Durabilité et Gouvernance¶

Introduction¶

Garantir la durabilité, c'est-à-dire la viabilité du CHIS dans le temps et dans l'espace, constitue l'un des défis les plus difficiles à relever pour les décideurs et les implémenteurs.

Le facteur clé de la durabilité réside dans le système de gouvernance des données, qui est un sujet transversal impliquant des structures de gestion formelles, des politiques et des procédures, la dotation en personnel, le perfectionnement de la main-d'œuvre, le suivi et l'évaluation du programme du CHIS. À la fin de ce chapitre, les lecteurs devraient être en mesure de :

Qu'entendons-nous par Durabilité ?¶

La durabilité des systèmes d'information sanitaire (SIS) en général, et des systèmes d'information sanitaire communautaires (CHIS) en particulier, constitue l'un des défis les plus importants auxquels sont confrontés les concepteurs, les chargés de l'implémentation et les responsables des CHIS. La durabilité est un sujet "complexe", ce qui signifie que si l'on tente de traiter un de ses aspects, d'autres problèmes surgiront ailleurs. Par exemple, pour résoudre le problème de la continuité du CHIS, un donateur peut être sollicité pour des questions de financement. Cependant, cela peut conduire à d'autres dépendances qui peuvent peser davantage sur la durabilité.

Quelques caractéristiques d'un CHIS durable :

1. Le CHIS doit être bien intégré dans les routines organisationnelles existantes en matière de pratiques de travail, de budgétisation, de formation, de rapports et de mise à disposition d'infrastructures.
2. D'une part, le CHIS doit être bien institutionnalisé, d'autre part, il doit rester flexible, afin de continuer à évoluer en tenant compte des besoins changeants du système de santé en matière d'information. Cela conduit souvent à un dilemme : assurer à la fois la stabilité et le changement, un dilemme auquel les concepteurs et les chargés de l'implémentation doivent constamment s'atteler.
3. Le CHIS doit être intégré à d'autres systèmes, comme le SIS de routine des établissements, afin qu'il ne reste pas autonome et ne conduise les ASC à effectuer un double travail. Un CHIS autonome est une recette sûre pour la non-durabilité.
4. Les résultats du CHIS doivent apporter une réelle valeur ajoutée aux principaux acteurs, en particulier les ASC et leurs superviseurs, ainsi que les administrateurs intermédiaires et supérieurs du système.

Garantir la durabilité du CHIS¶

Pour garantir la durabilité du système, le CHIS dans sa conception doit avant tout chercher à renforcer les conditions de la "demande", notamment la valeur ajoutée du CHIS pour les ASC, son intégration dans leur travail au quotidien et leurs besoins en matière d'assistance technique et de santé publique, plutôt que l'approche dominante de l'"offre", qui consiste simplement à fournir des ordinateurs, Internet et de la formation.

Pour qu'un CHIS soit durable, les planificateurs doivent prendre en compte les facteurs techniques, organisationnels et comportementaux clés. Ces facteurs sont expliqués en détail dans le cadre des performances des systèmes d'information de routine (PRISM)^[MEASURE Evaluation, "PRISM : Performance of Routine Information System Management Framework," (Cadre de gestion des performances des systèmes d'information de routine).https://www.measureevaluation.org/resources/prism.html] et représentés dans la figure 6.1 ci-dessous.

Figure 6.1: Le cadre du PRISM

Dans cette approche, les contributions du CHIS tels que les évaluations, les interventions et les stratégies doivent être traités par des déterminants techniques, organisationnels et comportementaux afin d'obtenir les résultats souhaités pour un système durable qui produit des informations de bonne qualité, lesquelles sont utilisées pour améliorer les performances générales du système de santé. Quelques aspects spécifiquement axés sur la durabilité du CHIS sont détaillés ci-après.

1. Conception Technique

   a. Le CHIS intégré: Il existe un certain nombre d'exemples de CHIS développés et intégrés au HMIS global, reliés directement à d'autres systèmes au sein de la communauté, en particulier les systèmes d'information de routine des établissements. En adoptant une approche architecturale, le CHIS fait désormais partie intégrante du système, ce qui réduit la charge de travail des ASC et leur apporte une valeur ajoutée. b. Accroître l'infrastructure des TIC: Les projets de santé publique reposent de plus en plus sur la connectivité internet, qui augmente de manière exponentielle et permet l'utilisation d'appareils androïdes et de téléphones mobiles. Toutefois, cette infrastructure doit être soigneusement examinée, de sorte que les projets CHIS puissent utiliser au maximum la connectivité disponible tout en devenant pleinement opérationnels. c. Les systèmes de logiciels libres (FOSS): Les projets CHIS réussis sont développés sur la base de logiciels libres tels que DHIS2, garantissant l'interopérabilité avec d'autres systèmes. La flexibilité des logiciels libres et les processus de conception itératifs permettent d'apporter en permanence les modifications nécessaires à l'application. Par conséquent, le CHIS peut évoluer avec les besoins changeants, en s'adaptant constamment aux besoins des utilisateurs finaux. 2. Comportement Humain Le comportement humain est l'aspect le plus délicat dans l'implémentation d'un CHIS durable, et doit faire l'objet d'une attention particulière. Ce phénomène est de plus en plus évoqué en traitant des questions courantes liées au CHIS, telles que

   a. Changer l'attitude du Personnel des Etablissements à l'égard des ASC. De nombreux agents de santé ne comprennent pas le rôle des ASC et considèrent leur travail comme une activité de second plan. Des efforts importants doivent être déployés pour encourager le personnel des établissements à soutenir les services de santé communautaires, le CHIS et à fournir aux ASC le retour d'information, le soutien et la supervision dont ils ont besoin. Le personnel des établissements doit également être impliqué dans la rémunération durable des ASC, en l'intégrant dans les budgets, afin d'accroître la motivation, de réduire les abandons et de minimiser l'attrition. b. Fournir un retour d'information ciblé. Les acteurs du CHIS doivent comprendre la valeur pratique des données et en accroître l'utilisation grâce à un retour d'information régulier et ciblé qui démontre que les données sont à l'origine des actions menées sur la base des données. Cela permet d'accroître la demande locale de données et leur utilisation, de stimuler l'appropriation et de promouvoir une culture de l'utilisation de l'information, créant ainsi un cercle vertueux de données. (voir figure 3.1) c. Le CHIS apporte une valeur ajoutée aux utilisateurs finaux. Pour que le CHIS apporte une valeur ajoutée aux ASC, la conception du système doit être intégrée à leurs pratiques de travail, réduire leur charge de travail et leur apporter une valeur ajoutée dans l'accomplissement de leur travail. Un CHIS conçu pour l'utilisation locale et le suivi du programme plutôt que pour les besoins de surveillance des administrateurs, signifie que les ASC et les parties prenantes sont motivés pour utiliser le système. d. Assistance continue au CHIS et renforcement des capacités. Le CHIS doit mettre l'accent sur la formation continue et apporter son assistance aux ASC face aux nombreux défis qu'ils rencontrent lorsqu'ils utilisent le système, en leur fournissant un retour d'information et une assistance plutôt qu'en les critiquant. La supervision du CHIS doit encourager les ASC à utiliser le système et à le rendre durable. 3. Organisation

   a. Gestion rigoureuse des données: Une bonne gestion est essentielle à la durabilité de tout CHIS. Toutes les parties prenantes au niveau de la communauté doivent accepter des normes de données communes et une coordination de haut niveau basée sur la responsabilité, la transparence et la participation locale. Ces normes reposent sur des formats de collecte de données communs qui réduisent la charge de travail des ASC et minimisent la fragmentation du CHIS. À long terme, ces éléments contribuent à la viabilité et à la pérennité des systèmes. b. Plan d'extension: De nombreux projets CHIS sont lancés en tant que projets pilotes avec un délai et un financement limités, ce que l'on appelle la "pilotitis". Il convient d'éviter cette situation et de planifier l'extension dès le départ, avec des ressources et un soutien adéquats. Le CHIS vise à apporter des changements à long terme dans les institutions et les comportements humains, et les systèmes mettent beaucoup de temps à mûrir, généralement au-delà de la durée du "projet" à court terme.

En résumé, plusieurs raisons, d'ordre technique, institutionnel et humain, contribuent à la durabilité du CHIS. Nombre de ces raisons sont interconnectées, ce qui nécessite une conception holistique et une approche basée sur les systèmes sanitaires pour traiter la question de la durabilité.

Les systèmes non durables ne s'étendent pas et n'apportent pas de valeur ajoutée aux administrateurs qui veulent des données sur l'ensemble de la population desservie et pas seulement sur les zones pilotes. Ce défi a été qualifié de "tout ou rien" dans le domaine des systèmes d'information sanitaire. Parce que les CHIS ne sont pas en mesure de relever ces défis, ils n'apportent pas de valeur ajoutée et n'attirent donc pas le soutien nécessaire de la part des administrateurs. Ce cercle vicieux de systèmes non durables qui n'évoluent pas et n'apportent donc qu'une valeur limitée, voire aucune aux utilisateurs, conduit à un faible soutien et aggrave encore la non durabilité du CHIS.

Gestion du CHIS¶

Les systèmes d'information sont différents de ce qu'ils étaient et deviennent de plus en plus importants au fur et à mesure que l'interdépendance entre les systèmes s'accroît et que les exigences en matière de responsabilité sociale augmentent. Les systèmes d'information sanitaire gagnent en importance avec le développement des technologies de l'information et de la communication, qui ont un impact plus important sur la vie des professionnels de la santé, avec des pressions de plus en plus fortes pour obtenir davantage de données de meilleure qualité. Cette évolution se produit en même temps que d'autres changements majeurs qui exigent transparence, participation et responsabilité accrues de même qu'une réduction de la "fracture numérique" entre pays. Le défi pour les concepteurs et les chargés de l'implémentation des CHIS est d'établir des relations de confiance entre parties prenantes et d'assurer une responsabilité sociale efficace.

La volonté croissante d'être impliqué dans les décisions qui affectent son avenir et la connaissance de plus en plus approfondie du système de santé constituent une combinaison très efficace capable d'inciter les responsables sanitaires à renforcer la confiance entre les différents niveaux du système. La société civile, les agents de santé et les autres parties prenantes demandent à être associés aux décisions qui sont prises à leur sujet, insistent sur la transparence dans l'allocation des ressources et utilisent Internet et les réseaux sociaux pour se faire entendre. Parallèlement, les organisations internationales insistent sur l'obligation de responsabilité et exigent que les projets d'aide soient rentables.

Ces trois concepts - participation, responsabilité et transparence - sont les principes fondamentaux de la bonne gouvernance et doivent être appliqués à tout développement d'un CHIS.

La participation à la gestion du CHIS met l'accent sur une large participation des parties prenantes à l'orientation et au fonctionnement des systèmes d'information afin de développer un certain degré de consensus autour des règles de prise de décision et des processus de développement des capacités. La participation suppose une participation accrue des citoyens et une plus grande représentation de la communauté que les systèmes traditionnels, en créant des opportunités pour les parties prenantes d'apporter des contributions significatives à la prise de décision, et cherche à élargir le nombre de personnes qui ont accès à de telles opportunités. La technologie pourrait fournir des forces importantes conduisant à l'autonomisation dans les modèles participatifs, bien que les réunions en présentiel restent importantes.

La Transparence fait référence à la disponibilité des informations pour le grand public et à la clarté des règles, réglementations et décisions gouvernementales. Les procédures transparentes comprennent les réunions publiques, les déclarations sur la situation financière, la législation sur la liberté d'information, l'examen du budget et les audits. Une gestion transparente du CHIS signifie donc qu'il ne faut pas cacher des faits aux acteurs communautaires, qu'il ne faut pas s'engager dans des affaires douteuses et qu'il ne faut pas prendre de décisions discrétionnaires. Des directives claires, basées sur la transparence, doivent être suivies.

La responsabilité en matière de gouvernance fait référence à la responsabilité collective des responsables de préserver la confiance du public envers le gouvernement, en produisant des résultats avec les politiques mises en place et en préservant les fonds publics. La gouvernance responsable d'un CHIS implique des systèmes et des actions coordonnées par lesquels le ministère de la santé (avec les donateurs) garantit l'efficacité, le bon fonctionnement et l'économie des dépenses. Elle s'appuie sur des outils qui favorisent l'optimisation des ressources, l'intégrité et la transparence au sein du gouvernement, tels que le contrôle externe, le contrôle interne, les sanctions et l'application des mesures. Ces outils créent un environnement propice à une plus grande responsabilité et à une meilleure gouvernance.

Conséquences en matière de gestion pour les donateurs et les gouvernements¶

Alors que la gouvernance relève principalement du rôle du gouvernement, la gouvernance responsable ne concerne pas qu'une seule institution, mais de nombreuses entités et individus à tous les niveaux, en particulier les responsables locaux du CHIS.

Les donateurs (partenaires du développement) ont un rôle particulier à jouer dans le soutien apporté au gouvernement pour l'élaboration et la mise en œuvre des directives en matière de gestion du CHIS, qui portent sur la transparence, la responsabilité et la participation. Les donateurs ont une influence considérable sur la disponibilité des ressources et doivent soutenir les principes de conception, harmoniser le CHIS et mettre fin aux pilotitis.

Gouvernance de la gestion des données¶

Une gouvernance efficace des données est l'élément clé pour garantir la durabilité du système et est essentielle indispensable à toutes les formes de SIS de routine, y compris le CHIS.

La gestion des données est au cœur de tous les systèmes d'information et est cruciale pour le fonctionnement durable d'un CHIS. Cette section a été adaptée des " Directives pour les normes de gestion des données dans les systèmes d'information sanitaire de routine "^[Heywood & Boone, Guidelines for Data Management Standards in Routine Health Information Systems Measure evaluation, 2013] et les lecteurs sont encouragés à s'y référer pour plus de détails.

Cette section définit la gouvernance du CHIS, donne un aperçu de la gouvernance du CHIS et propose des normes de gouvernance de la gestion des données qui, lorsqu'elles sont appliquées, peuvent renforcer les performances du CHIS.

La gouvernance dans le contexte de gestion des données peut être définie comme : L'élaboration et la mise en œuvre de politiques, procédures et processus administratifs qui définissent le flux de travail, les contributions et résultats du programme, la structure de gestion et les fonctions de supervision, ainsi que les méthodes et la fréquence d'évaluation des performances.

La gouvernance de la gestion des données détermine la manière dont les différentes composantes du CHIS, au même niveau ou à des niveaux différents du système de santé, collaborent pour atteindre un objectif commun : des données sanitaires de qualité pour soutenir les prises de décision. Dans ce guide, la gouvernance s'applique principalement au CHIS et est considérée comme un élément essentiel d'une bonne gestion à tous les niveaux, à savoir le suivi, l'évaluation et le renforcement de ces systèmes afin d'améliorer les prestations de services.

La gouvernance de la gestion des données permet de garantir la bonne qualité des données - actuelles, correctes, cohérentes et complètes - ainsi que leur disponibilité pour les parties prenantes (c'est-à-dire garantir l'accès aux consommateurs ou à ceux qui ont besoin d'informations sanitaires pour éclairer leurs décisions). En termes pratiques, cela signifie qu'il faut mettre en place le personnel, les politiques, les procédures et les structures organisationnelles nécessaires pour garantir l'exactitude, la cohérence, la sécurité et la disponibilité des données.

Le processus de gouvernance de la gestion des données d'un CHIS doit favoriser la collaboration entre les organisations, faciliter l'élaboration de politiques structurées et trouver un équilibre entre les besoins d'information ponctuels ou limités et les intérêts du système de santé communautaire. Les interventions visant à améliorer la gouvernance devraient porter sur les déterminants institutionnels, comportementaux et techniques de la performance du CHIS décrits ci-dessus et se concentrer sur l'amélioration des résultats souhaités pour le CHIS, à savoir des données de bonne qualité régulièrement utilisées pour améliorer la prestation de services.

Une bonne gouvernance nécessite un engagement à tous les niveaux. Il ne suffit pas de disposer de bonnes structures, politiques et procédures au sommet de la hiérarchie. Elles doivent être appliquées par des acteurs dévoués et bien formés aux niveaux inférieurs, qui sont suffisamment motivés et compétents pour contrôler et évaluer le CHIS sur la base des principes de participation, de responsabilité et de transparence.

Figure 6.2 Gouvernance de la gestion des données

Ce modèle rassemble en un certain nombre de concepts traités ailleurs dans ce guide, notamment :

• Structures de gouvernance formelles telles que les PON et les systèmes de planification stratégique et financiers, ainsi que les mécanismes de supervision tels que les groupes de travail techniques (GTT).
• Développement, formation et supervision du personnel afin d'identifier les bonnes pratiques relatives à la dotation en personnel du CHIS. (Chapitre 5)
• Politiques et procédures de gestion des données, en particulier les procédures opérationnelles normalisées, la gestion des données et des métadonnées. (Chapitre 4)
• L'évaluation du CHIS, en commençant par des questions d'évaluation générales, puis en explorant le modèle PRISM (Performances des systèmes d'information de routine) pour voir comment le CHIS convertit les contributions en résultats appropriés en agissant sur les déterminants des résultats sanitaires (organisationnels, comportementaux et techniques) et leur influence sur les performances globales du système de santé (chapitre 2).
• Fournir les moyens de promotion d'une culture de l'utilisation des informations est le thème principal de ce document.

Structures de gestion formelles¶

La gouvernance du CHIS désigne le contrôle et le suivi nécessaires pour garantir le bon fonctionnement du CHIS. Une gouvernance adéquate permet au système d'identifier les menaces qui pèsent sur ses performances et d'apporter les corrections nécessaires, ainsi que de trouver des moyens d'améliorer le CHIS et de promouvoir ses objectifs.

Les structures de gouvernance sont les mécanismes formels par lesquels cette supervision et gestion locale s'effectuent. Elles comprennent les cadres organisationnels, les GTT (groupes de travail techniques) et les conseils d'administration. Les structures de gouvernance supervisent les fonctions de gestion et les contributions afin d'assurer un fonctionnement optimal du système.

Mission Statement¶

Un énoncé de mission est une expression formelle de l'objectif du CHIS et de sa raison d'être. Un bon énoncé de mission indique la raison d'être de l'organisation et comprend des objectifs, définit les principales parties prenantes et explique comment l'organisation les valorise.

Organigramme¶

Un organigramme est une figure qui représente la structure et le personnel du CHIS. Il aide à organiser le personnel en identifiant le contrôle de gestion au sein de l'organisation.

Un organigramme est utile pour la planification, la résolution des différends et la gestion des changements. Il peut servir de base à la planification, à la budgétisation et à la modélisation des effectifs, car il donne une vue d'ensemble succincte de l'organisation.

Structures de participation efficaces¶

Des comités de supervision du CHIS doivent être formés à chaque niveau du système, c'est-à-dire dans chaque district et dans chaque établissement, afin de contrôler les performances du système CHIS. Le comité doit être composé de parties prenantes au CHIS provenant des établissements de santé, des partenaires de l'implémentation, des autorités locales et, dans la mesure du possible, de la société civile. Ces comités doivent faciliter la mission du CHIS dans leur zone d'influence en contrôlant les activités, en tenant la direction du CHIS informée des forces et des faiblesses du programme et en facilitant le renforcement des capacités.

Les comités sanitaires des villages sont essentiels à la vulgarisation des processus de participation aux plus bas niveaux de la hiérarchie. ils ont besoin d'un renforcement de leurs capacités, d'un financement et d'une rétroaction régulière pour être efficaces.

Les acteurs communautaires doivent également être représentés efficacement au niveau de l'autorité de régulation du CHIS et du conseil de gestion des données (voir la section politiques et participation)

Structures hiérarchiques¶

Dans un CHIS, les données et les informations partent du point de prestation dans la communauté et remontent ensuite vers le centre pour être partagées avec les parties prenantes. Ce processus vise à garantir que les informations pertinentes, basées sur des données de qualité, soient mises à la disposition de ceux qui en ont besoin au moment voulu.

Les structures hiérarchiques incluent les directives (PON) des responsables du CHIS, lesquelles indiquent qui rapporte quoi et à qui, quand les rapports doivent être soumis, sous quelle forme et par quels mécanismes.

Dans le cadre du CHIS, les structures hiérarchiques définissent clairement :

• Le document source utilisé pour le rapport --- c'est-à-dire le dossier personnel du client
• Le rapport normalisé, agrégé et périodique qui va être soumis au niveau suivant
• Les délais de déclaration --- la date à laquelle les différents types de rapports doivent être présentés au niveau suivant.
• Les directives pour déterminer et compiler les indicateurs, et pour remplir les formulaires
• Les procédures de déclaration pour soumettre les données au niveau suivant.
• Les procédures d'examen de la qualité des données
• Les sanctions (le cas échéant) en cas de non-respect des obligations de déclaration.
• Les responsabilités des membres du personnel en matière de suivi des rapports de performance et de conformité, et de mise en application de ces normes

Liste des établissements principaux¶

La liste des établissements principaux, dans le DHIS2, est une liste complète de tous les points de prestation de services sanitaires dans un pays, y compris les unités de déclaration de données du CHIS, avec des informations sur les capacités de ces points de santé et la disponibilité des services. Elle est dynamique et doit être mise à jour au fur et à mesure que des unités de déclaration (ASC) sont ajoutées ou retirées du système.

Une liste des établissements principaux améliore la tenue des dossiers en renforçant la transparence et l'efficacité des rapports. Elle minimise les doublons et favorise l'analyse et la synthèse des données afin d'améliorer les prise de décisions et le fonctionnement du système de santé.

Structures de planification¶

La planification est essentielle pour garantir que les ressources du CHIS sont choisies et utilisées de manière efficace et en fonction des besoins, afin que les investissements du CHIS produisent le maximum de résultats. Les structures de planification désignent les mécanismes de planification, tels que les examens périodiques des programmes et les évaluations des besoins, combinés aux examens financiers et à la budgétisation. La fixation d'objectifs et l'analyse des situations sont également quelques aspects d'une planification régulière.

Politiques et procédures de gestion des données¶

La gestion des données du CHIS doit être normalisée de sorte que les étapes de transformation des données en informations soient les mêmes dans tout le système --- d'un district ou d'un ASC à l'autre.

Ces politiques et procédures font partie intégrante de la gouvernance et doivent être bien définies, détaillées, écrites et accessibles à tout le personnel et aux autres parties prenantes du processus de gestion des données. Les procédures doivent être soutenues par des politiques bien connues et mises en application, de sorte que les normes soient appliquées de manière uniforme dans tout le système. Les normes et les meilleures pratiques en matière de politiques et de procédures relatives à la gestion des données sont présentées ci-après.

Autorité de régulation du CHIS¶

Pour qu'un CHIS fonctionne efficacement, tous les acteurs communautaires doivent régulièrement rendre compte de leurs activités au CHIS, en utilisant des mécanismes normalisés. L'autorité de régulation prend souvent la forme des institutions publiques chargées de réglementer les pratiques en matière de santé publique conformément aux normes édictées par le gouvernement. Cela est nécessaire pour garantir des rapports complets provenant de toutes les sources de prestation de services de santé, y compris les ASC. Cependant, le ministère de la santé n'a souvent pas d'influence formelle sur les ASC pour assurer la transmission des données, si ce n'est l'autorité de régulation fournie par le gouvernement.

Pour orienter efficacement les ressources vers la lutte contre les maladies et leur prévention, les responsables du CHIS doivent déterminer les zones touchées par les maladies au sein de la population et les zones où les services sont sollicités. Sans une orientation ciblée basée sur des données complètes et fiables, les ressources risquent d'être gaspillées, si elles sont envoyées en trop grande quantité dans des zones qui n'en ont pas besoin ou en trop petite quantité dans des zones qui en ont besoin.

Politiques de télésanté et des technologies de l'information et de la communication¶

La gestion des TIC est essentielle pour garantir que des règles et réglementations régissent l'utilisation des outils électroniques de gestion et de transmission de données et d'informations, tels que les ordinateurs (hardware et logiciels), les réseaux, les tablettes, les assistants personnels (PDA), les supports flash et les outils de communication, tels que les téléphones portables, les modems, le courrier électronique, la messagerie instantanée et les réseaux sociaux.

Le ministère de la santé doit élaborer un cadre stratégique de gestion des ressources TIC du système. Les ressources à acquérir, la manière dont elles doivent être utilisées et par qui, quand elles doivent être mises à jour ou remplacées, et la manière dont elles sont entretenues. Tous ces détails doivent être inscrits dans le cadre stratégique afin d'assurer une gestion efficace des ressources du CHIS.

Étant donné que le personnel du CHIS n'est pas supposé avoir des connaissances en matière de maintenance et de réparation du matériel et des logiciels informatiques, il est possible de faire appel à des ressources externes. Des fournisseurs de matériel et de logiciels informatiques et des entreprises de réparation réputés et agréés peuvent être contactés pour assurer la maintenance des équipements TIC du CHIS, ce qui réduit la charge de travail du personnel du SNIS et lui permet de se concentrer sur la collecte, l'analyse et l'utilisation des données à des fins de planification et de gestion.

Plan de gestion des données du CHIS basé sur les bonnes pratiques internationales{ #chis-data-governance-plan-based-on-best-international-practices }¶

Un plan de gestion du CHIS désignent les rôles et les procédures qui servent de lignes directrices pour la mise en œuvre, la pérennisation et l'extension de la planification du CHIS. Un plan de gestion couvre tous les niveaux de l'organisation,à savoir les parties prenantes, l'administration, la maintenance, la stratégie, les politiques et l'assistance.^[Technopedia:Plan de gestion]

Un plan de gestion du CHIS doit clairement indiquer le rôle de chaque acteur dans la gestion du CHIS, la gestion des données et des informations, et dans les prises de décision. Un plan de gestion est utile en période de transition ou de changement dans le CHIS, car il fournit un outil de référence pour clarifier les rôles et régler les différends.

Politiques, cadre et procédures de normalisation des données¶

La plupart des pays ne disposent toujours pas de politiques qui intègrent les différentes composantes du CHIS dans un cadre unique et qui définissent clairement les responsabilités et les fonctionnalités. Les structures de gestion du CHIS doivent être renforcées au niveau central et les ressources et l'autorité doivent être décentralisées afin de répondre aux besoins spécifiques des personnes impliquées dans l'implémentation du CHIS, en particulier dans les zones périphériques.

Le cadre du CHIS, tant dans les politiques nationales de santé que dans les plans stratégiques, doit intégrer le CHIS dans le cadre du renforcement général des systèmes de santé et la réforme de la gouvernance, avec l'adhésion des autorités locales, des autorités politiques, du ministère de la santé et des donateurs. Le cadre doit recommander la mise en commun de l'expertise et des ressources du CHIS dans "un seul plan, un seul cadre et un seul mécanisme de financement"^[Déclaration de Paris sur l'Efficacité de l'Aide 2005].

Les pays ont également besoin d'un plan opérationnel pratique pour le CHIS, dans lequel toutes les activités du CHIS au sein du ministère de la santé sont guidées depuis le niveau central, avec des responsabilités décentralisées clairement définies dans le cadre de la décentralisation administrative, financière et opérationnelle vers les districts.

Tel que défini dans le cadre du CHIS, des mécanismes institutionnalisés doivent être élaborés pour assurer la qualité des données du CHIS (qualité mesurée en prenant en compte de leur complétude, de leur exactitude, de leur actualité et de leur cohérence), avec des règles de validation appliquées aux systèmes électroniques et une approche collective en matière de qualité des données. De plus, ces politiques doivent:

1. Spécifier l'interopérabilité des sous-systèmes du CHIS.
2. Définir les besoins en ressources humaines et les exigences en matière de renforcement des capacités.
3. Définir les responsabilités pour la collecte des données, le flux d'informations et l'utilisation.

Les politiques nationales doivent prévoir un ensemble équilibré et limité d'indicateurs nationaux du CHIS, régulièrement examinés et de manière concertée, avec des numérateurs et des dénominateurs, des sources de données, des niveaux de référence et des objectifs nationaux clairement définis. Un processus de révision régulière des indicateurs doit être mis en place, auquel participent les responsables de programmes et les responsables infranationaux, afin de s'assurer que l'ensemble d'indicateurs actuel répond à leurs besoins.

La plupart des pays disposent de politiques, de lois et de règlements régissant les services de santé qui, s'ils étaient appliqués, permettraient d'améliorer considérablement le fonctionnement des systèmes de santé. Trop souvent, l'insuffisance de moyens ou le manque de motivation font que ces mesures ne sont pas appliquées. Leur implémentation pourrait être renforcée avec l'application de procédures opérationnelles normalisées (PON).

Gestion des métadonnées¶

Dans le cadre du CHIS, la gestion des métadonnées, ou la planification et la gestion responsables des données sur les données, est nécessaire à une utilisation cohérente des ressources de gestion des données et à la facilitation du mapping des données au sein des systèmes informatiques. Un gestionnaire des données gère un élément de données dans un registre de métadonnées. Les rôles de gestionnaire de données sont courants lorsque les organisations ont besoin d'échanger des données de manière précise et cohérente entre les systèmes informatiques et de réutiliser les ressources associées aux données.

Un gestionnaire de données s'assure que chaque élément de données attribué :

1. A une définition claire et sans ambiguïté.
2. N'interfère pas avec d'autres éléments de données dans le registre de métadonnées.
3. Est utilisé et de manière cohérente dans tous les systèmes informatiques interconnectés ; les éléments de données inutilisés sont supprimés.
4. Dispose d'une documentation adéquate sur l'utilisation et les notes appropriées.
5. Est documentée compte tenu de son origine et de ses sources d'autorité.

L'attribution d'éléments de données à une personne renforce la confiance dans les systèmes où les utilisateurs peuvent contacter un membre spécifique du personnel pour lui poser des questions précises sur des éléments de données.

Évaluation et audit de la qualité des données¶

La qualité des données du CHIS doit être évaluée régulièrement afin de renforcer la confiance dans les données et de promouvoir leur utilisation dans les prises de décision. La priorité doit être accordé aux indicateurs les plus importants, lesquels doivent être évalués plus régulièrement que les autres, dans le cadre des contrôles de routine. Une évaluation régulière des performances du CHIS doit inclure une évaluation de la qualité des données.

Normes de données¶

La gouvernance désigne un processus qui décrit les procédures et les mécanismes de prise de décision. En ce qui concerne le CHIS, les décisions relatives à la gouvernance concernent la manière dont de nouveaux systèmes sont introduits, leurs motivations et leurs implications. Comme souligné tout au long de ce document, le CHIS n'est pas un système autonome. Il est lié par des normes à d'autres processus et systèmes de collecte de données basés sur les six dimensions constitutives de l'OMS.

Les normes de données sont multiformes, impliquant à la fois des normes techniques et sémantiques :

1. Normes techniques (syntaxiques) telles que les protocoles de transfert de données.
2. Aspects sémantiques (nomenclature). Les normes sémantiques importantes dans le contexte du CHIS comprennent les questions de gestion des métadonnées telles que : a. Conventions de dénomination des métadonnées pour les éléments de données, les indicateurs, les unités organisationnelles, les fichiers de forme et autres. b. Les périodes de déclaration pour les différents éléments et les formats dans lesquels ils sont déclarés, permettant de faciliter la compilation des données pour l'ASC.

Un problème général de gouvernance réside dans le fait que les donateurs et les ONG ont tendance à vouloir introduire leurs propres systèmes communautaires parallèles et leurs propres formats de collecte de données sans avoir à rendre compte des autres normes et systèmes en vigueur au sein de la communauté. Ce défaut de gouvernance alourdit la charge de travail des ASC, étant donné que tout le processus de collecte de données converge vers eux, tout en accentuant la fragmentation.

Cette situation est principalement due à l'absence d'un mécanisme de gouvernance des données et des normes à un niveau hiérarchique plus élevé. La création d'un comité de pilotage au niveau du ministère de la santé est un mécanisme de gouvernance typique, et toutes les propositions d'introduction de nouveaux systèmes doivent être approuvées par ce comité. Par exemple, il doit s'assurer que le nouveau système proposé puisse être mis en œuvre, qu'il soit compatible avec d'autres systèmes, déterminer les doublons impliqués, les implications sur la charge de travail liée à la collecte des données, la conformité avec les normes établies et si les résultats requis peuvent être obtenus avec les systèmes existants. Un processus de gouvernance aussi méthodique et complet contribue grandement à éviter les doublons et les redondances et ainsi à réduire la charge de travail des ASC. Toutefois, cette gouvernance doit être appliquée à des niveaux inférieurs, la responsabilité et l'autorité étant confiées aux districts et aux établissements afin d'éviter la prolifération de systèmes parallèles.

Ces principes directeurs ont donné lieu à un cadre de normes déterminé par la communauté, contrairement à ceux habituellement imposés par la hiérarchie et dont les résultats sont le plus souvent sous-optimaux. Un cadre de normes représentant le travail quotidien, et piloté de manière ascendante, a plus de chances d'apporter une valeur ajoutée et d'être accepté par les ASC.

Procédures opérationnelles normalisées (SOPs)¶

Les PON représentent les politiques et procédures qui régissent le quotidien des parties prenantes au CHIS. Les rôles et les responsabilités de toutes les parties prenantes doivent être clairement définis dans un ensemble de PON qui font partie de la culture organisationnelle du CHIS. Les PON doivent décrire clairement qui doit faire quoi, quand, et avec quelles ressources, pour gérer et entretenir le CHIS.

Les PON peuvent être définies de diverses manières et varient considérablement d'un pays à un autre et d'un projet à un autre. Les PON décrites ci-dessous représentent des PON très basiques et pratiques qui pourraient servir de référence à des PON spécifiques à un pays ou à un programme.

Aperçu¶

Trois PON de référence sont présentées dans ce manuel :

1. Directives pour les rapports au chapitre 4
2. Protocole de formation au chapitre 5
3. Protocole de supervision au chapitre 5

Figure 6.3: Procédures opérationnelles normalisées décrites dans ce manuel.

Bonnes pratiques en matière de SOP¶

1. Harmoniser plusieurs programmes en un seul protocole. Particulièrement valable pour le protocole de saisie des données décrit dans ce chapitre et les protocoles de formation et de supervision dans le chapitre sur la formation.
2. Elaborer des PON pour chaque projet communautaire, surtout s'il existe plusieurs flux de données.
3. ** Transformer les PON en affiches illustrées ** et demander au personnel de l'établissement de les afficher sur les murs de l'établissement pour le public.
4. Imprimer les PON et s'assurer que tous les ASC, le personnel de l'établissement et le personnel du district disposent de copies
5. Signature des PON par les différents acteurs à la fin de la formation.
6. Participation des partenaires à la création et à l'approbation des PON. Les PON doivent permettre d'institutionnaliser les meilleures pratiques et le flux de travail des acteurs du SISC. Faire participer tous les acteurs concernés au processus d'élaboration des PON.
7. S'assurer que tous les éléments de données et les indicateurs sont saisis. Le projet doit disposer d'un cadre de suivi et d'évaluation (voir chapitre 3) qui définit clairement tous les éléments de données et les indicateurs. Les ASC doivent connaître la signification et la mesure de chaque élément de données et de chaque indicateur pour éviter toute ambiguïté.
8. Adopter les directives relatives à la saisie des données lors des formations. Pour renforcer le principe de responsabilité, les ASC et le personnel des établissements doivent être conscients du fait qu'ils font partie d'un système plus vaste. Ils doivent également être informés de la manière dont leurs données sont utilisées pour la planification à des niveaux supérieurs et pour la mise en œuvre d'actions spécifiques à des niveaux inférieurs.
9. Demander aux ASC d'expliquer les directives relatives à la saisie de données. Cette méthode d'apprentissage est une pratique efficace pour la formation des adultes. Le fait d'expliquer les directives relatives à la saisie de données renforce la crédibilité de l'ASC auprès du comité de santé.
10. Produire des directives en langue locale, simples à utiliser. Les ASC et le personnel des établissements doivent disposer de guides et d'instructions sur la marche à suivre. Envisager la possibilité de créer des affiches ou des petits guides laminés portables sur la saisie de données que les ASC et les établissements pourront afficher ou emporter avec eux et qui décrivent leur rôle et responsabilités selon les directives sur la saisie de données.
11. Faites signer les directives par les ASC, le personnel de l'établissement, du district et le personnel national. Il s'agit d'une mesure d'"engagement" symbolique. L'objectif est de s'assurer qu'ils en ont pris connaissance, qu'ils comprennent leurs responsabilités en matière de rapports, telles que définies dans les directives sur la saisie de données, et qu'ils s'acquitteront de ces responsabilités.
12. Réaliser des vidéos ou des fichiers audio simples et les télécharger sur les téléphones. Les responsabilités et les actions à mener lors de chaque événement sont simplifiées grâce à des vidéos ou des audioguides simples, en langue locale, auxquels le personnel de l'établissement et les ASC peuvent se référer.

Planification et développement du personnel et des effectifs du CHIS{ #chis-staffing-and-workforce-planning-and-development }¶

Le personnel est l'élément vital du SISC, et même le meilleur système n'aurait de résultats sans les efforts combinés de l'ensemble de son personnel. Un chapitre entier de ce document est consacré au développement des capacités, mais nous reprenons ici les grandes lignes du sujet afin de souligner son importance dans la gouvernance du SISC.

• La formation doit être soigneusement planifiée et chiffrée, avec l'infrastructure, l'équipement et le programme appropriés, des enseignants formés
• Le personnel du SISC doit recevoir la formation adéquate pour accomplir les tâches attendues et produire les données et informations nécessaires au suivi du système de santé communautaire.
• Il est également nécessaire de disposer d'un personnel en nombre suffisant. Un personnel trop réduit risque de sous-performer, tandis qu'un personnel pléthorique gaspille les précieuses ressources du SISC.
• Le personnel et sa formation doivent être organisés, efficaces et de qualité.
• Certains éléments standard de la dotation en personnel et de la formation au SISC permet au personnel d'offrir une prestation de haute haute qualité tout en évitant les redondances ou le gaspillage.

Les éléments de la planification et de l'élaboration du SISC qui doivent être pris en compte dans ce processus de planification et d'élaboration comprennent

L'Infrastructure et le personnel de formation :

• Une estimation du budget dédié au plan de formation |
• Un programme/matériel de formation normalisés |
• Des lieux de formation équipés |
• Des formateurs compétents et formés en nombre suffisant |

Supervision formative et encadrement :

• Directives pour une supervision normalisée et efficace
• Listes de contrôle normalisées
• Mécanismes de retour d'information bien orientés |
• Rapports de supervision normalisés--- suivi des résultats et des tendances |
• Calendrier des visites de supervision |
• Contrôles de la qualité des données

Suivi et évaluation¶

Le suivi et l'évaluation (S&E) est la dernière et principale composante de la gouvernance des données. Il consiste à maintenir la qualité des données et de l'ensemble du SISC, ainsi qu'à évaluer régulièrement la fonctionnalité du SISC. Ceci s'ajoute au suivi et à l'évaluation programmatiques standard, qui ne sont pas abordés ici.

Maintenir la qualité du CHIS¶

La qualité du SISC est primordiale et les déterminants sont similaires à ceux déjà décrits dans le contexte de la durabilité - facteurs techniques, organisationnels et comportementaux qui transforment les fonctions du SISC en résultats sous la forme de données de qualité régulièrement utilisées pour améliorer les performances du système de santé. (cadre PRISM [MESURE Evaluation, "PRISM: Performance of Routine Information System Management Framework," https://www.measureevaluation.org/resources/prism.html])

Déterminants techniques{ #technical-determinants }¶

Il s'agit du savoir-faire spécialisé et de la technologie nécessaires au développement, à la gestion et à l'amélioration des processus et des performances du SISC. Ils influencent les performances du SISC à la fois directement et via des facteurs comportementaux et concernent notamment : la conception du SISC, les logiciels informatiques, ainsi que la gestion de la complexité des technologies de l'information, des formulaires de déclaration et des procédures.

Déterminants organisationnels¶

Ils concernent la structure organisationnelle, les ressources, les procédures, les services d'appui et l'environnement de travail qui favorisent une "culture de l'information", c'est-à-dire la capacité à promouvoir des valeurs et des convictions au sein de l'organisation à travers la collecte, l'analyse et l'utilisation des informations pour atteindre les objectifs et réaliser les missions de l'organisation. Les facteurs organisationnels comprennent : la gouvernance, la planification, la disponibilité des ressources, la formation et le développement des capacités, la supervision, les finances, la diffusion et la culture de l'information.

Déterminants Comportementaux¶

Il s'agit notamment de la nécessité pour les utilisateurs du SISC d'obtenir des données, d'avoir des compétences en matière de contrôle de la qualité des données, d'avoir des compétences et aptitudes pour résoudre les problèmes liés aux activités du SISC, d'avoir confiance en leur capacité à mener à bien les activités du SISC et d'avoir la motivation nécessaire pour atteindre un niveau de performance optimal. Ces facteurs comportementaux sont influencés aussi bien par les déterminants techniques que les déterminants organisationnels (voir ci-dessus).

Évaluation du fonctionnement du CHIS¶

L'évaluation a été traitée en détail au chapitre 2 et est résumée ici.

Un test majeur de l'efficacité de la gouvernance du SISC est l'évaluation participative régulière pour vérifier si le SISC améliore les résultats des programmes sanitaires et leurs impacts. Il est toutefois surprenant de constater que cet aspect des prestations fait rarement l'objet d'une évaluation formelle.

Les impacts du SISC sur les programmes de santé peuvent être mesurés avec quatre questions simples :

• L'information est-elle pertinente ?
• L'information est-elle de bonne qualité ? (Est-elle communiquée au bon moment? Est-elle cohérente, complète et exacte ?)
• Les informations sont-elles présentées de manière conviviale ? (Sont-elles facilement accessibles et faciles à interpréter ?)
• Peut-on mener une action sur la base des informations fournies ? Les réponses à ces questions doivent tenir compte du cadre des systèmes de santé et doivent être approfondies avec les questions suivantes :
• Le SISC a-t-il été décentralisé ? Les responsables des programmes au niveau inférieur ont-ils participé aux prises de décisions ?
• Les systèmes ont-ils été intégrés ? Ont-ils contribué à une plus grande intégration du programme ?
• Le SISC a-t-il contribué à des prises de décisions sur la base de données probantes et à de meilleurs résultats sanitaires  ?

Méthodes d'évaluation¶

Nous donnons ici un aperçu de quelques méthodologies populaires permettant d'évaluer le fonctionnement du CHIS :

Auto-évaluation décentralisée¶

Pour renforcer la gestion des données, les pays devraient instituer des réunions régulières d'auto-évaluation sur l'utilisation des données, surtout au niveau des établissements et districts. L'auto-évaluation doit utiliser les données locales pour déterminer les indicateurs afin d'évaluer les performances par rapport aux objectifs fixés pour les indicateurs relatifs aux clients, aux établissements et au système, et pour comparer les résultats à ceux d'établissements similaires, d'autres zones géographiques et des normes nationales. Les réunions d'auto-évaluation doivent être organisées au moins une fois par trimestre et doivent faire partie des procédures normalisées des activités et de la gestion.

Cadre d'évaluation du réseau de métrologie sanitaire{ #health-metrics-network-assessment-framework }¶

Ce cadre d'évaluation complet, considéré comme la référence en matière d'évaluation des systèmes d'information sanitaire (SIS), constitue la base de la macro-évaluation décrite au chapitre 2. Le cadre HMN traite du SIS dans son ensemble (le CHIS n'étant qu'un aspect) et n'est pas abordé ici, mais il constitue un outil précieux pour évaluer le fonctionnement global du SIS, dans lequel le CHIS joue un rôle important.

L'évaluation complète HMN comporte environ 200 questions pour les parties prenantes sur les six composantes du SIS (ressources du SIS, indicateurs, sources de données, gestion des données, produits d'information, diffusion et utilisation des données) et note les réponses électroniquement, en générant une série de graphiques pour chaque composante.

Le cadre PRISM¶

Le cadre et la boîte à outils PRISM adoptent une approche holistique du suivi et de l'évaluation du CHIS, en cherchant à évaluer la performance du système par l'étude des déterminants des performances du CHIS (les facteurs techniques, organisationnels et comportementaux décrits plus haut). La performance, telle qu'évaluée par la méthodologie PRISM, est mesurée par le niveau de qualité des données et la portée de leur utilisation dans les prises de décision et les capacités de gestion.

Les évaluations du PRISM peuvent être utilisées pour définir une mesure de référence de la performance et peuvent ensuite être répétées après les interventions afin d'en mesurer l'efficacité. Les outils du PRISM peuvent également être utilisés pour le suivi de routine de la performance du CHIS (par exemple en effectuant des contrôles de qualité des données lors des supervisions).

Conclusion¶

Plusieurs aspects de la gouvernance abordés plus haut sont illustrés dans une étude de cas en Zambie, où un projet initié par une ONG est passé sous contrôle du gouvernement tout en obtenant des résultats remarquables dans le domaine de l'assainissement communautaire.

Étude de cas: Assainissement Total Piloté par la Communauté en Zambie¶

Cette étude de cas décrit le développement d'un système d'information sur l'eau et l'assainissement pour la santé (WASH) basé sur la plateforme DHIS2. Ce système a été conçu par Akros, une ONG, qui a été confrontée au défi de la durabilité après la réussite de l'implémentation du système. Le cas illustre l'approche adoptée pour faire passer le système du contrôle de l'ONG à celui du gouvernement, afin de le rendre durable. Ce cas est donc unique en ce sens qu'il illustre les défis posés par la transition des systèmes vers une solide appropriation par les gouvernements.

En 2013, le DFID a financé un programme d'eau et d'assainissement pour la santé (WASH) en Zambie. L'assainissement total piloté par la communauté (ATPC) a été mené par le ministère zambien des collectivités locales et du logement (MLGH), l'UNICEF et un partenaire d'implémentation. En réponse aux inquiétudes liées à une faible communication des données et à des objectifs non atteints, l'équipe a mis au point une application mobile-to-web (M2W) qui utilise le DHIS2, en plus des méthodes traditionnelles de collecte de données ATPC (CLTS en anglais) sur papier, ce qui a donné lieu à un système innovant de prestation de services et de suivi baptisé "CLTS M2W". Le CLTS M2W utilise des téléphones mobiles simples, des boucles de rétroaction automatisées en plus de l'engagement des chefs traditionnels pour permettre aux communautés de visualiser clairement les progrès accomplis dans la réalisation de leurs objectifs en matière d'assainissement.

Ces outils nécessitent une collecte de données au niveau des communautés par les groupes d'action pour l'assainissement dans chaque village, une saisie des données sur téléphone par les acteurs communautaires, et une gestion de ce processus par les chefs locaux et au niveau des districts. Le CLTS M2W a ouvert la voie à une adoption sans précédent du CLTS en Zambie, ce qui a permis d'obtenir plus de 1 500 000 de nouveaux utilisateurs des systèmes d'assainissement en l'espace de 18 mois.

Participation et appropriation du gouvernement¶

Le leadership du ministère des collectivités locales et du logement a été déterminant dès le lancement du projet, mais le facteur le plus déterminant a été le leadership des autorités locales au niveau des districts et le leadership des chefs traditionnels au niveau des villages, où les actions se poursuivaient. Lorsqu'un programme ATPC est lancé dans un district, les interventions, la technologie et la supervision sont d'abord menées par les partenaires d'implémentation, l'objectif à terme étant de transférer entièrement la propriété du programme aux autorités. Bien que les visites d'initiation aient été menées par les partenaires, les visites suivantes et toutes les visites de supervision ont été menées par les responsables de district et à chaque visite suivante, l'implication des partenaires extérieurs était moins importante qu'à la précédente visite.

Les agents de liaison sont les employés du gouvernement local ou national qui coordonnent ces activités et transmettent les connaissances et informations nécessaires pour le compte des programmes sur le terrain et au niveau des districts. Afin de faciliter leur adhésion et leur engagement vis-à-vis des données, les agents de liaison reçoivent une formation sur l'analyse des données du DHIS2 lors des visites de supervision. Pour garantir la durabilité du programme, les employés du ministère et les champions communautaires doivent être bien formés, comprendre le système et être en mesure de trouver des solutions en cas de problème.

Développement des capacités¶

Les formations ont été dispensées par le personnel du partenaire au personnel du district, qui a ensuite formé les champions communautaires (CC) et les groupes d'action pour l'assainissement (GAA) dans une approche de formation des formateurs. Différentes formations ont été organisées à chaque niveau de la collecte de données et un retour d'information régulier a permis de s'assurer que les outils de collecte de données étaient bien utilisés et maîtrisés.

• Les groupes d'action pour l'assainissement devaient maîtriser les outils de collecte de données sur papier, connaître ce qui était suivi et pourquoi ;
• Les champions communautaires devaient utiliser des téléphones mobiles simples pour communiquer les données, comprendre les données collectées et les boucles de rétroaction qu'ils recevaient ;
• Les techniciens en santé environnementale (TSE) avaient besoin d'une formation pour maîtriser la plate-forme mobile et être capable de résoudre les problèmes mineurs. Les TSE et autres responsables gouvernementaux ont également été formés sur l'utilisation des données.

Des comités de district pour l'eau, l'assainissement et l'éducation à l'hygiène (DWASHE) ont été créés dans les districts avec des collaborateurs issus de tous les ministères dans le but d'examiner les progrès réalisés en matière d'assainissement lors de réunions trimestrielles. Ils sont formés à l'utilisation du DHIS2, à l'aide de tableaux de bord spécialement conçus et d'autres outils de visualisation qui vont leur permettre d'inspecter le niveau d'assainissement des districts et d'élaborer des plans WASH au niveau des districts sur la base de ces données.

Retour d'information aux parties prenantes¶

Des rapports personnalisés avec des données du DHIS2 sont envoyés aux partenaires tous les mois, ce qui donne un aperçu du statut "sans défécation à l'air libre" (ODF) et des taux de déclaration de données. Il existe plusieurs versions de ces rapports en format html, conçues pour fournir les informations nécessaires aux destinataires.

• Les techniciens en santé publique reçoivent des informations sur le nombre total de rapports reçus par rapport au total attendu dans les zones où ils opèrent.
• L'UNICEF et le MLGH reçoivent des rapports sur les avancées en matière d'assainissement pour chaque élément de données de district.

Ces rapports ont été conçus pour aider les techniciens en santé publique à orienter leurs activités en fonction des champions communautaires qui ont besoin d'aide pour faire leurs rapports, et peuvent aider l'UNICEF et le MLGH en matière d'allocation de ressources.

Implication des chefs¶

Après quelques mois passés à analyser les données sans observé de réel impact sur la construction de latrines, un responsable de programme a proposé d'intégrer le pouvoir de la chefferie traditionnelle dans la conception du protocole de l'ATPC. Un widget consacré à la chefferie et basé sur tablette a été conçu pour permettre aux chefs de consulter les informations pertinentes sans se connecter au DHIS2. De plus, cette opération ne nécessite qu'un minimum de données mobiles. Ces informations sont présentées sous forme de diagrammes, de tableaux et de graphiques sur l'écran d'accueil des tablettes.

Figure 6.5: Aperçu de l'application de visualisation du chef active sur l'écran d'accueil d'une tablette.

Figure 6.6: Liste élargie des performances en matière d'assainissement de chaque village de la chefferie.

Grâce à ces informations, les chefs peuvent comparer les performances de leurs villages à celles des villages de chefferies voisines, combinant ainsi l'impact des changements de comportement au sein des communautés et l'autorité traditionnelle que les chefs doivent exercer pour susciter ces changements. Suite à la distribution de tablettes, des changements positifs ont été observés en ce qui concerne la défécation à l'air libre, étant donné que les chefs ont usé de leur influence pour encourager les communautés villageoise à construire davantage de latrines (voir figures 6.7 & 6.8).

Figure 6.7: Figure illustrant l'influence et le processus d'orientation de la chefferie

Figure 6.8: Adoption de l'assainissement dans le temps. Ministère des collectivités locales. République de Zambie

Développement du CHIS¶

Le processus de développement a bénéficié d'une approche " de terrain " au niveau du district et au-dessous en Zambie. Cette compréhension locale, combinée aux compétences du DHIS2, a favorisé une approche de développement agile, qui a permis la création et la modification de plateformes flexibles en fonction de l'évolution des besoins et des priorités. Cette flexibilité a permis au processus de collecte de données d'évoluer en fonction des besoins. Au fur et à mesure que le programme s'est développé et que l'intérêt des donateurs s'est accru, la collecte de données a pu s'étendre pour inclure le suivi de l'accès à l'eau, le lavage du visage et la propreté de l'environnement.

Les outils papier ont également évolué : à l'origine, les feuilles de papier étaient imprimées sur des documents recto et distribuées aux groupes d'action pour l'assainissement (GAA), mais au fur et à mesure que le programme évoluait, des carnets ont été imprimés pour permettre aux GAA de collecter leurs rapports mensuels et de les partager avec les champions des communautés (CC). Les carnets comprenaient des outils et des guides utiles à l'implémentation de l'ATPC dans leurs communautés sur les couvertures avant et arrière, ce qui a permis d'éviter la perte des enregistrements sur papier.

La sélection du matériel le plus approprié pour la collecte des données est un exemple clé de l'agilité qu'a favorisée l'approche de développement. Des smartphones ont été testés la première année sans résultat concluant en raison du faible niveau d'alphabétisation des CC et des coûts supplémentaires associés à des téléphones plus coûteux et plus fragiles. L'approche pilote a permis de modifier les stratégies d'achat et de formation afin d'utiliser des téléphones mobiles plus simples, et mieux adaptés à l'outil de collecte de données.

La stratégie de développement du CHIS s'est également fortement appuyée sur le pilier du CHIS qui met l'accent sur l'équilibre de la charge de déclaration des données. Collecter plus de données, travailler et apprendre davantage sont des habitudes dont on se débarrasse difficilement. Lorsque les parties prenantes apprennent qu'un programme a du succès, elles veulent y participer. Par conséquent, alléger la charge de déclaration des données des GAA et CC des villages permet de maintenir les incitations à la déclaration à un niveau bas, les taux de déclaration à un niveau élevé et les coûts de formation à un niveau bas. Cela s'est vérifié tout particulièrement lors du lancement du suivi de l'accès à l'eau. Les exigences initiales prévoyaient que les CC collectent 12 nouveaux éléments de données supplémentaires. Il a fallu des mois de négociations, un projet pilote et des révisions pour que la liste des nouveaux éléments de données reste raisonnable.

De par le passé, l'ATPC utilisait un système papier à Excel, ce qui obligeait les animateurs communautaires à collecter et à agréger des rapports manuscrits pour chaque groupe d'action pour l'assainissement (SAG) de village. Les techniciens en santé environnementale (TSE) collectaient les rapports papier agrégés auprès des animateurs communautaires et les transmettaient au niveau du district pour qu'ils soient saisis dans Microsoft Excel. Ces enregistrements Excel étaient ensuite soumis au niveau central pour être agrégés manuellement dans un fichier Excel principal à des fins d'analyse des données. Ce processus était source d'erreurs, très lent et n'offrait que des fonctions analytiques élémentaires.

Figure 6.9: Flux de données des rapports ATPC. Les groupes d'action pour l'assainissement (GAA) dans chaque village rapportent les données aux champions communautaires (CC). Les CC introduisent ensuite ces données dans le DHIS2 via des téléphones mobiles et les TSE supervisent les responsables des CC.

Le nouveau système décrit ci-dessus au niveau de la figure 3 a été conçu pour gérer les formulaires papier des GAA des villages contenant 14 éléments de données sur la construction des latrines. La charge de travail a été réduite car n'étaient communiquées que les données relatives à un ensemble d'indicateurs développés avec le MLGH pour les performances en matière d'assainissement au niveau des villages. Les CC ont reçu des téléphones portables avec une application Java qui leur permet de rapporter les données des GAA directement dans la base de données du DHIS2, ce qui réduit la répétition d'informations.

Développement des SOP (Procédures Opérationnelles Normalisées)¶

L'élaboration et l'application de protocoles solides ont également contribué à faire progresser le programme vers un succès durable. Ces protocoles (par exemple le protocole de visite de supervision, le protocole de surveillance, le protocole d'événement, le protocole de sortie et la liste de contrôle finale du SV) ont été développés en collaboration avec le MLGH, sur la base de l'amélioration des pratiques existantes et constituent le socle des activités menées par les agents de surveillance, les techniciens en santé environnementale et les chefs traditionnels pour une implémentation réussie.

Le protocole d'événement est un protocole clé qui a permis de garantir l'engagement du gouvernement à tous les niveaux du processus de déclaration des données. Ce protocole constitue une base pour le soutien à la transition du gouvernement, et pour chaque tâche importante, une approche structurée qui définit pour chaque événement : le responsable, le moment, le motif et l'objectif de l'événement. Dans le cadre du programme WASH, ces événements comprennent la mobilisation communautaire, la formation à la surveillance mobile, la collecte de données GAA, la collecte de données des CC, le retour d'information des TSE, le suivi du district, la vérification ODF, les réunions trimestrielles de quartier et les réunions trimestrielles sur le DWASHE.

Deux exemples sont donnés aux Figures 6.10 et 6.11 :

Mobilisation communautaire
Responsable	Chef et/ou sous-chefs
Périodicité	En cours
Objectif	Poursuivre la sensibilisation et le soutien apporté aux villages en faveur de l'assainissement total piloté par la communauté
Résultat	De plus en plus de latrines améliorées construites

La mobilisation communautaire pour l'ATPC comprend tout événement auquel participe un GAA, un CC, un TSE, un chef et/ou un sous-chef avec pour objectif de faire avancer l'agenda de l'ATPC au niveau des villages. Chaque mois, le GAA mobilise chaque ménage du village, remplit la fiche de collecte de données ATPC tout en vérifiant le niveau de construction des latrines tout en menant des sensibilisations.

Figure 6.10: Tableau illustrant la mobilisation communautaire.

Vérification ODF
Responsable	Agent de liaison ATPC de district
Périodicité	Lorsqu'un village revendique le statut ODF
Objectif	Vérifier si les villages sont exempts de défécation à l'air libre
Résultat	Une vérification est effectuée auprès des villages qui se déclarent ODF afin de confirmer s'ils le sont vraiment ou non

Ce processus permet de maintenir la qualité des données. Lorsque le point focal ATPC du district se connecte au DHIS, il/elle verra une notification sur le tableau de bord pour tous les villages qui revendiquent le statut ODF. La notification indiquera le nom du village, ce qui amenera le point focal ATPC du district à mobiliser l'équipe de vérification pour effectuer une visite de terrain dans le village.

Le TSE est chargé de coordonner une équipe de vérification, d'obtenir des fonds auprès du bureau du district et d'effectuer une vérification au niveau du village. Après la visite de vérification, le TSE rapporte ses conclusions via le formulaire de vérification ODF de l'application mobile DHIS2.

Une fois qu'un village a été inspecté pendant 3 mois, une équipe d'agents du district le visite ensuite pour effectuer un contrôle ponctuel. Les districts sont en mesure de suivre la progression de l'ODF grâce aux outils de visualisation du DHIS2.

Figure 6.11: Tableau illustrant la vérification ODF.

Ces protocoles renforcent les opérations et rationalisent les rapports en uniformisant les attentes pour tous les rôles et en fournissant aux personnes les outils nécessaires pour répondre à ces attentes.

Enseignements tirés¶

1. La gestion durable a été encouragée dès le lancement du programme, car les implémenteurs du programme ont travaillé en étroite collaboration avec le MLGH à tous les niveaux de la hiérarchie. Les visites de surveillance ont toujours intégré du personnel issu des collectivités locales.
2. Visualisation des données par des « agents de changement » clés : dans ce cas les chefs locaux et traditionnels renforcent le sentiment d'appropriation et la motivation. Ces agents de changement ont été outillés de sorte à comprendre les performance de leurs villages en matière de pratiques d'assainissement. Ils disposaient non seulement des données, mais l'autorité leur a aussi été accordée afin qu'ils puissent susciter des améliorations au niveau des villages.
3. Une documentation claire basée sur les PON est essentielle pour garantir un bon fonctionnement du système de même qu'une gestion efficace de toutes les parties.
4. La collaboration multiministérielle est importante. Dans ce cas, le ministère chargé des chefferies et affaires traditionnelles (MOCTA) et le MLGH ont travaillé ensemble pour s'assurer que les chefs et responsables traditionnels soient engagés en faveur de l'assainissement au niveau local. Ce fut un succès.

À l'avenir, l'un des objectifs sera de mieux relier les données du MLGH aux données du ministère de la Santé. Pour être plus précis, les données du MLGH (données d'intervention ATPC) sont actuellement saisies dans une instance du DHIS2, tandis que les données des résultats sanitaires (par exemple, l'incidence des maladies diarrhéiques) sont saisies dans une autre instance (ministère de la Santé). En reliant les deux systèmes, il sera plus facile de comprendre l'impact du programme ATPC sur les résultats sanitaires .

Étude de cas : Système d'information communautaire (CBIS) au Libéria¶

Politique et programmes nationaux de santé communautaire{ #the-national-community-health-policy-and-programs }¶

En 2015, la politique nationale sur les services de santé communautaire a été révisée afin de refléter pleinement les composantes de la santé communautaire contenues dans le plan national de santé. La politique nationale révisée sur les services de santé communautaire vise à renforcer le système de santé du Liberia de même que les services de santé qui ont été durement éprouvés par la crise de la maladie à virus Ebola (EVD). Elle vise également à assurer la sécurité sanitaire en réduisant les risques liés aux épidémies et autres menaces sanitaires, à accélérer les avancées vers une couverture sanitaire universelle en améliorant l'accès à des services de santé sûrs et de qualité et à réduire les inégalités d'accès aux centres de santé pour les populations les plus vulnérables du Liberia qui vivent dans des zones reculées.

Les services communautaires sont essentiels à la santé et au bien-être de ces communautés. De plus, la récente épidémie d'Ebola au Libéria et dans toute l'Afrique de l'Ouest a mis en évidence le rôle crucial que jouent les communautés pour répondre à leurs propres besoins en matière de santé et pour changer leurs propres comportements liés à la santé.

L'une des principales caractéristiques de cette politique révisée est la mise en place d'un nouveau cadre d'assistants en soins de santé communautaire (ASSC), qui sont sélectionnés au sein des communautés situées à plus d'une heure de marche (plus de 5 km) de l'établissement de santé le plus proche, et qui sont au service de ces communautés. Sur la base de critères bien définis, les ASSC sont sélectionnés par leurs communautés respectives pour suivre une formation intégrée et normalisée d'assistant de santé communautaire. Une fois la formation achevée avec succès, ils seront certifiés en tant que ASSC. Tout au long de la formation et après la certification, les ASSC seront encadrés pour fournir un ensemble de services intégrés et normalisés - comprenant des services curatifs, préventifs, de promotion, de réhabilitation et palliatifs, ainsi que des services de surveillance épidémiologique - aux ménages de leur communauté.

Vision des services de santé communautaire¶

Un système national coordonné de soins de santé communautaires dans lequel les ménages ont accès à des services vitaux et sont en mesure d'atténuer les risques potentiels pour la santé.

Chiffres clés de la structure du programme ASSC du Libéria{ #key-figures-in-liberias-cha-program-structure }¶

Communauté¶

Le comité de santé communautaire (CHC) est élu par la communauté avec des directives de l'établissement de santé qui dessert le milieu. Le CHC doit superviser et aider à la sélection des ASSC et fournir un soutien administratif aux activités lié à la santé dans la communauté. Le comité sera composé de 5 à 9 membres élus, selon la taille de la communauté. Il faudra veiller à ce qu'au moins 30 % des membres soient des femmes

La principale responsabilité du Comité de développement des établissements de santé (HFDC) est d'agir en tant qu'organe directeur pour tous les CHC des zones que desservent les établissements de santé. Le CHSS, en collaboration avec l'OIC, assurera le secrétariat du HFDC. Le HFDC doit se réunir tous les mois, afin d'assurer une connexion directe entre les membres de la communauté et l'équipe de santé du district (DHT)/l'équipe de santé du comté (CHT), ainsi que les représentants locaux et les organes de coordination du ministère de l'Intérieur.

Assistant en soins de santé communautaire (ASSC)¶

Les ASSC sont recrutés par la communauté, formés et supervisés par le système de santé formel (établissement) pour fournir un ensemble de prestations intégrés et normalisées, qui comprend des services préventifs, curatifs, promotionnels, de réadaptation et palliatifs, de même qu'une surveillance épidémiologique pour les ménages situés à plus d'un une heure de marche (>5km) de l'établissement de santé le plus proche. Les ASSC seront chargés de l'enregistrement des informations sur les individus de chaque ménage lors des visites et des prestation de services. Ces données sont consignées dans un rapport de service mensuel agrégé et envoyé à l'établissement chaque fin de mois.

Profil des ASSC

• Résident permanent de la communauté dans laquelle il opère et âgé de 18 à 50 ans
• Impliqué dans des projets communautaires de par le passé, digne de confiance et respecté
• Capable de lire, d'écrire et de faire des calculs (addition, soustraction et multiplication)
• Bon mobilisateur et communicateur qui parle couramment le dialecte du village

Superviseur des services de santé communautaire (CHSS)¶

Le superviseur des services de santé communautaire (CHSS) est un professionnel formé en clinique et affecté à un établissement de santé pour superviser les ASSC. Le CHSS assure la supervision sur le terrain des ASSC qui travaillent dans des communautés éloignées de l'établissement de santé. Un CHSS supervise jusqu'à 10 ASSC et est chargé de la gestion du système CBIS. Il est le premier interlocuteur des ASSC au niveau des établissements, assure l'encadrement et la supervision clinique des ASSC, assure la logistique (formulaires par exemple), collecte les données auprès des ASSC et les transmet à l'établissement concerné.

Agent Responsable (OIC) de l'Etablissement¶

L'OCI coordonne toutes les activités liées à la santé dans toutes les communautés desservies par chaque établissement de santé. Il/elle est chargé(e) de superviser le CHSS et de fournir des retours d'informations au comité de développement des établissements de santé (HFDC) dont il/elle assure le secrétariat.

Point Focal des Services de Santé Communautaires (CHFP)¶

Le département de santé communautaire de chaque CHT est chargé d'intégrer toutes les activités liées à santé au sein des communautés dans le plan opérationnel de son comté. L'agent de liaison des services de santé communautaires (CHFP), désignée par le CHT, travaille sous la supervision du Directeur du Département de Santé Communautaire (CHDD) pour coordonner toutes les activités de santé communautaire dans le comté. Il / elle travaille avec les équipes de santé de district et les établissements pour l'implémentation des programmes de santé communautaire.

Le CBIS¶

Pendant l'épidémie d'Ebola, il est devenu évident que la fragmentation du système d'information sanitaire actuel ne permettait pas de disposer de la "bonne information au bon moment et au bon endroit". De nombreux sous-systèmes du SIS n'étaient pas interconnectés et les parties prenantes manquaient de coordination, ce qui a accentué la fragmentation, à cause de la mise en place de systèmes d'information distincts. Après la crise Ebola, le ministère de la santé du Liberia a reconnu que le renforcement du système national d'information sanitaire et du système de suivi et d'évaluation (S&E) était l'une des priorités du plan d'investissement.

En 2016, lors du lancement du programme national d'assistants en soins de santé communautaire (ASSC), le besoin d'un CHIS s'est fait sentir. Avec le soutien des partenaires au développement, le ministère de la Santé a développé un système d'information communautaire (CBIS) complet en tant que sous-système du SIS. Ces partenaires ont formé un sous-groupe de suivi et d'évaluation, qui a contribué à l'élaboration du système et à la mise au point d'outils permettant de recueillir des informations sur le programme d'ASSC.

Le CBIS relie les services de santé communautaire au système de santé national, le niveau le plus bas où le service est fourni. Le ministère de la santé accorde une grande importance aux services préventifs, curatifs, de sensibilisation, etc. fournis par les ASSC.

Des formulaires et registres de collecte de données ont été développés et intégrés au système du DHIS2. Les efforts futurs seront orientés vers l'intégration du CBHIS, du LMIS et du HRIS pour améliorer la gestion des services de santé communautaire, améliorer l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement et réduire les ruptures de stock.

Offre de Prestation de Services et Sources de Données¶

Le ministère, avec le soutien de partenaires de développement, a mis au point un ensemble de services intégrés pour le programme d'assistants de santé communautaire (ASSC), en utilisant des offres modulaires. Les services offerts par l'ASSC sont axés sur la prévention des maladies, la surveillance, la santé reproductive, maternelle, néonatale et infantile, y compris la gestion intégrée des cas au niveau communautaire, et son approche principale est la mobilisation communautaire, l'éducation sanitaire et la promotion de la santé. L'objectif est d'aider les habitants à prendre conscience de leur responsabilité dans la gestion des questions de santé ; les communautés sont en mesure de créer des structures et d'identifier et de rassembler les ressources nécessaires à la santé.

Flux de données au Libéria¶

Pour chacun de ces domaines de prestation de services basés sur des modules, des outils de collecte de données ont été développés. Chaque mois, chacun de ces outils spécifiques sera agrégé dans le rapport de service mensuel au niveau de l'assistant de santé communautaire (ASSC) et au niveau du superviseur des services de santé communautaire (CHSS). Les graphiques illustrent ce processus.

Calendrier des rapports¶

Utilisation des Données¶

Le CBIS a été conçu pour être un système flexible et rationnel, garantissant ainsi une saisie décentralisée des données et une utilisation locale.

Utilisation des données au niveau des ASSC¶

Une fois remplis, les formulaires de données (registres) sont conservés dans la communauté, le but étant de conserver un enregistrement précis dans la communauté où travaille l'ASSC. L'ASSC regroupe les registres dans son rapport de service mensuel. Ce rapport est réalisé par communauté et peut être saisi dans DHIS-2 pour afficher les indicateurs au niveau communautaire. Par exemple, le rapport de service mensuel de l'ASSC peut être utilisé dans DHIS-2 pour montrer un pic de cas de paludisme chez les enfants de moins de cinq ans dans une zone donnée.

Utilisation des données au niveau du CHSS (établissement)¶

Chaque CHSS est chargé d'analyser les formulaires des ASSC afin de prendre des décisions éclairées et effectuer une supervision corrective ciblée en fonction des résultats. Par exemple : si le nombre de patients traités pour cause de paludisme est bien inférieur au nombre de patients traités pour cause de paludisme, le CHSS peut montrer l'importance des visites de routine et de l'éducation communautaire sur le paludisme à l'ASSC. Ou si le nombre d'accouchements à domicile est élevé par rapport au nombre d'accouchements dans les établissements de santé, le CHSS peut conseiller l'ASSC d'encourager les accouchements dans les établissements de santé.

Le rapport de service mensuel du CHSS montre les indicateurs agrégés de tous les ASSC au niveau des établissements de santé. Ils utilisent ces données pour déterminer le statut des communautés que desservent les établissements de santé. Par exemple, tout décès maternel dans une zone où opère le CHSS fait l'objet d'une enquête.

Utilisation des Données au niveau Régional¶

L'agent de suivi et d'évaluation (S&E) est chargé de fournir des informations à tous ses supérieurs hiérarchiques, aux superviseurs de programmes et autres parties prenantes du comté. Les données du CBIS doivent être analysées et utilisées lors des réunions de coordination et autres réunions liées à la gestion des programmes. Par exemple, l'agent de S&E peut fournir des données ou aider les parties prenantes à comprendre les données du programme ASSC telles que le nombre élevé de cas de diarrhée dans certains établissements.

Utilisation des Données au niveau Central¶

Le CBIS au niveau central renforce les capacités des équipes de comté, en formant le personnel de S&E des comtés sur la création et la gestion des rapports. Il analyse les données pour résoudre d'éventuels problèmes et élaborer des stratégies pour les programmes. Les données et les rapports doivent être accessibles au niveau du ministère de la Santé et des partenaires pour être utilisés lors des prises de décision à tous les niveaux du système de santé.

[2] "Paris Declaration on Aid Effectiveness: Ownership Harmonization, Alignment, Results and Mutual Accountability," in The Paris Declaration on Aid Effectiveness and the Accra Agenda for Action (Paris: Organization for Economic Co-operation and Development, n.d.), 4--13, [http://www.oecd.org/dac/effectiveness/34428351.pdf]{.ul}.