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Implementación del tracker

¿Está preparado mi proyecto para implementar Tracker?

Preguntas de preparación y consideraciones clave

Esta sección tiene como objetivo describir algunas de las condiciones claves del contexto que deben comprenderse correctamente antes de proceder con una implementación de Tracker. Debido a que muchos de los países que empezaron a adoptar Tracker ya utilizan DHIS2 para el HMIS nacional u otros fines de agregación, es importante resaltar algunas de las diferencias fundamentales entre los sistemas de agregación y de Tracker de DHIS2 con el fin de planificar adecuadamente los cambios que pueden ser necesarios en torno a la implementación y administración.

Los programas de Tracker a menudo amplían el alcance del sistema de información, extendiéndolo a los usuarios que anteriormente no usaban ningún tipo de sistema de información electrónico. Intrínsecamente, los datos individuales requieren consideraciones adicionales sobre la privacidad y seguridad de los datos. Estos dos factores implican que las implementaciones de Tracker generalmente requieran:

  • esfuerzos de capacitación a mayor escala entre planteles de trabajadores que también pueden tener altas tasas de rotación;
  • mayor énfasis en la aceptación del usuario y la búsqueda de correspondencias con prácticas de trabajo existentes;
  • hardware adicional para la captura de datos, incluida la gestión de ese hardware a lo largo del tiempo;
  • cobertura de red fiable o estrategias para abordar la conectividad intermitente;
  • mayor conciencia de la privacidad y seguridad, así como capacidad para estas; y
  • mayor capacidad para la asistencia de tecnología de la información que pueda resolver problemas para una base de usuarios mucho más numerosa y distribuida en un área geográfica más grande.

Estas y otras recomendaciones se analizarán con mayor profundidad en las secciones a continuación. La siguiente serie de preguntas puede ser útil al evaluar inicialmente la preparación para una nueva implementación de Tracker. En particular, si su caso de uso implica la recopilación de datos de identificación personal (relacionados con la salud o no), debe revisar y reflexionar sobre las siguientes preguntas antes de comenzar.

  • Is there political and institutional will to undertake implementation of point-of-service individual-level large-scale data collection?

  • ¿Es factible proporcionar un sistema para hacer una verdadera recopilación de datos en el lugar de asistencia sin generar una carga de documentación adicional a los profesionales sanitarios?

  • What is the added value and meaningful use of patient-level data in this context? What are the specific questions that only this data can answer?

  • ¿Cómo utilizarán los datos los profesionales sanitarios, gerentes y personas responsables de formular políticas a la hora de tomar decisiones sustanciales?

  • ¿Hay leyes o normas que se apliquen a la recopilación, el almacenamiento y el uso de datos de identificación persona y a nivel individual? Alternativamente, ¿hay mecanismos para asegurarse de que tales leyes se aplicarán en el futuro cercano?

  • ¿Hay financiamiento, capacidad humana y recursos suficientes y sostenidos para el diseño, la implementación (informática e internet), la capacitación, el mantenimiento, la gestión de datos y el monitoreo del sistema?

  • ¿Hay alguna manera de identificar de manera única a los clientes en el entorno del sistema sanitario?

  • ¿Cómo se recopilan y distribuyen actualmente los registros de pacientes identificables en papel?

  • ¿Hay directrices o intervenciones clínicas, o al menos alguna forma de orientación para la práctica clínica? ¿Hay una lista de elementos de informes en el HMIS y sus definiciones detalladas?

  • ¿Cómo se recopilan, gestionan y comparten actualmente los datos a nivel del centro sanitario y del paciente dentro del sistema sanitario?

References:

  1. Lista de verificación de mERA: https://www.bmj.com/content/352/bmj.i1174
  2. Principios del desarrollo digital
  3. Informática de salud pública: una perspectiva de países en desarrollo: https://global.oup.com/academic/product/public-health-informatics-9780198758778?cc=ps&lang=en&

Consideraciones generales

Asistencia y compromiso institucional

Asegúrese de que haya asistencia y compromiso institucional desde el inicio de su proyecto para generar un compromiso a largo plazo. Un proyecto de tracker vincula estrechamente la práctica laboral y la gestión de datos, y requerirá tiempo, atención y recursos. Así como tendrá consecuencias positivas para las prácticas laborales en el terreno si se lleva a cabo de manera correcta, tendrá consecuencias negativas si se lleva a cabo de manera deficiente. Por lo tanto, es esencial que el proyecto cuente con una sólida asistencia de las principales partes interesadas, como los gerentes de programas, las unidades de tecnología de la información, los jefes de departamento, etcétera. Desde el inicio, un grupo de trabajo diverso de las principales partes interesadas ​​y usuarios deberá participar en el diseño de objetivos y alcance del sistema, y ​​estará facultado para tomar decisiones tales como reemplazar algunos niveles de informes en papel o adaptar los procesos de supervisión para responder a los nuevos indicadores clave de rendimiento que son posibles gracias a la captura y análisis de datos a nivel individual.

Identify the division/department within the health organization of interest (such as Ministry of Health, public health institute, etc) with sustainable growth potential for housing a long-term core administrative development team. Engage relevant departments that should be involved, such as those working with data collection and management and IT, as well as health policy makers and implementers who can provide input on the workflows of health workers. Obtain agreement that the working group is not meant to dissolve at the end of scale-up, but rather should transform to the long term administrators and system managers.

Before committing to a large scale Tracker project, consider the funding landscape for the large and long term investments required for sustainability, particularly with device procurement, ongoing network costs, and training, both at the outset of the project, and routine training over time for new users. Are the goals and resource allocations from the funding mechanisms aligned with the group responsible for implementing tracker? Will the introduction of Tracker replace costs in other areas, such as printing reporting forms, that can be reprogrammed once the system is adopted and running well?

Considere cómo Tracker podría afectar y potencialmente aportar mejoras a todos los niveles y no solo a los usuarios finales. Por ejemplo, un programa de Tracker que coincida con el flujo de trabajo clínico para el tratamiento antirretroviral podría diseñarse para aportar beneficios a la persona en tratamiento a través de recordatorios de citas y una historia clínica compartida entre los sitios para el TAR. Por otro lado, podría aportar beneficios al profesional sanitario al automatizar algunos aspectos de sus informes y proporcionar asistencia en la toma de decisiones. También podría aportar beneficios al supervisor al proporcionar información concreta sobre el desempeño y los desafíos en función de los datos; además, podría aportar beneficios a los gerentes de programas no solo al sumar datos en tiempo real, sino también al introducir nuevos tipos de indicadores, como los basados ​​en la puntualidad o la calidad, debido a las oportunidades que presentan los datos a nivel individual.

Diseñar con estos resultados como objetivo no solo mejora en gran medida el valor del sistema, sino que ayuda a asegurar la captación y satisfacción del usuario, y puede aportar mejoras significativas en la prestación de asistencia sanitaria. Este tipo de características también pueden ayudar a asegurar el compromiso de los donantes y el financiamiento mediante donaciones cruzadas, ya que el sistema puede satisfacer múltiples objetivos.

References:

Financiamiento;

Asegúrese de contar con una financiación sostenible para el desarrollo, la implementación, la capacitación y la asistencia continua con el fin de perdurar todo el ciclo de vida de los proyectos de Tracker. La implementación de un projecto de tracker requiere financiación en las siguientes etapas:

  • Desarrollo y recopilación de requisitos;
  • Capacitación del equipo central de TI, el personal administrativo y los gerentes de programa, en particular si solo están familiarizados con los informes de agregación;
  • Compra y reemplazo de dispositivos y soluciones de respaldo (dispositivos alternativos y papel);
  • Implementación o ampliación;
  • End user training, including per diem and workers salariesmake sure
  • Costos de conectividad (internet) y mensajes de texto, e inversiones que Tracker puede requerir en la infraestructura para mantenerse vigente;
  • Asistencia de tecnología de la información a nivel del usuario final;
  • Alojamiento;
  • Evaluación y mantenimiento constantes del programa de Tracker; y
  • Capacitación(es) de actualización.

La experiencia con implementaciones de Tracker existentes indica que la iniciación e implementación de proyectos de Tracker representan la etapa que más recursos demanda. Un programa complejo de Tracker que modela los flujos de trabajo clínicos y reemplaza los informes en papel puede demorar un año en diseñarse y en obtener el compromiso y la asistencia adecuados. Las capacitaciones nacionales de miles de usuarios requieren muchos recursos. Proporcionar nuevo hardware, como dispositivos Android o computadoras portátiles, implican una inversión significativa. Además, es necesario contar con mayores presupuestos a la hora de contratar y capacitar personal adicional en la unidad de tecnología de la información para gestionar un gran aumento en la cantidad de usuarios.

A medida que pasa el tiempo, los mayores costos están relacionados con las capacitaciones de actualización y la asistencia continua al usuario. Para asegurar una implementación de Tracker que sea sostenible, es esencial que se garantice la financiación no solo para la ampliación, sino también para cubrir los costos de rutina en el futuro. Por lo general, los proyectos no son sostenibles cuando se asignan fondos insuficientes a un equipo de tecnología de la información con suficiente personal o a capacitaciones de actualización y mantenimiento continuos.

Los costos asociados con la introducción de sistemas individuales pueden compensarse de alguna manera mediante procesos mejorados: las reducciones en los presupuestos para imprimir y transportar formularios en papel, la adhesión más considerable a directrices y mecanismos de referencia, etcétera. Dicho esto, digitalizar los procesos de trabajo actuales es una inversión a largo plazo, por lo que es necesario hacer planes desde el principio para ver dichos proyectos como un cambio en la práctica habitual, que requiere asistencia continua.

References:

Legislación y políticas;

Antes de implementar Tracker, es importante revisar la legislación y las políticas relevantes de privacidad y gestión de datos a nivel local, nacional e internacional. La recopilación de datos individuales es categóricamente diferente de los datos agregados y requiere más atención a la privacidad y seguridad. En ausencia de políticas nacionales claras, se deben desarrollar y acordar directrices —tanto técnicas como administrativas— en cuanto a la seguridad y confidencialidad de los datos. Las prácticas adecuadas que deben ser claras y documentadas incluyen abarcan desde el acceso a los datos hasta los requisitos de alojamiento y la práctica del usuario.

Muchos tipos de datos de salud individuales pueden resultar en graves consecuencias si la privacidad no está protegida. Por ejemplo, en países donde es ilegal o culturalmente inaceptable ser una mujer embarazada soltera, una violación de esta información podría provocar daños para el individuo y la familia. Si el cliente no está seguro de que sus datos estarán protegidos adecuadamente, es posible que no se disponga a hablar sobre sus problemas de salud con el profesional sanitario, lo que reduce la calidad del tratamiento. Los datos de identificación personal se pueden extraer con fines políticos o para identificar individuos en grupos sistemáticamente marginados.

Hay varias áreas específicas que deben revisarse durante la etapa de planificación de una implementación de Tracker. Según lo mencionado en el Kit de herramientas sobre el análisis de situación de registros electrónicos, hay cinco áreas en las que es necesario concentrarse:

  1. la comprensión del contexto jurídico;
  2. la gobernanza existente en torno a los registros de salud;
  3. las directrices, la legislación y las prácticas actuales asociadas con la recopilación y el almacenamiento de datos;
  4. los requisitos de supervisión e informes; y
  5. las consecuencias potenciales y existentes tanto a nivel ético como social.

Las políticas pueden ser drásticamente diferentes entre países, y es extremadamente importante evaluarlas a nivel local al comienzo de cada proyecto de Tracker. También es fundamental obtener asistencia local para las políticas de privacidad. La experiencia ha demostrado que, sin el compromiso local, incluso un documento legal bien elaborado y desarrollado externamente puede desestimarse y no aplicarse debido a que las organizaciones locales no participaron en su desarrollo y no fue traducido al idioma local. Una implementación de Tracker debe considerar al usuario final en todos los aspectos, incluidas la legislación y las políticas.

Los datos a nivel individual tienen un valor significativo para las investigaciones y análisis futuros, mucho después de su recopilación. Un artículo del IMIA Yearbook of Medical Informatics de 2018 muestra que la cantidad de solicitudes de acceso a historias clínicas está en aumento. Para ayudar a asegurar la gestión adecuada de los datos confidenciales en el futuro, se debería considerar el establecimiento de procedimientos para los acuerdos de intercambio de datos en caso de que aún no estén estipulados a nivel local. Esto ayudará a mantener un enfoque sistemático y justo a las solicitudes de información y su uso, ya sea de una organización de investigación, un donante u otra parte interesada. En situaciones donde la orientación es inexistente o limitada, se recomienda abordar las inquietudes descritas en el Kit de herramientas sobre la gobernanza de registros electrónicos y obtener el compromiso gubernamental correspondiente para las políticas de rutina con respecto al intercambio de datos y acceso a estos.

La planificación adecuada del proyecto requerirá tiempo y recursos al momento de identificar políticas, procedimientos y protocolos esenciales para la privacidad y la seguridad. El Kit de herramientas sobre la gobernanza de registros electrónicos proporciona orientación práctica sobre cómo avanzar en estos pasos. Una revisión exhaustiva con las partes interesadas locales sobre qué datos se recopilarán y cómo se podrían utilizar incorrectamente puede ayudar a impulsar el proceso. También es importante establecer un período de tiempo para revisar su plan de privacidad nuevamente ya que las políticas cambian con el tiempo. Mantenerse al día en cuanto a estos cambios será de utilidad para planificar mejor a la hora de explorar el desarrollo, la implementación y el mantenimiento de Tracker.

Puede consultar detalles particulares sobre las características de privacidad del software de Tracker y la guía para la configuración correspondiente en las Guías de implementación y del usuario de DHIS2.

References:

Capacidad y competencia; e

Debido al mayor alcance de Tracker, tanto en términos de usuarios como de asistencia de tecnología de la información, es importante evaluar y asegurar una capacidad suficiente y una competencia relevante para planificar, diseñar, desarrollar, respaldar y usar el programa de Tracker. Según la capacidad de los usuarios previstos y su acceso al hardware y la red correspondientes, es posible que haya áreas en el país donde Tracker sea aplicable, así como otras donde no lo sea. En muchos casos, es beneficioso implementar Tracker en etapas en lugar de intentar introducirlo como un sistema de rutina en áreas que no están preparadas o con usuarios que tampoco lo están. A fines de orientar la ampliación y el alcance del sistema como corresponde, se debe realizar una evaluación antes de desarrollar el plan de implementación.

El grupo de trabajo de las principales partes interesadas descrito en la sección sobre Asistencia y compromiso institucional debe participar desde el principio para evaluar a qué plantel de usuarios se dirigirá el sistema, determinar qué departamento será responsable de la asistencia a largo plazo, quiénes tendrán la tarea de proporcionar capacitación, tanto inicialmente como a lo largo del tiempo, etcétera.

Es posible que se requiera capacitación adicional para la unidad de tecnología de la información, lo que aumenta su capacidad para gestionar adecuadamente los datos de identificación personal o proporcionar asistencia en cuanto a cualquier hardware nuevo.

Las herramientas y los paneles configurados en Tracker deben diseñarse con los usuarios previstos para asegurar su adecuación y aceptación.

Las capacitaciones para usuarios pueden requerir no solo planes de estudio específicos para el sistema, sino también capacitación general sobre el uso, el mantenimiento y la solución de problemas de hardware y acceso a la red. Con el fin de abordar una mayor cantidad de necesidades de usuarios independientemente del equipo central, se deben desarrollar y establecer ayudas de trabajo simples, así como acceso a asistencia de tecnología de la información de primer nivel.

References and Resources:

Infrastructura.

Es importante asegurar una infraestructura adecuada y suficiente, que en el caso de Tracker puede ser diferente a la de otros sistemas digitales existentes. Hay tres grupos de infraestructura necesaria:

Electricidad y red En áreas donde la red es estable, es adecuado usar Tracker mediante el navegador de una computadora portátil o de escritorio. Los datos del cliente del navegador se envían instantáneamente al servidor, sin almacenamiento local más allá de la memoria caché del navegador. Esto asegura la fidelidad de los datos y aprovecha la potencia de la computación del lado del servidor. En áreas de conectividad baja o intermitente, se requiere el uso de la aplicación para Android de DHIS2, ya que crea una copia local de la base de datos y permite al usuario continuar trabajando sin una conexión directa al servidor central. Los proyectos basados ​​en Android traen requisitos adicionales con respecto al acceso a la electricidad para realizar cargas, costos relacionados tanto con el uso de datos como con los mensajes de texto, etcétera. Consulte las Directrices sobre la implementación de la aplicación para Android de DHIS2 para obtener más información.

Servidores y alojamiento Con el aumento en la cantidad de usuarios, la solución de alojamiento existente para la agregación de DHIS2 tal vez no sea la adecuada, y las implementaciones basadas en Android exigen aún más a los recursos del servidor. Mientras que con los sistemas de informes mensuales a veces es aceptable esperar opciones de alojamiento de bajo rendimiento, los programas de Tracker que respaldan procesos de trabajo diarios o flujos de trabajo clínicos requieren tiempo de actividad constante y asistencia de tecnología de la información expeditiva en el caso de que surjan problemas. Es especialmente importante establecer una copia de seguridad de rutina de los datos de Tracker en un sitio separado, de modo que la pérdida de datos esenciales en el servidor primario pueda reponerse rápidamente. Realice una evaluación de los enfoques de alojamiento actuales, incluidos el hardware y los recursos humanos disponibles, para desarrollar un enfoque para su implementación de Tracker. A fines de asegurar mayor seguridad, se recomienda que los programas de Tracker que contengan datos de identificación personal se alojen en un entorno separado del sistema de agregación. Aunque muchos países actualmente albergan instalaciones locales de DHIS2, vale la pena considerar una opción de alojamiento basado en la nube para los programas de Tracker, donde el hardware y la asistencia técnica estándares de la industria pueden garantizarse con el tiempo.

Hardware para usuarios finales Debido a la adopción a gran escala de proyectos de salud digitales, es posible que el hardware existente que está disponible para usuarios específicos sea suficiente para una nueva implementación de Tracker. Se debe realizar una evaluación para revisar la disponibilidad de computadoras y dispositivos Android, y determinar dónde se puede necesitar hardware adicional. Se deben establecer acuerdos a largo plazo para el mantenimiento y el reemplazo del hardware a fin de asegurar la sostenibilidad del sistema de Tracker más allá de la vida útil del hardware adquirido originalmente.

Consideraciones de seguridad

Security is primarily about people. The people who are the subjects of data collected; the people who use the data; the people who are responsible for implementing technical measures; and the people whose responsibility it is to manage the security of the particular tracker project.

It is not sufficient to assume that technical implementers will have made a best effort to make the system as secure as possible. In order to meet any level of regulatory compliance and avoid legal hazard it is usually necessary to be able to demonstrate that reasonable steps have been taken to secure the system. At a minimum this implies that:

  1. There is a role defined in the organisation whose responsibility it is to be concerned with security related issues. This might be a chief security officer, a data protection officer or some other designation. The important thing is that there is an individual whose job it is to be concerned about, and to be accountable for addressing, security considerations. Ideally this is not a technical role, but one closer to senior management.
  2. There should be some documented security plan around the tracker program. This is sometimes referred to as a security posture. It should indicate the principles that are important to the organisation and the processes which are in place to identify, monitor and mitigate risk on an ongoing basis and various. The security plan can include other processes such as acceptable use policies (for employees); Non-Disclosure Agreements (for contracters); access policies; backup and disaster recovery plans; minimum standards for software deployment and configuration etc.

In some organisations the role of security officer is already established and well defined. In many others it is an evolving need which manifests itself in an environment characterised by the absence of strong regulation, weak IT institutions and management structures, and a lack of appropriate training. There are existing standards and methodologies which can be useful in shaping such a role, such as the ISO27000 series (including useful free online material and templates). It is not an item frequently seen on funding and budget proposals, but security management training might well be one of the more important items to consider and budget for.

Una lista no exhaustiva de tareas de alta prioridad por considerar: 1. Make sure the software setup is technically strong, documented and preferably automated. There are various strategies that can satisfy security concerns, some of which are documented in the DHIS2 Installation Guide. For system administrators, attending server academy is a good way of meeting peers and exchanging ideas. Also interact with the server admin community via the community of practice. There is also telegram group of DHIS2 system administrators, which can be a useful way to ask and answer questions. (to join, email Lamin - laminbjawara@gmail.com ). 2. make sure you have a team (at least 2) of sysadmins that are responsible for the daily maintenance of the system. Depending on a single person in this role is one of the biggest identified risks in many implementations. 3. Como se mencionó anteriormente, alguien DEBE ser responsable de la seguridad. Ese rol deberá: - report directly to management - gestionar el riesgo general (el registro de riesgos estará a su disposición); - asegurarse de que los administradores de sistemas hagan su trabajo; y - be aware of local law, constraints and SOPs regarding data handling and privacy. In their absence, or where they are inadequate, develop and maintain good practice guidelines locally. 4. Ensure that there is a backup plan, including off site, which is regularly tested. Straightforward unrecoverable data loss has been the single most common security problem countries. 5. DHIS2 Tracker systems should be audited regularly. This can be officially conducted by an auditor general; peer-to-peer within the DHIS2 community; or by engaging the services of an external auditor. Audits are the best way to ensure that systems remain aligned with secuirty policies.