différentes et auront besoin d'une formation adaptée à leurs besoins spécifiques. Il se peut qu'ils aient déjà des connaissances avancées en santé publique et des compétences informatiques, et qu'ils aient besoin d'une formation spécifique sur l'utilisation de DHIS2 pour l'analyse des données et la diffusion des informations analysées. Pour ce faire, ils peuvent demander des supports de formation spécifiquement adaptés à leur base de données DHIS2.
• Les responsables communautaires et les parties prenantes peuvent également avoir besoin de formation sur l'utilisation des données ou sur la capacité à discerner les problèmes liés à la qualité des données. Les acteurs et responsables communautaires ont besoin d'une formation spécifique en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités. Ces acteurs doivent mettre en contexte les données qu'ils reçoivent des ASC et le retour d'information qu'ils reçoivent du DHIS2 et prendre les mesures appropriées pour améliorer la prestation de services.

L'implication des dirigeants dans l'utilisation des données peut avoir un impact considérable sur un programme communautaire, comme le montre l'étude de cas de la Zambie (voir chapitre 6). Les dirigeants communautaires comprennent le contexte local et devraient être impliqués dans la définition des objectifs locaux pour les ASC individuels, en ajustant ces objectifs chaque année en fonction des performances et de la population. Ils doivent également participer à la gestion locale des ASC et utiliser les données sur les incitations, la densité et les taux d'attrition pour s'assurer que le programme fonctionne efficacement. La formation qui leur est dispensée doit répondre à ces besoins.

Que faut-il enseigner ?¶

Nous divisons les compétences requises en deux grandes catégories : les compétences techniques et les compétences liées à la santé publique. Ces catégories sont brièvement abordées.

1. Compétences techniques
   • Utilisation du DHIS2
   • Utilisation des appareils mobiles
   • Compétences en assistance matérielle et logicielle
2. Compétences en santé publique
   • Comprendre les données, les indicateurs et les notions connexes
   • Comprendre comment les données sont utilisées pour informer l'action locale.

Compétences techniques{ #technical-skills }¶

DHIS2: Il est fondamental de savoir utiliser le DHIS2. Cependant, DHIS2 est un logiciel imposant, et l'ASC n'a besoin de connaître que des fonctionnalités particulières, telles que :

• Appareils mobiles: De nombreux ASC utilisent des appareils mobiles pour la collecte de données et l'établissement de rapports. Ils doivent savoir comment utiliser l'appareil pour enregistrer les données, les envoyer par SMS ou par Internet, et confirmer la réception des rapports. En outre, s'ils sont équipés d'un smartphone, ils doivent être en mesure d'utiliser les services à valeur ajoutée disponibles tels que les SMS, les MMS, WhatsApp, Facebook et d'autres outils de médias sociaux. Cela leur permet non seulement d'accéder à l'assistance technique en cas de besoin, mais aussi de stimuler l'intérêt pour les appareils lorsqu'ils peuvent communiquer avec leurs amis et leur famille.
• Contrôles de la qualité des données: Les ASC doivent être en mesure d'évaluer l'exactitude, l'actualité, la cohérence et l'exhaustivité des données (les 4C), à la fois sur un support papier et sur un appareil mobile.
• Comment générer et transmettre des rapports: Les ASC ont des besoins importants en matière de rapports, et ils doivent être en mesure d'utiliser le DHIS2 pour générer les rapports requis et les transmettre au prochain niveau. Pour cela, ils doivent comprendre les formats de rapport et les modes et heures de transmission des rapports.
• Support matériel et logiciel: Généralement, l'ASC est situé dans un endroit éloigné et loin de tout moyen de support technique facilement accessible. L'assistance matérielle n'est jamais facile, et de longues périodes de non-fonctionnement de l'équipement peuvent considérablement réduire l'intérêt de l'ASC pour le CHIS. L'ASC doit être aussi autonome que possible, capable d'effectuer des tâches de dépannage de base avec le matériel et le logiciel (DHIS2).

Ces compétences sont notamment la capacité à :

• Réinitialiser les mots de passe.
• Redémarrer le matériel.
• Réinstaller les applications sur les appareils mobiles
• Se connecter aux applications mobiles
• Diagnostiquer les raisons pour lesquelles une imprimante ne fonctionne pas et assurer la maintenance de base.
• Lire un manuel d'utilisation ou un SOP pour diagnostiquer un problème.
• Informer avec exactitude le supporter des problèmes qu'il rencontre et de la solution à apporter.

Compétences en santé publique¶

Les compétences en matière de santé publique doivent être en rapport avec le champ d'application du travail et doivent comprendre :

• La compréhension des éléments de données, des indicateurs et des concepts de santé publique : Comprendre la signification des données, des indicateurs et des concepts connexes tels que la couverture et les paramètres de qualité des données. Pour ce faire, elle peut s'aider de dictionnaires de données et d'indicateurs appropriés qui décrivent chaque terme utilisé, sa signification, son mode de collecte (ou de production), les sources de données et les procédures de collecte et de l'établissement de rapports. Des concepts tels que la couverture lui sont utiles pour comprendre ses objectifs et la proportion qu'elle peut atteindre ou non. La compréhension des paramètres de qualité des données peut aider l'ASC à s'interroger sur la qualité des données qu'il collecte et à prendre des mesures correctives au plus près de la source, ce qui est très souhaitable.
• L'utilisation des données pour informer l'action locale : Si les ASC ne comprennent pas les données à saisir, le CHIS risque d'être inutile. C'est la raison pour laquelle l'aptitude à agir en connaissance de cause est incluse dans les compétences des ASC. Si le CHIS n'est pas utilisé, les ASC cesseront de l'utiliser ou saisiront les données de manière imprudente, d'où l'importance de comprendre le flux de données. De plus, si le personnel des niveaux supérieurs des services de santé ne réagit pas aux données saisies par les ASC (en leur apportant le soutien nécessaire), les ASC cesseront de considérer le CHIS comme un outil utile.

Comme le rôle d'un ASC varie de l'IEC à grande échelle et du développement communautaire à des programmes spécifiques pour la santé maternelle et infantile (MCH), le paludisme et les soins à domicile, son utilisation des données variera en conséquence. "L'utilisation des données" est différente aux niveaux supérieurs et inférieurs du système de santé et la formation doit en tenir compte et développer des programmes appropriés pour chaque niveau, en lien avec les procédures opérationnelles standard (SOP).

Quelle que soit la personne formée, les exercices doivent être pratiques pour le public et se référer à des scénarios d'analyse de données "en situation réelle", plutôt qu'à des cas théoriques ou académiques.

Si l'utilisation des données est une compétence qui s'acquiert sur le terrain sous le mentorat d'un ASC plus expérimenté ou lors d'une supervision formelle par le personnel du centre, elle peut également être complétée par une formation plus formelle sur les concepts. Par exemple, utiliser le DHIS2 pour tracer des graphiques :

• Comparez les résultats obtenus aux objectifs fixés afin d'identifier les domaines dans lesquels elle peut s'améliorer.
• Comparez leur établissement avec les établissements voisins.
• Mieux comprendre leurs performances dans le temps et dans l'espace.

Les compétences énumérées ci-dessus constituent certains éléments du répertoire nécessaire aux ASC pour utiliser le CHIS. Ces compétences, associées au soutien et aux encouragements de leurs superviseurs et de leurs collègues, leur permettent de s'approprier le CHIS et les données.

Quand et où faut-il faire la formation ? Modes de renforcement des capacités{ #when-and-where-to-train-modes-of-capacity-strengthening }¶

Une stratégie de formation réussie nécessite:

1. Une formation initiale qui permet aux nouveaux diplômés d'acquérir un ensemble de compétences intégrées, dont le CHIS.
2. Soutien et supervision continus de la part d'équipes décentralisées de superviseurs qui possèdent eux-mêmes les compétences nécessaires en matière de CHIS.
3. Formation en cours d'emploi, si nécessaire, pour traiter des questions spécifiques au CHIS.

Ces trois approches de la formation au CHIS doivent être adoptées et abordées dans le cadre d'un processus intégré et cohérent, en commençant par une formation initiale complète, suivie d'une formation continue régulière, avec une supervision continue, un mentorat et un apprentissage permanent intégrés dans toutes les activités.

Cette stratégie de formation à trois volets nécessite différents modes de renforcement des capacités. Par exemple, alors que la formation initiale est mieux assurée par les approches institutionnalisées des écoles des ASC, le soutien continu nécessite une supervision de proximité et un apprentissage de pair à pair.

Les compétences des ASC doivent être développées grâce à une formation continue, et il est important de mettre en pratique ces compétences dans le travail quotidien de l'ASC.

De nombreux facteurs augmentent la probabilité qu'un transfert ait lieu :

1. Les apprenants sont motivés pendant la formation.
2. Les apprenants imitent la pratique montrée par les formateurs, les vidéos ou le support de cours pendant la formation.
3. Les apprenants résolvent des problèmes qui nécessitent beaucoup plus que l'imitation au cours de la formation.
4. Les apprenants améliorent leur auto-efficacité au cours de la formation.
5. L'environnement de formation est aussi réaliste que possible.
6. Il existe des possibilités de mettre en pratique les compétences nouvellement acquises sur le lieu de travail après la formation.
7. Les collègues, les supérieurs et autres exercent une pression sociale sur les travailleurs pour qu'ils soient performants.
8. Une assistance est disponible après la formation au besoin.

Les cinq premiers facteurs sont pris en compte dans la formation initiale du CHIS. Les trois derniers facteurs concernent les circonstances à l'œuvre lors de la formation continue et de la supervision.

Formation au préalable¶

La formation initiale des ASC varie considérablement d'un pays à l'autre, de quelques semaines à un an, et les compétences en matière de CHIS sont également très variables. Après la formation initiale, les ASC devraient avoir des compétences de base en matière de CHIS, par exemple savoir comment utiliser les SOP, comment saisir et enregistrer les données, comment utiliser les applications mobiles et comment contacter le service d'assistance.

Le timing de la formation au CHIS est essentiel et devrait avoir lieu au moment où le CHIS devient fonctionnel.

• La formation avant que le système ne soit opérationnel signifie que les ASC oublient tout ce qu'ils ont appris lorsque le CHIS est lancé et que la formation n'était probablement pas aussi pratique qu'elle aurait dû l'être.
• La formation après que le système a été mis en place et est devenu opérationnel se traduit par le fait que des ASC frustrés, en colère et déçus se présentent pour la formation. Les formateurs auront beaucoup de mal à changer leur attitude négative.

Bien qu'il n'existe pas de méthode unique pour former les ASC au système CHIS, les principes suivants doivent être respectés pour améliorer les résultats de l'apprentissage

1. La formation doit se concentrer sur les compétences pratiques en matière de collecte et d'utilisation des données. Quel que soit le temps imparti, plus de la moitié de la formation doit être consacrée à la pratique.
2. La formation au CHIS devrait être pleinement intégrée à d'autres formations programmatiques. La prestation de services, la collecte, l'analyse et l'utilisation des données devraient ainsi faire partie du processus de prise en charge des clients et de gestion des systèmes.
3. La répétition de l'activité pour chaque programme renforce la compétence en matière de CHIS. Plutôt que d'inclure des activités de rapport dans une seule session, il est préférable de répéter les activités de rapport tout au long de la formation.
4. Les différents outils doivent être introduits dans le premier programme. L'ASC s'entraîne à résumer et à saisir les données dans les outils de collecte (papier ou électronique) et à agir en fonction des commentaires reçus grâce à des jeux de rôle.
5. La formation doit porter à la fois sur les formulaires papier et sur le dispositif TIC, sur l'interprétation des rapports sur l'état de santé et sur la performance des services.
6. Chercher de l'aide dans les modes opératoires normalisés(SOP) ou dans l'appareil, et contacter le coordinateur des ASC pour obtenir de l'aide sont des méthodes de résolution de problèmes qu'il est préférable d'enseigner dans des sessions séparées.
7. La durée de la formation doit être adaptée aux niveaux de connaissance des ASC.
   • Les ASC qui sont déjà familiarisés avec les rapports sur support papier et les téléphones fonctionnels peuvent être facilement formés à la rédaction de rapports de routine en peu de temps. En une journée, si possible.
   • Les ASC qui n'ont jamais utilisé de smartphones auront besoin de plus de temps, d'un à plusieurs jours supplémentaires.
   • Si la formation porte sur de nombreux programmes de santé, une semaine ou plus de formation au CHIS est appropriée.

Remarque

Des exemples de programmes de formation et de supports de formation sont disponibles sur le site dhis2.org

Bonne pratique : Session de formation

Chaque session de formation doit porter sur un sujet, par exemple la comparaison de la santé dans mon village avec les villages voisins, et doit durer 30±10 minutes. Une session doit être structurée comme suit:

1. Introduction. Présentation plénière
2. Introduction du sujet, y compris une démonstration où les apprenants observent mais ne font pas la pratique.
3. Explication des nouvelles fonctionnalités et de la structure des données, incluant une démonstration.
4. Exercices pratiques, individuels ou en binôme. Plus de la moitié du temps de la session. Les formateurs se déplacent pour aider les apprenants au bésoin.
5. Distribuer le manuel minimal et les modes opératoires normalisés (SOPs)
6. Demander aux apprenants de suivre les instructions du manuel minimal.
7. Donner aux apprenants deux exercices qui diffèrent légèrement du Manuel Minimal.
8. Résumé. Discussion en plénière avec les participants.
9. Discuter des fonctionnalités/de la structure des données et corriger les idées fausses
10. Discuter de l'utilité

Demander aux utilisateurs de suivre les manuels minimaux et les modes opératoires normalisés pendant la formation présente l'avantage de les familiariser avec les documents écrits et de les rendre plus aptes à consulter les manuels et à résoudre les problèmes par eux-mêmes après la formation.

Protocoles de Formation{ #training-protocols }¶

Avec l'expansion et la décentralisation des programmes de santé communautaire, la qualité de la formation peut diminuer, entraînant une baisse des résultats des projets et une mauvaise qualité des données. La mise en place d'un ensemble solide de protocoles de formation peut contribuer à éviter cette situation. Un protocole de formation permet de développer des contenus et des événements de formation standardisés, évolutifs et reproductibles.

Par ailleurs, il est important d'intégrer les connaissances institutionnelles issues des supervisions et des formations antérieures. Pour tirer les leçons des réussites et éviter de répéter les mêmes erreurs, utilisez les SOP comme des documents évolutifs dans lesquels sont consignées les connaissances institutionnelles sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans votre contexte particulier.

Les méthodes de formation varient d'un pays à l'autre, voire d'un projet à l'autre. La meilleure pratique consiste à adopter une approche intégrée dans laquelle le protocole et le contenu de la formation sont harmonisés entre les programmes. Il convient de préciser clairement l'emplacement commun de ces documents pour chaque formation définie dans le protocole de formation.

Le modèle de protocole de formation ci-dessous n'est pas un kit de formation complet, mais doit être utilisé pour décrire toutes les formations sur le CHIS, de la communauté au niveau national. Il définit des informations essentielles sur les formations prévues, tant pour la formation initiale que pour la formation continue.

Nom de la formation	Nom standardisé
Objet de la formation	Pourquoi il est réalisé, avec des objectifs d'apprentissage concrets et orientés vers l'action.
Durée	Jours / semaines / mois de formation
Fréquence	Certaines formations peuvent être dispensées une seule fois, mais d'autres peuvent nécessiter une répétition périodique, notamment au niveau du district et de l'établissement, où le taux de rotation du personnel est généralement élevé.
Lieu/ Emplacement	: Où la formation aura-t-elle lieu de façon générale (bureau de district, palais du chef, siège du ministère de la santé, etc.)?
Les Participants	Qui est formé et combien de participants sont attendus ?
Les facilitateurs	Qui sont ces personnes et combien sont requises ? Quelles sont leurs qualifications minimales et quelle formation devraient-elles recevoir ?
Programme de formation	Buts et Objectifs pour l'ensemble de la formation et objectifs d'apprentissage pour chaque présentation ou exercice
Évaluation des participants	Comment vérifiez-vous que les participants ont bien compris l'ensemble du contenu de la formation ? La meilleure façon de le faire est d'organiser un pré-examen, de noter les exercices et d'organiser un post-examen. Quel est le taux de réussite des participants ?
Liens	Liens vers le contenu standardisé, les présentations, les examens, le manuel du facilitateur, etc.
Suivi post-formation	Après les formations, il est souvent nécessaire d'effectuer une visite de suivi ou de supervision pour renforcer le contenu de la formation et, si possible, assister directement au premier cycle de transmission des données.
**Lignes directrices pour l'édition des supports **	Tous les supports de formation devront être modifiés au fur et à mesure que le programme évolue et que le système est mis à jour. Définissez qui a le contrôle du contenu standard, comment les modifications peuvent être effectuées, comment le nouveau contenu sera mis à jour et quand le nouveau contenu sera annoncé à toutes les personnes qui organisent des formations.
Meilleures pratiques de formation	Liste des meilleures pratiques développées lors de l'organisation de la formation.
Accès aux supports de formation	Où sont stockés les supports de formation électroniques et physiques ? Qui est responsable du maintien d'un approvisionnement adéquat en matériel de formation ? Comment les stocks de matériels de formation sont-ils contrôlés ou distribués ?

Table 5.1: Tableau du Protocole de Formation

Formation continue¶

La formation initiale au CHIS peut durer entre un jour et une semaine, en fonction de la formation préalable des ASC, de l'étendue des systèmes d'information et de leur familiarité avec les technologies de l'information si des appareils mobiles sont utilisés.

La formation initiale en continu doit viser à ce que les ASC soient à l'aise avec le CHIS, avec l'aide de leurs superviseurs. Dans la mesure du possible, la formation continue des ASC doit être assurée par les mêmes personnes que celles qui supervisent les autres activités des ASC. La formation au CHIS, comme la formation des ASC, devrait être décentralisée le moins possible, tout en garantissant une qualité adéquate.

D'autres acteurs du CHIS peuvent également avoir besoin d'une orientation sur l'utilisation des données, de même que les ASC.

1. Les dirigeants communautaires, tels que les chefs et autres, qui ont le pouvoir d'influencer les activités du programme et qui peuvent être renforcés grâce aux données.
2. Les comités de santé communautaire pourraient avoir besoin de savoir comment interpréter les données.
3. Les fonctionnaires des districts et des collectivités locales impliqués dans le programme et certains partenaires de l'implémentation devront être formés à l'analyse et à la gestion du DHIS2 sur le web.

Pour chacun d'entre eux, vous devez élaborer un protocole de formation et organiser les aspects logistiques.

Il est essentiel de s'assurer que les personnes adéquates participent à chaque formation. Si ce n'est pas le cas, le projet échouera ou une formation supplémentaire sera requise à l'avenir. Le personnel de l'administration peut aider à sélectionner les participants appropriés. Lors des formations DHIS2 au niveau du district, par exemple, un responsable du district devrait servir de point de contact principal pour toutes les orientations relatives à la formation concernant les listes d'invitations, la programmation et les protocoles administratifs pour l'invitation des participants à une formation. Le calendrier du projet CHIS devrait comporter un schéma directeur pour les formations. Prévoyez suffisamment de temps pour la planification et la communication avant chaque formation.

Chaque niveau administratif doit avoir une personne de référence pour la formation au CHIS. Référez-vous à cela et travaillez avec la personne de référence de votre district pour coordonner les calendriers de ces formations.

Meilleure pratique : Apprendre en binôme

Faire travailler les participants en binôme après l'acquisition des compétences initiales a des effets positifs sur l'apprentissage.

1. Ils discutent, ce qui permet de mieux comprendre.
2. Les participants qui n'ont pas confiance dans les appareils technologiques voient leur collègue se débrouiller, ce qui constitue la meilleure incitation à améliorer la confiance.
3. Les observateurs qui regardent les autres explorer, expérimenter et résoudre des problèmes peuvent imiter leur façon de faire.

Supervision et assistance après la formation¶

La supervision et le soutien sont la clé d'un fonctionnement viable du CHIS, mais ils sont souvent négligés, sous-financés et considérés comme peu prioritaires par les superviseurs, qui eux-mêmes n'ont souvent pas les compétences adéquates pour soutenir le CHIS.

La formation au CHIS devrait se traduire par un système de données solide et des utilisateurs bien formés. Cependant, aucun système ou individu n'est parfait, et un suivi régulier et structuré doit être assuré pour contrôler la qualité des données. Ce suivi sera assuré lors des visites de supervision.

Bonne pratique

Les utilisateurs du CHIS doivent disposer d'un point d'appui unique, ce qui signifie que le superviseur du CHIS doit être intégré à l'équipe générale de soutien aux ASC. Puisqu'ils connaissent le superviseur des ASC et qu'ils le conseillent pour d'autres questions, leur soutien au CHIS est un avantage..

Pour garantir l'efficacité du système de formation continue et de surveillance, des visites de supervision (VS) périodiques sont effectuées auprès des ASC par leur superviseur direct et, éventuellement, par des partenaires de l'implémentation ou d'autres membres du personnel du Ministère.

La méthode de supervision varie d'un pays à l'autre ou d'un programme à l'autre, mais il existe trois objectifs fondamentaux pour tout type de supervision :

1. Veiller à la qualité et à la rapidité des rapports émanant de la communauté, ainsi qu'au retour d'information du CHIS vers la communauté.
2. Examiner les principes du programme, les procédures opérationnelles normalisées (SOP) et la prestation de services avec l'équipe chargée des rapports.
3. résoudre les problèmes liés aux programmes, au matériel et aux logiciels

Pour atteindre ces objectifs fondamentaux, une visite de supervision doit examiner au moins ces différents aspects du fonctionnement des ASC :

• La capacité de l'ASC à fournir des services (diagnostiquer et traiter les maladies, organiser des événements de sensibilisation de la communauté, etc.)
• La capacité de l'ASC à saisir et à enregistrer les données et à effectuer des contrôles de qualité des données.
• La capacité de l'ASC à soumettre des données et à résoudre les problèmes de transmission de données/application.
• La capacité de l'ASC à effectuer une analyse de base des données et à communiquer cette analyse aux agents de développement de la communauté.
• Les principaux goulets d'étranglement de l'ASC en matière de prestation de services, d'établissement de rapports ou de communication.
• Tout autre problème rencontré par l'ASC (manque de soutien de la part de la communauté, distances trop importantes à parcourir, manque de temps pour effectuer les activités, etc.)

Bonne pratique

Présenter les ASC et la procédure de fonctionnement des ASC aux dirigeants de la communauté lors de la supervision. Les leaders communautaires sont souvent des acteurs clés du changement de comportement au sein de la communauté. Ils doivent comprendre et soutenir le rôle des ASC qui travaillent pour leurs concitoyens. Vous pouvez soutenir leur engagement en les aidant à comprendre le rôle que les ASC et leurs données jouent dans la prévention et le traitement des maladies au sein de la communauté.

• Si les dirigeants de la communauté ne soutiennent pas les ASC, le programme de santé communautaire est plus susceptible d'échouer dans de nombreux pays.
• Impliquer les dirigeants de la communauté dès le début.
• Si possible, demandez leur soutien pour contrôler les taux de déclaration des ASC ou effectuer des vérifications de données.

Dans certains programmes de santé communautaire, de grandes séances d'orientation communautaire sont organisées pour présenter les ASC, expliquer leur rôle et les services qu'ils fournissent, et faire en sorte que les dirigeants de la communauté soutiennent publiquement les ASC. Cela permet d'élever le rôle des ASC et de leur donner la crédibilité nécessaire pour bien faire leur travail.

Types de supervision:¶

Il existe de nombreuses façons de mener une supervision. Le style et la démarche évolueront au fil du temps, au fur et à mesure que le processus s'affinera et s'adaptera aux besoins spécifiques et aux résultats souhaités de la supervision. Pour les besoins de ces lignes directrices, nous avons défini deux grands types de supervision : en Présentiel et à Distance.

Supervision en présentiel{ #in-person-supervision }¶

Un type courant de supervision consiste en des réunions directes avec les superviseurs du CHIS ou les ASC. Une réunion en présentiel a un impact direct sur les performances du programme et permet d'apporter un soutien sur le terrain ou d'aborder des problèmes ou des questions complexes. C'est également le meilleur moyen de fournir une assistance technique directe sur le terrain, qui ne peut être fournie à distance. Cependant, la supervision en personne est coûteuse à entretenir.

La supervision en présentiel peut être centrale ou locale :

1. Le superviseur au niveau central ou régional (gouvernement ou organisation partenaire) se déplace pour rencontrer les superviseurs des ASC ou les ASC avec le personnel local et du district et d'autres parties prenantes clés.
   • Avantages : Excellente capacité à saisir et à traiter les problèmes au moment opportun. Capable de fournir un soutien expert directement aux ASC. Favorise grandement la promotion du statut des ASC
   • Inconvénients : coûteux et non durable au final
2. Local : Le superviseur du district, de la clinique ou de l'ASC rencontre directement l'ASC sans partenaires.
   • Avantages : Peu coûteux et capable de durer. Saisit et traite les problèmes les plus courants et les plus simples. Fournit aux ASC un sentiment de soutien continu.
   • Inconvénients : peut ne pas être en mesure de résoudre des problèmes techniques complexes.

Supervision à distance¶

Outre les visites de supervision sur le terrain, la supervision à distance par le biais d'appels téléphoniques, de Skype, de WhatsApp ou d'une autre plateforme peut être utilisée pour discuter avec les superviseurs des ASC ou les ASC. Lorsque les sujets à traiter sont simples et ne posent pas de problème, la supervision à distance permet de gagner du temps et d'économiser des ressources. Cette méthode peut s'avérer efficace pour les tâches de suivi et les rapports de situation.

L'assistance à distance fonctionne le mieux pour :

• Le soutien aux superviseurs des ASC qui sont sur la bonne voie et qui n'ont pas besoin d'aide pour résoudre les problèmes.
• La préparation en vue d'une visite sur le terrain peut également se faire à distance.

L'assistance à distance est moins efficace pour :

• L'introduction de pratiques nouvelles ou modifiées ou la résolution de questions controversées ou complexes ont moins de chances d'aboutir par le biais de la communication à distance.
• Améliorer les programmes de santé communautaire ou les CHIS peu performants ou en voie de dégradation.

Deux types de supervision à distance sont décrits ci-dessous :

1. La supervision à distance des districts et des superviseurs des ASC: Le partenaire ou le gouvernement central ou provincial a un appel téléphonique ou Skype à distance avec le bureau du district ou les acteurs du sous-district pour soutenir l'implémentation d'un programme efficace.
   • Avantages : Peu coûteux et capable de durer. Saisit les problèmes tels qu'ils sont interprétés par les superviseurs des ASC. Donne aux superviseurs un sentiment de responsabilité.
   • Inconvénients : ne reçoit pas les problèmes directement de la part des ASC.
2. Supervision à distance des ASC: Le superviseur contacte l'ASC.
   • Avantages : Permet aux ASC d'exprimer directement leurs problèmes et leurs préoccupations. Donne aux ASC un sentiment de responsabilité et de soutien. Peut être effectué chaque fois qu'un ASC a un problème technique spécifique que les superviseurs locaux ne sont pas en mesure de résoudre.
   • Inconvénients : dans les programmes à grande échelle, il n'est pas toujours possible de contacter tous les ASC.

Protocole de Supervision¶

La supervision du CHIS (en présentiel et à distance) doit être clairement décrite dans un protocole de supervision qui prévoit un contrôle pour chaque superviseur, au sein d'un vaste protocole programmatique de supervision des ASC.

Le protocole définit le type et la fréquence de l'encadrement et du soutien apportés à tous les niveaux du CHIS. Tout comme pour le protocole de formation, il est nécessaire de définir clairement la supervision afin qu'elle soit standardisée, évolutive et reproductible. Un protocole de visite de supervision du CHIS décrit en détail les éléments suivants pour chaque type de supervision :

Type de Supervision	En présentiel ou à distance Central ou local
Objectif	Buts et objectifs de la supervision
Public cible	Qui bénéficie de la supervision ? Combien de personnes doivent participer à une session ? Où la supervision aura-t-elle lieu ?
Membres de l'équipe	Qui effectue la supervision ? Combien de superviseurs sont nécessaires ?
Fréquence	À quelle fréquence cet événement doit-il avoir lieu ? Insérez le calendrier de supervision tel que décrit. Notez si cette fréquence est destinée à diminuer au fil du temps et indiquez ce calendrier ici.
Objectifs	Définir clairement les objectifs, avec des indicateurs de performance ou de résultat associés qui peuvent être contrôlés pour vérifier l'efficacité de la supervision.
Pré-supervision	Tâches ou activités préalables à la supervision (par exemple, rassembler le matériel, envoyer des invitations, appliquer les règles de validation, obtenir du crédit téléphonique, imprimer des tableaux de bord, etc.)
Liste de contrôle des activités	Activités ou sujets à couvrir pendant la supervision (par exemple, vérifier la capacité de l'ASC à décrire les éléments de données, à utiliser le téléphone pour les rapports, à examiner les problèmes de qualité des données, à décrire les indicateurs de santé, à résoudre les problèmes liés à l'application, etc.) Les exigences du superviseur en matière de rapports post-supervision. Ces rapports peuvent décrire les résultats de la supervision, les conclusions, les prochaines étapes, etc. Budget pour la supervision. Décrire ce qui constitue une dépense acceptable et ce qui ne l'est pas.
Récit	Décrire les événements de la supervision sous forme de récit.
Résultats communs	Conservez une liste des résultats communs, des questions, des problèmes ou des expériences vécues pendant la supervision. Cette liste peut servir à préparer les nouveaux superviseurs des ASC, à planifier des supervisions supplémentaires et à documenter les savoirs institutionnels.
Retour d'information sur les Bonnes Pratiques	Comment les ASC et les autres parties prenantes bénéficient-ils le plus de la supervision ? Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Bonnes pratiques de supervision afin que les autres superviseurs du CHIS puissent apprendre des autres.

Figure 5.2: Modèle de Protocole de Supervision

Supervision ciblée¶

En général, la supervision utilise une approche globale, c'est-à-dire que chaque ASC reçoit la même supervision, quels que soient les problèmes spécifiques auxquels il est confronté. Cette ancienne méthode n'est pas éclairée et ne permet pas d'aborder ou de découvrir tous les problèmes auxquels les ASC peuvent être confrontés. Les ASC doivent avoir le sentiment que leurs problèmes sont entendus et pris au sérieux, et ils doivent voir des actions spécifiques qui répondent à leurs problèmes. La supervision ciblée est un cycle de planification de la supervision, de conduite de la supervision, de résolution des problèmes, d'identification de nouveaux problèmes, de résolution de ces problèmes et de planification de la supervision à nouveau. La figure 5.3 résume ce cycle :

Figure 5.3: Cycle de Supervision Ciblée

• Planification de la supervision : Avant une visite de supervision du CHIS, le superviseur doit analyser les données de chaque communauté et de chaque agent de santé communautaire à visiter. L'analyse doit porter sur la qualité des données ainsi que sur les principaux indicateurs de résultats ou d'impact. Lors de la planification, gardez une liste des questions clés et des erreurs de données à traiter lors de la visite sur le terrain. Les tableaux de bord permettant de comparer les quartiers/villages/communautés seront utiles pour orienter le ciblage. Ces points peuvent vous aider à dresser la liste des éléments suivants
  • Les zones où les données présentent des problèmes qui nécessitent une supervision personnelle
  • Domaines de priorité moyenne/faible dans lesquels une supervision à distance peut être assurée
• Conduite de la supervision : Les superviseurs des ASC doivent apporter des solutions aux problèmes existants connus et identifier les nouveaux problèmes prioritaires rencontrés par les ASC.
• Post supervision : Après la supervision, analysez les problèmes qui ont été identifiés et développez des solutions. Proposez ensuite ces solutions aux ASC. Il peut être possible de transmettre directement les solutions trouvées aux ASC ou à leurs superviseurs par le biais d'un mécanisme de retour d'information avant d'effectuer une nouvelle visite de supervision.
• Planification de la prochaine supervision: Lors de la planification de la prochaine série de supervisions, cibler les ASC en fonction des problèmes qu'ils ont signalés et, au cours de la supervision, s'assurer que les ASC obtiennent des solutions.

Bonne pratique

Avant la supervision, exécutez les règles de validation pour chaque ASC ou communauté que vous allez visiter. Imprimez les problèmes spécifiques de qualité des données que vous souhaitez partager avec l'ASC.

• Résultats de l'analyse des règles de validation.
• Tableaux de bord, fiches d'évaluation ou tout autre type d'analyse.

Bonne Pratique

Utiliser le système de saisie ou de suivi des événements du DHIS2 pour enregistrer les détails de chaque visite de supervision..

• Utiliser des applications mobiles pour recenser les problèmes les plus urgents auxquels sont confrontés les ASC.
• Observer un ASC effectuer l'action pour laquelle il a été formé.
• Veillez toujours à ce qu'il y ait une zone de texte libre dans laquelle le superviseur peut enregistrer un problème qui n'est pas inclus dans l'ensemble d'options préexistantes.

Qualité des Données pendant la Supervision¶

La supervision doit viser à maintenir et à favoriser les 4C de la qualité des données :

1. Exactitude : (Précision) Les données soumises sont crédibles compte tenu du contexte ; les unités et les plages de données correspondent à ce qui est attendu. Il est à noter que des règles de validation peuvent être élaborées dans le DHIS2 pour aider à guider l'exactitude des données.
2. Actualité : (rapidité) Les données déclarées sont actuelles et ont été collectées dans les délais impartis ; les chiffres ne sont pas identiques aux données du mois dernier, ce qui peut indiquer une falsification des données ou la transmission d'un ancien ensemble de données.
3. Complétude : Tous les formulaires sont remplis et, dans chaque formulaire, tous les éléments de données requis sont renseignés.
4. Cohérence :
   • Les données de haute qualité ne varient généralement pas dans le temps pour la plupart des activités de soins de santé primaires(SSP), à l'exception des variations saisonnières.
   • Vérifiez toujours que les données ne sont pas "aberrantes" et qu'elles ne présentent pas d'erreurs de saisie.
   • Les données sont transmises régulièrement et dans les délais. Les déclarants sont cohérents dans leur respect des règles de transmission des données.

Ce sont ces éléments que les agents de terrain doivent surveiller dès le début de la collecte des données. Les problèmes de qualité des données peuvent être le reflet d'une formation insuffisante ou inadéquate.

Assistance sur le lieu de travail pendant la supervision¶

Les visites de supervision doivent couvrir les problèmes identifiés avant la visite, mais les visites de supervision sont également le moment idéal pour apporter un soutien sur le terrain afin d'améliorer les performances du programme, de résoudre les problèmes en temps réel et d'appliquer les procédures opérationnelles standard. L'assistance sur le terrain doit comprendre les éléments suivants :

1. Une vue d'ensemble des performances à tous les niveaux afin de donner à l'ASC ou au superviseur une meilleure vue d'ensemble et de les motiver à améliorer leurs performances :

   • Comment les résultats des ASC (indicateurs clés, taux de notification, complétude des rapports) sont-ils comparés à ceux des autres ASC, aux résultats du district, aux résultats nationaux, etc.
   • Comment les superviseurs des ASC fonctionnent par rapport aux résultats nationaux :
     • Taux moyen de déclaration des ASC sous la responsabilité du superviseur par rapport au taux national.
     • Résultats moyens du programme pour le superviseur des ASC par rapport aux niveaux nationaux.

   Discutez spécifiquement des résultats des groupes présents. Présentez les données et demandez-leur d'expliquer pourquoi ils pensent que leurs résultats sont meilleurs ou moins bons que ceux de leurs pairs. 2. Discussion sur les erreurs de données courantes identifiées lors de l'analyse des données avant la visite. Expliquez la nature de ces erreurs et clarifiez-les. Examinez les formulaires de saisie des données, en vous concentrant sur les éléments de données qui sont généralement saisis de manière incorrecte. Corrigez les erreurs de données et soumettez à nouveau les données corrigées pendant la visite de supervision. 3. Identifier les défis s'il y a une différence notable entre les résultats obtenus par les ASC. L'équipe doit créer des tâches spécifiques pour relever ces défis. 4. Le dépannage du matériel et des logiciels doit être traité. Tous les problèmes en suspens doivent être résolus et les ASC doivent apprendre à les résoudre eux-mêmes à l'avenir. Les superviseurs des ASC devraient voyager avec des téléphones/tablettes supplémentaires pendant les visites de terrain. 5. Si les travailleurs communautaires ont des données en retard ou en suspens, ils doivent être encouragés, lors de ces visites, à soumettre les données manquantes. 6. La visite doit se conclure par un résumé à l'intention de l'ensemble du groupe, sur la base des discussions en petits groupes, des principales conclusions, des défis, des réussites et des mesures à prendre. Ces éléments doivent être consignés dans un rapport de supervision laissé sur place, ainsi que dans le DHIS2.

Après la Supervision¶

Après une visite de supervision, il est important d'enregistrer les discussions et les enseignements tirés de la visite. Un rapport formel contenant ces informations doit être rédigé peu après la visite et introduit dans le CHIS. Le rapport doit indiquer le lieu de la visite, les personnes rencontrées, les activités discutées, ainsi que les conclusions et les recommandations. Ces rapports doivent être spécifiques, car ils guideront les chargés de surveillance du programme et d'autres membres du personnel sur comment assurer le suivi des questions et avec qui. Ils peuvent également informer le personnel du programme de l'existence de situations plus complexes qui requièrent une attention particulière.

Bonne Pratique

Les ASC sont motivés lorsque les problèmes qu'ils communiquent à leur superviseur sont résolus. Il peut s'agir d'éléments divers tels que le matériel et l'internet, la compréhension des indicateurs de santé et la peur de faire des erreurs. De même, la résolution des problèmes de ressources et de compétences en matière de santé publique motive les ASC à améliorer leurs performances, y compris dans le cadre du travail du CHIS. La direction de l'établissement et du district ainsi que les partenaires doivent aider les superviseurs des ASC à résoudre les problèmes des ASC.

Programmation¶

L'élaboration d'un calendrier à long terme pour la supervision est importante pour la budgétisation, la planification et le soutien au succès du système. La planification de la supervision a souvent lieu avant l'implémentation du projet. Bien que la fréquence de la supervision dépende de l'échelle et de la portée de l'intervention, nous recommandons aux programmes de santé communautaire de grande envergure,

• La première visite de supervision devrait avoir lieu au cours de la première ou de la deuxième période de rapport, afin d'aider les ASC à compléter la transmission de leurs données initiales.
• Pendant les six premiers mois et jusqu'à un an, la supervision doit avoir lieu toutes les 4 - 8 semaines.
• Une fois que la compétence et la qualité ont été atteintes, les visites peuvent être réduites à un rythme trimestriel, voire moins.
• Un district ou une région particulièrement performant(e) peut ne pas avoir besoin d'une telle fréquence.
• Les ASC doivent bénéficier d'une supervision et d'un soutien lorsqu'ils se rendent dans les établissements de santé ou les bureaux de district pour recevoir des produits ou du matériel.
• Si le programme est lancé par une organisation partenaire et qu'il est prévu qu'il passe sous le contrôle du gouvernement, il faut s'assurer que la fréquence de la supervision est d'un type et d'une fréquence que le ministère peut assumer.

En collaboration avec la personne de référence dans chaque district, établir un calendrier de visites approprié.

Exemple d'un Calendrier de Supervision¶

La figure 5.4 est un exemple de calendrier de supervision sur trois ans pour un district qui implémente un programme de gestion de cas communautaire intégré des agents (ASC ICCM) par une grande ONG qui assurera le contrôle de la part du gouvernement d'ici la fin de la troisième année.

Figure 5.4 -Exemple de calendrier de supervision

• Au cours de la première année, la supervision en présentiel des ASC et des superviseurs d'ASC, menée par les partenaires, a lieu trois fois. C'est important car la supervision menée par les partenaires sera très efficace, mais elle sera également coûteuse à entretenir.
• Au cours de la deuxième année, la supervision menée par les partenaires n'a lieu que deux fois.
• Au cours de la troisième année, la supervision menée par les partenaires n'a lieu qu'une seule fois.

Vous voyez également que la supervision locale des ASC a lieu tous les mois. En effet, dans cet exemple, les ASC doivent se rendre tous les mois au centre de santé pour se réapprovisionner en produits. Pendant cette période, l'ASC est également supervisé par le responsable de la Clinique.

Dans cet exemple, pour les années un et deux, le partenaire de l'implémentation et le personnel du gouvernement central effectuent deux fois par an une supervision à distance auprès des superviseurs des ASC et directement auprès des ASC eux-mêmes. Au cours de la troisième année, la supervision à distance semestrielle se poursuit pour les superviseurs des ASC, tandis que la supervision à distance pour les bureaux des ASC n'a lieu qu'une seule fois. Il est envisagé que le calendrier de supervision pour la troisième année soit viable par le gouvernement sans soutien direct des partenaires ou des donateurs.

Budgétisation{ #budgeting }¶

Gardez à l'esprit les mêmes principes de bonnes pratiques que pour la budgétisation de la formation.

La figure 5.5 est un exemple de budget pour les visites de surveillance. Tous les coûts unitaires indiqués sont arbitraires et ne représentent pas nécessairement les coûts réels.

Il est généralement nécessaire d'établir un budget détaillé pour les visites de supervision afin que les superviseurs comprennent clairement ce qui est et ce qui n'est pas un coût autorisé et budgétisé.

Figure 5.5: Exemple de budget pour une visite de supervision en présentiel

Formation des enseignants de l'école des ASC et des coordinateurs des ASC¶

Les enseignants de toutes les écoles d'ASC devraient être en mesure d'enseigner efficacement les ASC et d'assurer leur suivi sur le terrain. Si les enseignants ont une formation en S&E ou en santé publique, ils doivent être familiarisés avec les indicateurs, les systèmes de rapport et la gestion de la santé fondée sur des données probantes. Si les conférenciers des ASC ont une expérience clinique, ils devront se familiariser avec ces sujets.

Tous les formateurs ont besoin d'une formation approfondie sur les nouveaux systèmes informatiques. La règle de base est que les formateurs doivent connaître le sujet 10 fois plus que les apprenants. Cela signifie une formation 10 fois plus longue que celle des ASC. Les formateurs ont besoin de :

1. Une large sélection de données de formation et d'exemples.
2. Apprendre les avantages et les inconvénients des différents rapports et comment les interpréter.
3. Connaître les 10 demandes d'assistance les plus courantes des utilisateurs. Notez que ces demandes ne seront pas connues tant qu'un projet pilote n'aura pas été mené pendant quelques mois.

Pour devenir des formateurs et des partisans efficaces du CHIS, des explications explicites et la pratique sont essentielles. Il faudra notamment:

• Savoir effectuer des opérations sur son propre téléphone tout en donnant des instructions à l'ASC.
• Aider l'apprenant plutôt que de s'approprier l'appareil de l'apprenant lors d'une formation sur le terrain.
• Convaincre l'ASC de son utilité personnelle et organisationnelle par le biais d'histoires personnelles racontées par le formateur. Cela aide les apprenants à faire le lien avec leur propre activité.
• Connaître les erreurs courantes et les conceptions erronées qui devraient être collectées à l'échelle internationale.

Le matériel de formation destiné aux enseignants et aux coordinateurs des écoles des ASC devrait être disponible pour téléchargement et adaptation.

Équipe de base¶

L'implémentation du CHIS nécessite une équipe de base pour former les conférenciers et les coordinateurs de I'école des ASC et pour assurer le suivi de l'implémentation. Cette équipe doit être multidisciplinaire et disposer d'une large base de connaissances avec des compétences en matière d'ASC, de santé publique et de technologies de l'information. Ils devraient avoir plusieurs années d'expérience et, de préférence, être des personnes qui ont été des ambassadeurs des ASC ou des CHIS à certains égards dans le cadre de leur travail.

L'équipe chargée d'adapter le système de rapport aux besoins nationaux est composée de représentants des ASC, de professeurs et de coordinateurs des écoles d'ASC, de spécialistes de la santé publique et des technologies de l'information, et devrait compter une forte représentation des parties prenantes aux niveaux décentralisés. Certains pays ont tendance à confier ces tâches à des juniors, les seniors étant trop occupés par d'autres projets. Cependant, pour que le CHIS réussisse, l'implémentation du système doit être ancrée au plus haut niveau, faire pression sur les écoles et les services de santé pour qu'ils choisissent les bonnes personnes et garantir un suivi et un retour d'information continus sur les activités du projet.

Préparatifs pour la formation¶

Budgétisation{ #budgeting }¶

Il convient de s'efforcer de maintenir les coûts à un niveau bas et d'utiliser les ressources existantes dans la mesure du possible. Voici quelques lignes directrices concernant la préparation du budget :

• Respectez les politiques organisationnelles en utilisant les modèles de budget et les taux approuvés (indirects, ASQ, etc.) pour toutes les dépenses, y compris :
• Voyages (par exemple, carburant, location de voiture, hébergement)
• Personnel (par exemple, indemnités journalières, frais de repas)
• Lieu (par exemple, salle de conférence, pauses-café)
• Matériel (par exemple, impression, hardware et projecteurs)
• Articles divers
• Établir un budget sur la base de calculs effectués à l'aide de feuilles de calcul portant sur les ressources nécessaires, le coût unitaire de ces ressources et le nombre d'unités nécessaires. Vous pouvez également intégrer des multiplicateurs supplémentaires pour illustrer le nombre d'unités par participant. Cela permet de faire preuve de souplesse dans l'actualisation du budget si les coûts unitaires changent ou si le nombre de participants augmente ou diminue.
• Budgétisez les dépenses prévues en monnaie locale, avec un taux de conversion intégré (qui peut être mis à jour si nécessaire) pour les convertir dans la monnaie souhaitée par votre organisation ou votre institution de financement.

Un exemple de budget pour une formation de cinq jours utilisant des coûts hypothétiques est donné dans la figure 5.6 :

Figure 5.6: Exemple de budget de formation sur 5 jours

Préparatifs techniques¶

Lors des préparatifs de la formation, assurez-vous que toutes les exigences techniques pratiques, y compris les ordinateurs et un routeur, sont en place. Cela signifie qu'il faut savoir s'il faut utiliser une instance de formation DHIS2 basée sur le cloud ou une instance de formation DHIS2 locale. La disponibilité de la connexion internet influence une telle décision.

Si le lieu de formation est rural et risque d'être confronté à des problèmes de connexion à l'internet, il est préférable d'installer une instance locale de formation DHIS2 sur un ordinateur. Une instance locale permet aux utilisateurs d'accéder au serveur de formation DHIS2 via l'IP de l'ordinateur sans avoir besoin d'une connexion internet. Toutefois, le nombre d'utilisateurs pouvant travailler efficacement à partir d'un ordinateur IP est limité par la taille du routeur ; il est important de connaître le nombre de participants afin de sélectionner un routeur capable de prendre en charge le nombre de participants. Vous devez vous familiariser avec les fournisseurs de réseaux locaux et la capacité matérielle (mifis, etc.) qu'ils produisent.

Pour utiliser une instance locale, vous devez la configurer à l'avance sur un ordinateur. Vos experts techniques devraient vous aider à le faire ; la communauté de pratique DHIS2 du CHIS, www. Knowledge-gateway.org/dhis2-chis-community, comprend trois guides sur les étapes nécessaires à cette configuration (A1.i. Configuration d'une machine virtuelle, A1.ii. Création de l'instance locale de DHIS2, A1.iii. Partager votre serveur DHIS2). L'utilisation d'une instance de production de DHIS2 doit être évitée à des fins de formation. Avant la formation, les exercices doivent être testés dans l'instance choisie (locale ou dans le nuage) pour s'assurer que tout fonctionne. Résolvez les problèmes détectés pendant les tests afin qu'ils ne se produisent pas pendant la formation. Vous pouvez demander à une deuxième personne de répéter le test pour repérer les problèmes qui n'ont pas été détectés lors du premier essai.

• Bonne Pratique*

Si la formation est dispensée avec une connexion à un serveur local, à la fin de la formation, laissez les apprenants accéder à un serveur distant, afin qu'ils fassent l'expérience des retards du réseau pour faire fonctionner le système et mettre leur patience à l'épreuve. S'ils ne font pas l'expérience de ces retards, ils pourraient par la suite interpréter les retards du réseau comme des défaillances de leur appareil.

Espace de l' Événementiel et Agendas¶

Informez-vous du nombre de participants attendus à chaque formation, puisque vous devrez prévoir suffisamment de matériel et de place. L'espace disponible pour l'événement doit être suffisamment grand pour le groupe et également adapté aux activités prévues. Tenez compte de:

1. Le type de mobilier dont vous avez besoin (table ronde, bureaux individuels, etc.).
2. Exigences en matière de technologie (ordinateurs pour tous, bande passante Wi-Fi, etc.),
3. Financement des honoraires du centre de conférence, de la nourriture et des boissons des participants
4. Les formateurs ont besoin de se déplacer pour observer et assister chaque participant.

Matériaux¶

Exemple de liste de matériel

Formation au système DHIS2 communautaire agrégé avec saisie mobile des données. - Minimum de manuels à distribuer à chaque participant. - Procédures opérationnelles normalisées applicables aux participants. - Projecteur(s). - Tableau de papier(s). - Marqueurs. - Blocs-notes et stylos pour chaque participant. - 1 kit de matériel pour chaque participant (un smartphone, une tablette, un feature phone). - Exemplaires imprimés de..... (la liste variera): - Fiche de présence. - Agenda du participant (1 exemplaire par participant) - Formulaires de contrat relatif au matériel (2 exemplaires par personne recevant le matériel, un à conserver, un à ramasser). - Guide de configuration de l'application DHIS2 (1 exemplaire par superviseur du collecteur de données et agent de district). - Formulaire d'identification du village/de la communauté (utilisé pour déterminer les hiérarchies des unités d'organisation). - Exercices pratiques. - Formulaire(s) de collecte de données qui sont conservé(s) sur papier (plusieurs exemplaires par participant). - Formulaire de collecte de données agrégées (à mettre sur papier puis dans DHIS2).

Le matériel dont vous aurez besoin pour vos formations dépendra de vos activités. Pour être sûr de tout prévoir, parcourez votre programme de formation avec un partenaire et discutez de ce qui sera fait pour chaque partie de la formation, en notant le matériel requis.

Le programme des sessions de formation doit être défini bien avant la formation et figurer dans les documents distribués. Voir l'exemple d'ordre du jour pour la formation des superviseurs communautaires et du personnel de l'établissement.

Bonne pratique : Système de suivi téléphonique

Lors de la distribution de téléphones pour la supervision mobile, un système de suivi de ce matériel doit être mis en place.

1. Numéroter chaque cabine téléphonique et deux exemplaires de l'accord téléphonique (c'est-à-dire le numéro 1 sur une cabine et sur les deux formulaires d'accord) et les remettre au superviseur de l'agent de santé communautaire pour qu'il remplisse les formulaires en fonction des données relatives à la cabine téléphonique.
2. Veiller à ce que les téléphones et les boîtes ne soient pas mélangés.. 3.Ramasser les formulaires d'accord et faire signer et tamponner les deux exemplaires par un membre du conseil. Un exemplaire restera dans le district et l'autre sera renvoyé au partenaire et conservé dans le dossier de la boîte du district au bureau..
3. Utilisez un générateur de code QR pour générer un code QR contenant les informations relatives au téléphone (numéro, ASC, numéro SIM, district, etc.). Vous pouvez ensuite imprimer ce code QR sur une étiquette autocollante résistante et l'appliquer au dos du téléphone ou à l'intérieur du téléphone, au niveau du compartiment de la batterie.
4. If providing SIM cards with phones, document the associated SIM card and phone.
5. Pour éviter toute falsification de la carte SIM fournie avec le téléphone, collez la carte SIM dans le téléphone en plaçant la carte SIM dans le téléphone et en appliquant de la colle à l'arrière. Bonne pratique : Minimum de manuels pour les tâches {.remarque}

La documentation destinée aux utilisateurs doit être présentée sous la forme de manuels minimaux. Ces manuels expliquent une tâche spécifique (par exemple, saisir les données mensuelles du registre de santé du village ou comparer la santé de votre village avec celle des villages voisins). Après avoir expliqué la tâche, le manuel minimal fournit des instructions numérotées étape par étape, accompagnées de captures d'écran, afin que les utilisateurs sachent ce qu'ils doivent faire. Gardez à l'esprit que les manuels minimaux n'expliquent PAS les fonctionnalités de l'application, une par une, comme le ferait un manuel d'utilisation typique d'un fabricant. Remarque {.remarque}

Étant donné que les utilisateurs préfèrent l'action à la lecture, les manuels doivent être aussi courts que possible tout en contenant toutes les étapes.

Évaluation de la formation¶

L'évaluation de la formation est essentielle, à la fois pendant et après la formation. L'évaluation peut être qualitative (sentiments des stagiaires sur la qualité de la formation) ou quantitative (qualité des données). Quelques options d'évaluation sont présentées ci-dessous :

1. Feedback pendant la formation: Il est important de savoir si vos participants ont l'impression de bénéficier ou non de vos formations. Cela permet d'orienter les formations futures et d'y apporter des améliorations.
   • Demandez aux participants d'écrire leurs sentiments de manière anonyme sur du papier ou des "post its" à la fin de chaque journée - vert pour les bons et rouge pour les mauvais.
   • Les facilitateurs examinent ensuite les réponses du "post its" à la fin de la journée et modifient la formation en fonction des réponses.
2. Évaluation des compétences: La réalisation d'une évaluation à la fin de la formation est une autre source de connaissances. Elle peut être utilisée pour :
   • Relier les performances professionnelles aux résultats de l'apprentissage après la formation.
   • Évaluation de la formation dans son ensemble. Ces évaluations doivent être similaires, mais pas identiques, aux exercices effectués pendant la formation, et doivent demander aux stagiaires d'appliquer plutôt que de réciter ce qu'ils ont appris. Veillez à ce que le test soit accompagné d'une grille d'évaluation afin de garantir l'équité lorsque les réponses sont notées.
3. Qualité des données: Une évaluation rentable du transfert de compétences de la formation à la pratique consiste à évaluer la qualité des données saisies par les ASC et à établir un lien entre cette qualité des données et la formation.
   • La qualité des données peut être évaluée automatiquement dans la base de données.
   • Les entretiens avec les ASC permettent de relier leurs performances à la formation, aux logiciels, au matériel, au soutien, à la pression sociale et à d'autres facteurs.
4. Évaluation d'impact: Il s'agit d'évaluations compliquées et coûteuses qui nécessitent une formation, des technologies et des compétences spécialisées et qui ne sont donc pas mentionnées ici.