Planning your Tracker Implementation¶

El fin de esta sección es proporcionar una visión general de alto nivel de las consideraciones que conducirán al éxito en su implementación de Tracker, agrupadas por tema y con enlaces a herramientas específicas.

Esta sección cubrirá los siguientes aspectos:

1. Defining purpose, aim and scope
2. Escala;
3. Design and Configuration process
4. Entrada de datos en tiempo real vs. entrada de datos secundaria;
5. Versión móvil vs. versión web;
6. Establecimiento de un equipo central;
7. Alojamiento;
8. Capacitación; e
9. Implementación.

DEFINE PURPOSE, AIM AND SCOPE¶

Un fin claro y objetivos bien definidos son la clave para establecer una comprensión común del alcance y las limitaciones del proyecto, así como para comunicar el proceso de desarrollo y ejecución de un programa de Tracker tanto de manera interna como externa.

• Defina los fines primarios y secundarios del programa de Tracker.
• Identifique las entidades rastreadas, el alcance de la recopilación de datos y los planteles de salud que participan en la recopilación de datos.
• Determine cómo identificar de manera única a los miembros de la población objetivo (por ejemplo, el uso de números de identificación únicos o una combinación de atributos).
• Aclare las expectativas iniciales al equipo central, así como a otras partes interesadas ​​y usuarios del sistema.
• Proponga ideas y discuta temas clave y áreas de interés que se abordarán durante la etapa de desarrollo.
• Prepárese para llevar a cabo una etapa de desarrollo: Desarrolle una línea de tiempo e incorpore planes de contingencia para eventos inesperados que incurran en retrasos. Comunique problemas anticipados y discuta cómo mitigarlos.

Determinación de escala¶

Because individual-level data systems (i.e. Tracker) are aimed at the lowest levels of a system, Tracker programs can dramatically increase the number of users, hardware/devices, technical resources and organisational support required to implement and maintain the system. Countries often have limited personnel that are qualified to manage deployments and there are significant costs associated with the work.

Scale can refer to several dimensions: programmatic scale, functional scale or geographic scale, to mention a few.

Scaling geographically can thus take time and resources. There are different strategies to achieving geographical scale i.e. cover one region completely or start “small” in several regions at the same time and scale at a slightly slower pace in parallel.

As implementations scale, a snowball effect tends to take place. When you start scaling things will happen faster; the number of users can increase exponentially, which requires more people and stronger support mechanisms. Hence, planners can ensure that support teams are equipped to handle an increased volume and speed by taking into consideration the following:

Finalización y versión piloto de Tracker antes de la ampliación
Reúna evidencia y demuestre el impacto antes de intentar realizar la ampliación. Considere reducir la inversión, ya sea en funciones que no tengan impacto como en funciones que demanden muchos recursos y tengan un impacto limitado. ANTES de realizar la ampliación, asegúrese de contar con un diseño o configuración final que se haya sometido a una versión piloto probada por usuarios y que produzca los resultados específicos en términos de la gestión de la información y los informes deseados. A la hora de iniciar la ampliación, no es momento para experimentar. En otras palabras, pruebe su diseño y configuración con 100 usuarios en vez de hacerlo con 5000.

Gobernanza
Asegúrese de que haya procesos de gobernanza sólidos y una distribución clara de las responsabilidades antes de intentar realizar la ampliación. Asegúrese de auditar este proceso para cerciorarse de que se respeta el proceso de gobernanza. La gobernanza adecuada también es clave para asegurar la flexibilidad y adaptabilidad de su proyecto del rastreador; por ejemplo, rutinas para agregar nuevos conjuntos de opciones o nuevos consultorios. ¿Quién toma estas decisiones y cómo las documenta y se las comunica a los usuarios?

Consideraciones financieras o costos
Considere su modelo de financiación, incluidas las opciones de generación de ingresos, los modelos de negocios sociales, el costo por usuario y las rutas financieras para sostener la iniciativa. La ampliación conduce a mayores costos operativos en términos de asistencia, dispositivos y conectividad.

Ampliación de la infraestructura
Con una mayor escala deberá ocuparse de más conexiones que, a su vez, requieren mayores recursos en cuanto a memoria, potencia de procesamiento, almacenamiento y conectividad.

Parte del proceso de ampliación se asegura de que tenga un plan sólido para una recuperación rápida porque más personas dependen del sistema.

Revisión del proceso de la versión piloto
Muchas veces la ampliación no se puede hacer con la misma herramienta y el mismo enfoque con la que se hace en una versión piloto, particularmente cuando se trata del nivel de recursos humanos y experiencia necesarios en capacitación y asistencia para lograr el nivel de uso alcanzado en una versión piloto. Por ello, revise su herramienta y enfoque de implementación, y considere qué aspectos se pueden rediseñar y simplificar para alcanzar su meta principal.

References:

• Principios del desarrollo digital

Tools:

• Evaluación de preparación

Proceso de configuración y diseño;¶

Haga participar estrechamente a los usuarios en el diseño y configuración de su programa de Tracker para asegurar que mejore y respalde el trabajo de estos. Si se desea desarrollar un programa de Tracker, es necesario definir qué datos introducir, así como un flujo de trabajo y reglas del programa. Todas estas decisiones de definición deben tomarse en estrecha colaboración con los usuarios, ya que se relacionan de manera directa con la manera en que estos hacen su trabajo y pueden afectarla.

We recommend to start the design process by asking the following questions to initiate discussions:

1. ¿Cuál es el fin de los datos que recopila? ¿Cómo piensa utilizar los datos?
2. ¿Quién se beneficiará de la implementación de Tracker?
3. ¿Cómo se beneficiarán los usuarios de la implementación de Tracker?
4. Do you currently collect this data today? How? What is the current data flow?
5. ¿Existen elementos de datos que recopila actualmente y no necesita?

FORMATIVE PHASE

Conozca con claridad el sistema sanitario (o, en el caso de las implementaciones no relacionadas con la sanidad, cualquier otro sistema que cubrirá el programa de Tracker) para comprender los "puntos débiles" del sistema actual, identificar oportunidades de mejora y, en última instancia, desarrollar un sistema útil y adecuado que aborda estos problemas y oportunidades. Esto incluye comprender a los trabajadores sanitarios, los datos que recopilan, sus flujos de trabajo clínicos y sus sistemas de supervisión e informes.

• Prepare y realice visitas de campo para buscar correspondencias con los flujos de trabajo clínicos y las demandas de supervisión e informes con la participación de todos los planteles del personal sanitario que utilizarán Tracker.
• Prepare y realice reuniones de las partes interesadas para informar, explorar y obtener comentarios.
• Verifique las directrices (clínicas) nacionales que existan y sean relevantes para el alcance de Tracker.
• Busque correspondencias con el flujo de trabajo de documentación existente: documente lo que los trabajadores hacen actualmente y asegúrese de contar con un diseño que respalde las prácticas de trabajo de estos en lugar de hacerlas más engorrosas.
• Busque correspondencias con indicadores y puntos de datos asociados para generar informes.
• Considere si es necesario revisar las estipulaciones de las directrices o la generación de informes. Si es así, haga planes en paralelo para revisar las directrices y la generación de informes.

DEVELOPMENT PHASE

• Obtenga un panorama general de las directrices clínicas actuales, intervenciones, indicadores y algoritmos.
• En función de las directrices actuales —así como de los indicadores y puntos de datos para la generación de informes—, formule algoritmos y puntos de datos para el rastreo electrónico.
• Defina los grupos objetivo y el nivel de complejidad de la asistencia en la toma de decisiones. Según el nivel de asistencia del flujo de trabajo, cree reglas para la asistencia y comuníqueselo a los desarrolladores de software en un formato de requisitos acordado.
• Habilite un proceso de revisión iterativa para asegurar que la traducción de los desarrolladores sea coherente con las necesidades de los profesionales sanitarios.

CUSTOMIZATION AND TEST PHASE

Esta etapa es un proceso iterativo donde se trabaja, para luego incorporar sus comentarios, con las partes interesadas, los desarrolladores de software, las personas encargadas de las implementaciones y los usuarios.

• Establezca un sistema digital estructurado y de fácil acceso para que los miembros del grupo de trabajo central cuenten entre sí con canales para hacer comentarios exhaustivos e inmediatos.
• Asegúrese de que el desarrollo de contenido esté en línea con las expectativas de las partes interesadas, los usuarios del sistema y los financiadores.
• Mantenga discusiones continuas y abiertas sobre la traducción, el uso de botones de información u otros aspectos para evitar interpretaciones erróneas.
• Asegúrese de que haya procesos continuos y en paralelo que involucren y promuevan el flujo de información entre todos los grupos de usuarios en estas etapas.
• Defina hitos para desarrolladores, personas encargadas de las implementaciones y usuarios.
• Establezca un sistema digital en línea, estructurado y de fácil acceso para que los usuarios finales puedan hacer comentarios exhaustivos y detallados.

WHO DHIS2 Health Data Toolkit

DHIS2 works in partnership with the World Health Organization (WHO) on a variety of health-related initiatives, including the creation of standardized metadata packages to strengthen data use on a national and international level. The WHO-approved DHIS2 Health Data Toolkit provides a digital set of tools to support adoption of WHO routine health data standards into the national routine health information system. Aligned with the WHO Toolkit for Routine Health Information Systems Data, integrated analysis and program-specific DHIS2 modules are designed according to global data analysis guidance and standards for measurement. The DHIS2 toolkit provides a fully digitized reference implementation consisting of installable metadata packages, technical documentation, demo databases and implementation guidance. WHO-approved DHIS2 metadata packages can be installed in standalone DHIS2 systems or integrated into existing DHIS2 instances and adapted according to national context. The metadata packages bring together global standards and DHIS2’s evidence-based design practices for integrated health information systems in an installable toolkit that can be used for design reference or as a direct import for local use.

For more information on the WHO DHIS2 Health Data Toolkit documentation and tools, see here.

Determinación de marco de trabajo de monitoreo y evaluación¶

A monitoring and evaluation (M&E) framework is an essential component of a DHIS2 Tracker implementation. It enables the assessment of the implementation's progress and success, and the identification of areas for improvement. A mature tracker implementation should have a robust M&E framework in place to ensure that data collection, use practices, DHIS2 version updates, user administration, security, hosting, user support, and training are all being effectively managed.

What does a mature tracker implementation look like?

A mature tracker implementation should have a comprehensive M&E framework that covers all aspects of the implementation. This includes regular evaluations of data collection, data use practices, DHIS2 version updates, user administration, security, hosting, user support, and training. The M&E framework should also include a process for identifying and addressing any issues that arise.

Maintain and evaluate data collection

It is important to regularly evaluate the data collection process to ensure that it is accurate, complete, and timely. This includes assessing the quality of data entered, the completeness of the data, and the timeliness of data submission. Identifying and addressing any issues with data collection will improve the overall quality of the data.

Maintain and evaluate data use practices

Regularly evaluating data use practices will ensure that the data is being used effectively to inform decision-making and that it is being used in a way that aligns with the organization's goals and objectives. This includes assessing the quality of data analysis, the use of data in decision-making, and the effectiveness of data dissemination.

Maintain and evaluate keep up with new DHIS 2 versions

Keeping up with new DHIS2 versions is important to ensure that the implementation is using the most up-to-date version of the software. This includes regularly assessing the version of DHIS2 being used, evaluating the benefits of upgrading to a new version, and implementing any necessary upgrades.

Maintain and evaluate user admin

Regularly evaluating user administration will ensure that users have the appropriate access to the system, that user roles and permissions are properly configured, and that user accounts are being managed effectively. This includes assessing the number of active users, the number of new users, and the number of inactive users.

Maintain and evaluate security

Regularly evaluating the implementation's security measures will ensure that the data is being protected and that the system is in compliance with security regulations. This includes assessing the effectiveness of the system's authentication and authorization processes, the security of the hosting environment, and the effectiveness of the system's disaster recovery plan.

Maintain and evaluate hosting

Regularly evaluating the hosting environment will ensure that the system is properly configured, that the system is performing well, and that the system is available to users. This includes assessing the stability and performance of the hosting environment, the security of the hosting environment, and the availability of the system.

Maintain and evaluate user support

Regularly evaluating user support will ensure that users are able to effectively use the system and that any issues are being resolved in a timely manner. This includes assessing the responsiveness of the user support team, the effectiveness of the user support team, and the quality of the user support documentation.

Maintain and evaluate training

Regularly evaluating the training program will ensure that users are properly trained and that the training program is meeting the needs of the organization. This includes assessing the effectiveness of the training program, the quality of the training materials, and the number of users who have completed the training program.

It is important to note that the monitoring and evaluation framework should be regularly reviewed and updated to ensure that it is meeting the needs of the organization and that it is aligned with the organization's goals and objectives. It should also be compliant with any national and international regulations and standards related to data security and protection.

Entrada de datos en tiempo real vs. entrada de datos secundaria¶

Carefully evaluate whether the data should be entered real time as this has important implications for how you structure your project. Trackers are used to track individuals through defined programs with associated data elements and rules. The data can be captured by health personnel during the consultation (real-time point of care), or at the end of the day (or when they have time to enter it). The two different approaches naturally have consequences for what the Tracker is used for.

Entering data in real-time allows for real-time decision support, validation of data, and the prevention of double data entry. However, it also requires a reliable internet connection, which may not be available in certain locations. Additionally, real-time data entry may require the use of mobile devices, which can introduce additional challenges such as device maintenance, power supply, and training for health personnel.

If the data are entered at the end of the day or when the health personnel have time, it eliminates these challenges with real-time data entry. However, it also means that the data is not available in real-time and may not be as useful for real-time decision support.

When deciding on the approach, it's important to consider the available resources, the local context, and the organization's goals and objectives. It's also important to have clear Standard Operating Procedures (SOPs) for backup paper files, easy navigation to find clients and mechanisms to prevent errors (such as rules that make it impossible to enter a date in the future).

Versión móvil vs. versión web¶

Considere cómo y cuándo las personas que introducen datos pueden acceder a internet Hay contextos o ubicaciones donde es difícil o incluso imposible acceder a través de una computadora al servidor central en línea de DHIS2. La aplicación Capture para Android de DHIS2 se ha diseñado y desarrollado para responder ante estas situaciones. Sin embargo, sumar dispositivos móviles a una implementación de DHIS2 alterará su proyecto en varios aspectos, por lo que se recomienda tomar esta decisión de manera informada y consciente.

¿Versión web o versión móvil?
Hay dos aspectos principales que deben tenerse en cuenta al considerar un componente móvil para su implementación de Tracker: la disponibilidad de internet y la movilidad de sus puestos sanitarios. Una implementación de Tracker determinada tal vez necesite abordar solo uno de estos dos aspectos o ambos al mismo tiempo. En esta sección, intentaremos definirlos y proporcionarle ayuda para analizar su situación.

• Movilidad: Hay equipos que proporcionan sus servicios en diferentes ubicaciones por medio de una unidad móvil. A pesar de que en las ubicaciones visitadas por la unidad móvil puede haber un centro sanitario con una estación de trabajo adecuada para la recopilación de datos, a veces la entrada de datos se realiza en un entorno más dinámico o incluso en el vehículo. En casos como estos últimos no siempre es fácil llevar una computadora portátil, por lo que puede ser más conveniente utilizar un dispositivo móvil en su lugar.

• Internet availability: There are many locations where access to the Internet is challenging. The different possible scenarios can be summarized in two main cases: Internet connection is unstable or limited, and Internet connection is not available.

  • When the Internet connection is unstable or limited scenario is confined to certain moments in the day, it is possible to consider the use of either mobile or web for data entry. DHIS2 web data entry allows for the continuation of data entry when the Internet is interrupted. The data entered will be stored locally in the web browser cache, and the next time the user gets online the data, it will be automatically uploaded. Is important to note that this offline support depends on web browser storage and will only work while the browser window remains open. If a user is collecting data offline and closes the window where s/he is working while still offline, the data will unfortunately be lost. Offline support absorbs the impact of intermittent Internet connectivity interruptions to provide a smooth and stable work experience, but is not a full offline solution.

  • When Internet connection is not available, you should consider using the DHIS2 Android Capture App, which provides full offline support for data collection. This app can be used with both mobile devices and tablets, and it is also possible to run it on other devices such as Chromebooks. The Android Capture App can thus be suitable for those cases where you have Internet availability challenges but not challenges to mobility of the individuals doing the data collection.

Consecuencias del uso de la aplicación para Android
La aplicación Capture para Android de DHIS2 facilita el uso sin conexión de la recopilación de datos de Tracker, pero también conlleva consecuencias que deben considerarse desde las primeras etapas del proyecto. Tener un componente móvil en su implementación podría afectar su planificación, presupuesto, capacitación, configuración y estrategia de implementación, entre otros aspectos.

• Configuración de DHIS2: Al configurar Tracker para su uso con dispositivos móviles, debe prestar especial atención a la configuración de los usuarios móviles, el acceso de estos a la entrada de datos y las unidades organizativas. Debido a que por lo general se prevé que los usuarios móviles recopilen los datos físicamente en las áreas más remotas e inaccesibles, no se espera que un usuario móvil recopile los datos de una gran cantidad de instalaciones, como la jerarquía de unidades organizativas de todo el país. Si bien no existe un número máximo de unidades organizativas permitidas en la aplicación, un número alto puede afectar el rendimiento según los recursos del dispositivo (como la memoria o el procesador). Aunque en general se recomienda tener menos de 250 unidades organizativas, aún así es un número muy alto para un caso de uso móvil típico. It is also very important to pay attention to the configuration of program rules and program indicators. The Android App aims to support all Tracker web functionalities, however some of them might behave slightly differently in Android, or be in the app development roadmap awaiting implementation. A detailed list of the behavior of program rules and program indicators in Android can be found in the Program Rules and Program indicators sections of the Android App documentation.

• Visual representation of data collection: The user experience of the Android App has been designed to be very visual and intuitive. Icons and colors can be used to configure the data entry forms and how they are displayed. Visual representation is configurable by the system administrator. There is an icon library of over four hundred images and a color palette, and both icons and colors are assignable to most metadata objects: Options, Data Elements, Attributes, Programs / Data Sets. More information for the visual configuration of DHIS2 can be found in the Visual Configurations section of the Android App documentation.

• Pruebas: Las pruebas representan una etapa muy importante de cualquier implementación de DHIS2. Para asegurarse de que toda configuración realizada en el servidor se refleje correctamente y funcione en la aplicación, debe probar la aplicación para Android en paralelo con la configuración del servidor. Esto es particularmente importante durante la configuración de las reglas del programa. Puede consultar más información sobre los diferentes tipos de pruebas y cómo planificar etapas de pruebas para su proyecto en la sección Pruebas de las Directrices sobre la implementación móvil de DHIS2.

• Seguridad: Según su configuración de Tracker, es posible que esté almacenando datos personales en dispositivos móviles, por lo que pueden entrar en conflicto el derecho a la privacidad del paciente y la necesidad del sistema sanitario de obtener datos identificables. Es de suma importancia garantizar que los datos personales solo sean accesibles para el personal sanitario autorizado. La gestión adecuada de los datos personales es un componente esencial de la educación del usuario, y es vital establecer procedimientos operativos estandarizados que describan las medidas de seguridad que deben aplicarse, así como asegurar que todos los usuarios conozcan y adopten estos procedimientos operativos estandarizados. Los administradores del sistema también juegan un papel importante al configurar el nivel de acceso de un usuario, ya que esto garantiza que el acceso a los datos sea apropiado para cada usuario y nunca innecesariamente excesivo. Puede consultar recomendaciones sobre el enfoque adecuado en cuanto a la privacidad y la seguridad para cualquier implementación móvil de DHIS2 en la sección Seguridad y privacidad de los datos de las Directrices sobre la implementación móvil de DHIS2.
  TAREA: ¡Agregue un enlace a la sección de seguridad en este documento!

• Compra de dispositivos móviles: La adquisición de dispositivos móviles es un aspecto clave para una implementación móvil y debe considerarse para la planificación, el presupuesto y la logística. Una buena estrategia es obtener los mejores y más recientes dispositivos cuyo costo pueda permitirse, de modo que duren más durante la vida de su proyecto. En este sentido, es una buena práctica retrasar la mayor parte de la adquisición (en otras palabras, cualquier dispositivo que no sea necesario para las pruebas iniciales y la etapa piloto) tanto como sea posible, en lugar de comprar todos los dispositivos al principio del proceso de planificación. La tecnología —y en particular los dispositivos móviles— evoluciona muy rápidamente. Un modelo dado normalmente se actualiza con un ciclo anual, lo que otorga a los consumidores acceso a mejoras técnicas significativas a un precio similar año a año. Puede consultar especificaciones para dispositivos móviles que se pueden utilizar con la aplicación Capture para Android de DHIS2 aquí.
  Cuando haya realizado todas las pruebas y completado su piloto, tendrá todo listo para ampliar la implementación con la adquisición de hardware y servicios necesarios. Puede obtener orientación para la adquisición de dispositivos móviles en la sección Ampliación de las Directrices sobre la implementación móvil de DHIS2. A continuación resumimos los aspectos clave por considerar en esta etapa:

1) Purchasing of devices vs BYOD (bring your own device): The advantage of BYOD is that it avoids the large initial cost for acquisition and reduces administrative costs and logistics considerations. On the other hand, using the BYOD model leads to the challenge of managing a very heterogeneous hardware environment, meaning different devices and Android OS versions, which can result in different end users having different capabilities for capturing and reviewing data, and can ultimately lead to challenges with upgrading the core Tracker instance, as newer versions may have limited backward compatibility with older app versions. The primary advantage of purchasing devices for end users is uniformity of devices and app versions, but this approach increases hardware costs and involves logistics challenges related to distributing the mobile devices, as well as maintaining and replacing them over time.

2) Distribution of the app: you can manually install the Android Capture App by using the APK available in Github or use the Google Play store. With Google Play it is easier to update the app on all your devices, however you are forced to automatically install all updates of the app. Installing the APK allows you to control when to update and to which version, but it requires a more complex process for updating all your devices and is not recommended for projects not using Mobile Device Management software (see next item).

3) Telecommunication contracts: The process of selecting and signing a contract with a mobile provider varies by country, and will also depends on the procurement procedures of your organization.

• Gestión y mantenimiento de dispositivos: La gestión de dispositivos móviles (MDM, por sus siglas en inglés) se refiere al software utilizado para la administración de dispositivos móviles. Se requiere software de MDM para admitir cientos de dispositivos, controlar la distribución del archivo APK en todos estos dispositivos, proporcionar asistencia técnica y aplicar políticas institucionales. Puede consultar más información sobre características recomendables, opciones disponibles y orientación en cuanto al software de MDM adecuado para su proyecto en la sección Gestión y mantenimiento de dispositivos de las Directrices sobre la implementación móvil de DHIS2.

Recursos humanos y asistencia de tecnología de la información¶

Ninguna implementación de Tracker tendrá éxito a largo plazo sin la participación de las personas adecuadas. Antes de comenzar un proyecto de Tracker, es importante asegurarse de que esté disponible el personal adecuado con la competencia adecuada.

Estas son algunas consideraciones a la hora de formar su equipo:

1. Apunte a un compromiso a largo plazo. Las personas que mantendrán la implementación de Tracker a lo largo del tiempo deben formar parte del proyecto desde el principio.

2. Los recursos dentro del país en todos los niveles del sistema (sanitario) deben estar involucrados desde el principio. Las transferencias del historial, las decisiones y las rutinas establecidas del proyecto de consultores externos al personal permanente a menudo son complicadas.

3. Si ya tiene una instancia agregada de DHIS2, recuerde que las personas que trabajan con agregación no están automáticamente "calificadas" para el proyecto de Tracker, ya que Tracker es diferente a la generación de informes de agregación.

Rol	Responsabilidades o tareas
Gerente de proyecto	Gestionar el proyecto de Tracker
Líder de configuración o desarrollo	Dirigir el trabajo de desarrollo
Gerente de seguridad	Ser responsable de la seguridad, política ++
Gerente de capacitación	Organizar capacitaciones
Líder de pruebas	Dirigir la realización de pruebas
Capacitadores	Capacitar a usuarios finales
Líder de asistencia	Dirigir esfuerzos de asistencia
Personal de asistencia distribuida	Recibir solicitudes de asistencia y ayudar a usuarios

Unidad de asistencia de tecnología de la información¶

La asistencia debe estar disponible cerca del usuario, lo que a menudo requiere la creación de una nueva estructura de asistencia de tecnología de la información a nivel de distrito o subdistrito. Si se usa Tracker en tiempo real, la asistencia técnica siempre debe estar disponible durante el horario comercial para resolver e informar problemas. Si Tracker respaldará la toma de decisiones clínicas, el personal de tecnología de la información debe comprender el flujo de trabajo clínico y su representación en el sistema técnico. Por lo tanto, el equipo de asistencia de tecnología de la información de Tracker puede tener diferentes conjuntos de habilidades y antecedentes que otros agentes de información sanitaria, y puede conformar un plantel de trabajadores completamente nuevo y diferente dentro de su sistema sanitario.

Administración y estructura del equipo

Cada miembro de la unidad de asistencia de tecnología de la información debe estar capacitado antes que primer usuario final y debe demostrar un alto nivel de conocimiento del sistema y su funcionamiento. Con frecuencia, la unidad de asistencia de tecnología de la información consta de las mismas personas que dirigen la capacitación del usuario final. Como mínimo, el personal de asistencia debe ser presentado a los usuarios finales durante la capacitación para desarrollar una buena relación y confianza desde el principio. Un componente importante del trabajo del personal de asistencia es la "supervisión de asistencia" en el trabajo. El personal de asistencia efectivo también debe ser erudito, respetado y respetuoso, pero generalmente no está en una posición de autoridad directa sobre el usuario final, ya que esto podría reducir la disposición del usuario para hacer preguntas técnicas e informar problemas con el sistema.

Una vez que el equipo esté constituido, se puede establecer una jerarquía de trabajo interna, desde aumentar la capacidad técnica en los niveles superiores de la jerarquía (por ejemplo, el administrador del sistema en la parte superior de la jerarquía) y aumentar el acceso a los usuarios finales en los niveles inferiores de la jerarquía (por ejemplo, el supervisor directo del usuario final o personal de asistencia de campo). Durante esta etapa de organización de personal, se deben desarrollar procedimientos operativos estándares para informar los problemas de los usuarios finales y abordarlos.

Herramientas esenciales para toda unidad de asistencia de tecnología de la información

• Documento de preguntas frecuentes (FAQ, por sus siglas en inglés): Un documento simple que representa en gráficos o en el idioma local los procedimientos operativos estándares para la entrada de datos y qué hacer en caso de errores. Se debe distribuir un documento de preguntas frecuentes durante todas las capacitaciones, y la unidad de asistencia de tecnología de la información debe actualizarlo regularmente y compartirlo con los usuarios finales a medida que evoluciona el sistema de Tracker.

• Gestión de dispositivos móviles: A los fines de proteger los datos a nivel del paciente, se debe implementar un sistema de gestión de casos separado para rastrear qué usuarios tienen acceso a determinados dispositivos, identificar dispositivos perdidos o robados, y hacer un seguimiento del caso. Este sistema puede ser tan simple como una hoja de cálculo, pero en casos más grandes y complejos, se puede usar un sistema de gestión de dispositivos móviles a nivel empresarial que puede rastrear la ubicación del dispositivo, así como borrar un dispositivo individual de forma remota si es necesario.

• Gestión de usuarios: La unidad de asistencia de tecnología de la información debe poder documentar y gestionar tareas básicas de administración del sistema, como crear nuevas cuentas de usuario, desactivar cuentas de usuario inactivas o restablecer contraseñas.

• Plataforma de monitoreo para rastrear indicadores clave del sistema: Estos indicadores clave incluyen nuevas inscripciones por unidad organizativa, usuarios inactivos, tiempo de inactividad del servidor, etcétera. Como mínimo, la unidad de asistencia de tecnología de la información debe tener acceso a indicadores agregados en un panel de DHIS2 dedicado, donde pueden ver el progreso de la implementación por tiempo y región.

• Plataforma de gestión de casos para registrar errores y solicitudes de asistencia: Estas plataformas (por ejemplo, JIRA) permiten que miembros del personal de asistencia de tecnología de la información aborden, editen, asignen, rastreen y resuelvan errores y otras solicitudes de asistencia, y permiten que supervisores vigilen factores importantes relacionados con el servicio, como la cantidad de solicitudes de asistencia abiertas y errores no resueltos, el tiempo de respuesta promedio, etcétera.

• Plataforma de gestión del conocimiento: Este es un repositorio donde los empleados pueden aprender de solicitudes de asistencia anteriores (creando así una base de conocimiento). La unidad de asistencia de tecnología de la información comprende mejor que cualquier otro administrador de sistema o persona encargada de las implementaciones la experiencia real que tiene el usuario con Tracker, y su punto de vista no tiene comparación a la hora de adaptar Tracker para satisfacer mejor las necesidades del usuario. Una plataforma de conocimiento —ya sea de manera electrónica o mediante reuniones periódicas entre el personal— puede servir para compartir experiencias, frustraciones o ideas en común para potenciales mejoras.

• Línea directa para reportar errores: Esta línea directa puede tomar muchas formas. Por ejemplo, podría ser un número de teléfono para empleados del personal de asistencia que se comparte con cada usuario o una dirección de correo electrónico donde los usuarios pueden enviar notas y capturas de pantalla. Independientemente del formato, debe haber un procedimiento operativo estandarizado vigente para introducir los errores reportados a través de la línea directa en la plataforma de gestión de casos mencionada anteriormente.

• Grupos de chat públicos: Muchos equipos de asistencia consideran que la creación de grupos de chat entre el personal y los usuarios finales puede contribuir al aprendizaje entre pares (por ejemplo, usar Whatsapp o Wechat para compartir capturas de pantalla, mensajes de voz o soluciones creativas para problemas comunes).

References:

• Principles of Digital Development

Alojamiento;¶

The DHIS2 Tracker program and collected data must be hosted on a server. This can be done locally (such as at the ministry of health or IT), through a local professional service provider, or in the cloud. Each option has its own advantages and disadvantages. For example, hosting a tracker implementation in the cloud means the administrator does not need to worry about server capacity and downtime, but there may be legal issues with hosting the data outside the country's borders unless a local provider is used. Regardless of the hosting strategy, security is a key consideration. This includes identity management, authentication and authorization (restricting access to data or services), and protecting servers.

Additionally, it is important to decide whether to configure the tracker in a separate or the same instance as your aggregate system. A major advantage of having one instance is the ability to directly generate reports from tracker data. However, having the two in the same instance requires stricter standard operating procedures (SOPs) for maintaining user accounts to ensure proper access to patient data is restricted.

Key hosting and security principles that should be included in your hosting plan, regardless of whether the instance is local or in the cloud:

• The operating system is a Long-Term Service (LTS) edition
• Hay un proceso automático para aplicar parches de seguridad del sistema operativo;
• A host-based firewall is configured to allow minimal access
• Access is via Secure Shell (SSH) according to agreed policy (keys, no root access, etc.)
• The DHIS2 version is not more than 3 versions behind the latest release, and a process exists to apply patch releases regularly.
• An automated backup system is in place and regularly tested, including offsite.
• PostgreSQL database access controls allow minimal access
• A Web-proxy server is properly (SSL Labs test A+) configured with Secure Sockets Layer (SSL)
• All Database data is stored on a separate data partition (allowing encryption at rest, performance settings)
• A monitoring and alerting system is in place
  • There is a wide range of options available, depending on the environment. For example, boombox might be fine with email + logwatch + munin.
• Enough/stable electricity to charge devices
• If using Android, there must be a network with a certain amount of uptime to sync.
• If web-based, a stable network is present

Management and sustainability of the IT systems:

Documentation exists on security plans and protocols, both at a high-level as well as technical procedures. Thi is especially critical for locally-hosted systems without a “security first” culture.

One individual needs to be responsible for developing, maintaining, and implementing the security plan. Another security manager committed to identifying and mitigating risks. Both roles require experience, capacity, and incentives.

Ensure that there is a documented set of technical controls mandated, and that there is an audit process against those controls

Published and available SOPs for operational, network, and physical security (locking PCs, strong passwords, data encryption, etc.), as well as for monitoring and response if the system is down or system breach

Capacitación e implementación¶

Planifique para lograr una capacitación continua y de alta calidad. El desarrollo de capacidades es fundamental para que un programa de Tracker tenga éxito, y debe contar tanto con una alta calidad como con una frecuencia periódica durante la vida útil del programa. No es suficiente proporcionar capacitación a los usuarios solo una vez: su plan de capacitación debe proporcionar capacitación inicial y de actualización a lo largo del tiempo. Los usuarios de Tracker de primera línea suelen ser trabajadores sanitarios en el terreno que pueden estar menos cómodos con la tecnología que el personal de distrito que trabaja más a menudo con datos agregados. Un gran énfasis en la capacitación incluirá tiempo para familiarizar a los alumnos con las herramientas, así como con la forma de integrar Tracker en su flujo de trabajo.

Un principio clave es desarrollar material de capacitación en colaboración con los usuarios. Trabajar codo a codo con los usuarios a la hora de diseñar el material de capacitación le permitirá descubrir qué conceptos les cuesta comprender más y, por lo tanto, perfeccionar el material y el tiempo del plan de capacitación. Realice una sesión inicial de capacitación completa con un grupo de usuarios reales para hacer ajustes a su curso.

Identifique el enfoque adecuado para la capacitación: existen varias opciones para ofrecer su capacitación (por ejemplo, videos, pruebas en línea, instrucciones en el sitio y reuniones, entre otras), que se pueden utilizar en conjunto o individualmente.

Involve health staff and not just IT staff in the trainings in order to explain and emphasise the health reasons behind the data entry processes. This is particularly relevant for configurations that involve decision support. Doing this helps end users to get a better understanding of why the Tracker program is significant, which can lead to more complete and accurate data entry, and thus a greater likelihood that the program will succeed in its goals. Revise the material based on feedback from those attending the course, or if there are revisions of the Tracker program that cause the old training materials to become inaccurate.

Logística
Planifique la capacitación de los usuarios de Tracker como una serie de pasos de capacitación, de modo que reciban capacitación de actualización después de un tiempo. El programa de capacitación de actualización debe alinearse idealmente con los ciclos de revisión del software de Tracker para facilitar así la introducción de los usuarios finales a los cambios y las nuevas funciones del programa.

Note that training a large group of users (especially spread out over a large geographical area) will often require that you first train other trainers (at a Training of Trainers, or ToT) early on, to help scale your training capacity. Keep track of which Tracker users have been trained in spreadsheet, list, or other centralized database, and establish an SOP to update this list when new staff members join, or when existing staff members quit or are relocated. New/untrained staff members should be provided with training at the earliest possible opportunity. Choose a training venue with care. Training can take place either on site (at or close to the users’ work environment) or in centralized trainings that bring larger groups of users from various workplaces to one centralized location. Both approaches have positive and negative aspects. Regardless of where the training takes place, the person responsible for planning the training will need to organize logistical details such as the venue, transport, food and drink, computers, Internet access, etc.

If possible, train users on the devices they will use in their work. Don’t underestimate the time it takes for people to log in and familiarize themselves with the device -- it can take a significant amount of time at the beginning of the training program to get all participants ready from a technical standpoint. It is recommended to have several members of the training team available to help troubleshoot these issues as they arise. Schedule follow up regular/onsite training /refresher training

Capacitar en entornos con poco ancho de banda
Si la conexión a internet es demasiado baja, poco fiable o inexistente en el lugar donde se realiza su capacitación, deberá instalar una instancia de Tracker local y configurarla para la capacitación en un equipo o servidor local, y prepararlo para la capacitación de manera que los participantes puedan conectarse a través de un entorno de red local común, una dirección IP o un cliente localhost. Incluso en entornos donde generalmente el acceso a internet es bueno, hacer que una gran cantidad de usuarios acceda a la instancia de Tracker basada en la web a través de una red wifi o punto de acceso a internet puede provocar problemas de red. Es por ello que en estos casos usualmente se recomienda contar con una instancia de capacitación como respaldo.

Relación de Tracker con su sistema de agregación¶

When designing the tracker, it is important to consider the basic reporting requirements of the Health Management Information System (HMIS) to avoid double reporting. The data entered into the tracker forms the basis for generating aggregate numbers. For example, if there are 4 patient entries, 2 with condition X and 2 with condition Y. The tracker should support the aggregate system, rather than being an additional burden on data collectors. The system design should take into consideration how to meet aggregate data requirements using the data entered through the tracker.

There are different options to consider, such as automation or manual methods with the help of tools. It is crucial to have a clear workflow, tools, and governance model for data quality and completeness assurance and the data authorization process. This includes determining who can approve and process data from individual to aggregate data and how this process occurs.

When designing the integration with the HMIS, make sure to thoroughly review the indicators, create the reports, establish a governance model for data quality and publishing, and ensure that the data revision processes are working. It is important to involve care providers in the process to ensure they understand the indicators and are able to input into how they are calculated. Additionally, involve Ministry/policy-makers in the process so that they understand the fundamental differences between how reporting happened before vs. now in a tracker or eRegistry.

Feeding into the HMIS

The data entered into the tracker forms the basis for generating aggregate numbers. The tracker should support the aggregate system, rather than being an additional burden on data collectors. The system design should take into consideration how to meet aggregate data requirements using the data entered through the tracker. In other words, the workflow should avoid additional work for health workers and they should not have to aggregate data manually and enter it manually into the HMIS.

The difference between aggregate data collection systems, where the final numbers are input into online reporting forms, and a tracker/eRegistry that does automated reporting is the significantly more effort required in software design to cover all reporting and indicator needs. It is important to define indicators and understand what is to be measured, including the numerator and denominator.

Removing traditional paper reporting can be time-consuming and behavior-change takes time. It is important to make sure that care providers understand the indicators and are able to input into how they are calculated. Involve Ministry/policy-makers in the process so that they understand the fundamental differences between how reporting happened before vs. now in an eRegistry.

References:

Venkateswaran M: Attributes and consequences of health information systems data for antenatal care – health status, health system performance and policy, PhD dissertation, University of Bergen

Venkateswaran M, Mørkrid K, Khader KA, Awwad T, Friberg IK, Ghanem B, Hijaz T, Frøen JF: Comparing individual-level clinical data from antenatal records with routine health information systems indicators for antenatal care in the West Bank: A cross-sectional study. PloS one 2018, 13(11): e0207813