Déploiement¶

À ce stade, vous devez être en mesure de déployer les appareils et l'application auprès de vos utilisateurs finaux. Vous devrez alors préparer et coordonner la mise en service, et décider si vous conserverez des systèmes parallèles au cas où vous utiliseriez d'autres applications ou si vous les remplacerez directement. En ce qui concerne les processus papier et manuels, vous devrez également décider si vous souhaitez les éliminer, les reproduire ou en conserver un doublon. Assurez-vous de choisir judicieusement le moment de mise en service. Choisissez un moment où les équipes seront disponibles pour consacrer le temps et les efforts supplémentaires nécessaires pour s'adapter à l'utilisation de la nouvelle application et assurez-vous également qu'une assistance supplémentaire sera disponible pendant les phases initiales.

Vous trouverez ci-dessous des recommandations relatives à cette phase de mise en œuvre tirées du document DHIS 2 Community Health Information System Guidelines élaboré par l'Université d'Oslo.

Les utilisateurs finaux de la nouvelle application devraient disposer d'un seul point d'appui. Idéalement, leur superviseur peut leur fournir ce soutien. Étant donné que les utilisateurs connaissent bien leur superviseur et bénéficient d'un soutien par rapport à d'autres questions, le soutien de l'application par les superviseurs constitue alors un avantage.

Vous avez peut-être déjà mis en place un système de soutien à plusieurs niveaux pour le DHIS 2 basé sur le web et vous pouvez peut-être l'utiliser pour assurer également le soutien de l'application. Le système à plusieurs niveaux implique que les questions simples peuvent être traitées par des superviseurs de niveau inférieur et que les questions plus difficiles ou complexes sont traitées par des superviseurs de niveau supérieur jusqu'à ce qu'elles soient traitées par une personne capable de les traiter. La grande majorité des questions nécessitant une assistance seront des questions simples qui devraient pouvoir être traitées par le premier niveau d'assistance. Ce premier niveau est souvent celui des superviseurs directs de l'utilisateur. Ce niveau devrait être en mesure de traiter les problèmes matériels et logiciels simples. Si les superviseurs ne peuvent pas résoudre le problème, il faudra alors le faire remonter à un niveau supérieur. Les demandes du deuxième niveau sont souvent traitées par les responsables des systèmes d'information au niveau du district ou au niveau infranational, lesquels sont formés pour gérer les problèmes liés à la configuration du système et tous les problèmes avancés concernant l'interface utilisateur, les importations et les exportations de données. Les demandes de niveau trois sont généralement traitées par les personnes chargées de l'assistance informatique au niveau central. Ils doivent être en mesure de répondre à toute demande de maintenance en aval.

Les niveaux de soutien peuvent varier en fonction de la complexité et de la taille de votre projet. Quel que soit le nombre de niveaux, il est indispensable que les demandes de soutien soient soumises par n'importe quel utilisateur directement par le web, par téléphone ou par courrier électronique. Une fois qu'une demande de soutien est envoyée à l'équipe technique, celle-ci doit accuser réception de la demande dans un bref délai, par exemple 12 heures (2).

Vous devriez maintenant avoir un plan de suivi des appareils que vous confiez à vos équipes. Voici quelques bonnes pratiques que vous pourriez adopter dans le cadre du suivi des appareils (2) :

• Numérotez chaque boîte de téléphone (tablette) et faites deux copies du contrat de téléphonie (c'est-à-dire #1 sur une boîte et sur les deux formulaires de contrat) et remettez les deux à un superviseur de l'agent de santé communautaire qui remplira les formulaires en fonction des détails de ce téléphone.
• Veillez à ce que les téléphones et les boîtes ne soient pas confondus.
• Rassemblez les formulaires d'engagement, faites signer et cacheter les deux exemplaires par un conseil. Un exemplaire sera conservé par le district, et l'autre sera renvoyé au partenaire et conservé dans le classeur du bureau du district.
• Utilisez un générateur de code QR pour générer un code QR avec les informations du téléphone (numéro, ACS, numéro de SIM, quartier, etc.). Vous pouvez ensuite imprimer ce code QR sur une étiquette autocollante résistante et l'appliquer à l'arrière du téléphone ou à l'intérieur du téléphone dans le compartiment de la batterie.
• Si vous fournissez des cartes SIM avec des téléphones, indiquez la carte SIM et le téléphone correspondants.
• Pour éviter toute tentative d'altération de la carte SIM fournie avec le téléphone, collez la carte SIM dans le téléphone en la plaçant dans le téléphone et en appliquant de la colle à l'arrière.

Vous devriez également vous pencher sur la question de la Propriété et de l'Utilisation des appareils. Il est important de clarifier la "propriété" des appareils (téléphones, tables, etc.) au moment même où vous les remettez aux utilisateurs, ainsi que les responsabilités en matière d'entretien, de maintenance et de perte. La confusion règne souvent lorsqu'il s'agit de savoir si l'appareil appartient à l'institution ou à l'individu, et quelles sont les responsabilités respectives. Cependant, si les utilisateurs finaux sont censés utiliser des appareils personnels, il est d'autant plus important de clarifier les questions relatives au coût du temps de connexion/données ainsi que le mécanisme de remboursement (2).