Planning your Tracker Implementation¶

Účelem této části je poskytnout přehled na vysoké úrovni o úvahách, které povedou k úspěchu v implementaci Trasovač, seskupené podle témat a s odkazy na konkrétní nástroje.

Tato část se bude zabývat:

1. Definování účelu, cíle a rozsahu
2. Měřítko
3. Proces návrhu a konfigurace
4. Real-time vs. sekundární zadávání dat
5. Mobilní vs. web
6. Vytvoření základního týmu
7. Hostování
8. Výcvik
9. Zveřejnění

DEFINE PURPOSE, AIM AND SCOPE¶

Jasný účel a dobře definované cíle jsou klíčem k dosažení společného porozumění rozsahu a omezení projektu a ke schopnosti interně i externě komunikovat proces vývoje a spuštění programu Tracker.

• Definujte primární a sekundární účely programu Trasovač.
• Identifikujte trasované entity, rozsah sběru dat a zdravotní kádry zapojené do sběru dat.
• Určete, jak jednoznačně identifikovat členy cílové populace (např. Použití jedinečných identifikačních čísel nebo kombinace atributů).
• Vyjasněte počáteční očekávání mezi základním týmem a dalšími zúčastněnými stranami a uživateli systému.
• Brainstormujte a diskutujte o klíčových problémech a oblastech zájmu, kterým je třeba se během vývojové fáze věnovat.
• Připravte se na provedení vývojové fáze: Vytvořte časovou osu a začleňte pohotovostní plány pro neočekávané události, které způsobí zpoždění. Formulujte očekávané problémy a diskutujte o tom, jak je zmírnit.

Určení měřítka¶

Because individual-level data systems (i.e. Tracker) are aimed at the lowest levels of a system, Tracker programs can dramatically increase the number of users, hardware/devices, technical resources and organisational support required to implement and maintain the system. Countries often have limited personnel that are qualified to manage deployments and there are significant costs associated with the work.

Scale can refer to several dimensions: programmatic scale, functional scale or geographic scale, to mention a few.

Geografické škálování tak může vyžadovat čas a zdroje. Existují různé strategie, jak dosáhnout geografického rozsahu, tj. pokrýt jeden region úplně nebo začít „v malém“ v několika regionech současně a paralelně se škálovat mírně pomalejším tempem.

Jak se implementace rozšiřují, dochází k efektu sněhové koule. Když začnete škálovat, věci se budou dít rychleji; počet uživatelů se může zvyšovat exponenciálně, což vyžaduje více lidí a silnější podpůrné mechanismy. Plánovači tak mohou zajistit, aby podpůrné týmy byly vybaveny tak, aby zvládly zvýšený objem a rychlost, přičemž zohlední následující:

Dokončete a pilotujte trasovač, než jej rozšíříte Před pokusem o škálování shromážděte důkazy a prokažte dopad. Zvažte snížení investic do funkcí, které neprokazují dopad, nebo funkcí náročných na zdroje, které mají omezený dopad. Měli byste mít finální design / konfiguraci, která bude uživatelsky testována a pilotována a bude produkovat cílené výsledky, pokud jde o správu informací a požadované zprávy, než začnete škálovat. Když začnete měnit měřítko, není čas experimentovat. Jinými slovy, otestujte svůj design a proveďte nastavení se 100, nikoli 5 000 uživateli.

Správa Než se pokusíte škálovat, ujistěte se, že existují solidní procesy správy a jasné rozdělení odpovědností. Ujistěte se, že tento proces auditujete, abyste zajistili dodržování procesu správy. Správné řízení je také klíčem k zajištění flexibility a přizpůsobivosti vašeho projektu sledování, například rutiny pro přidávání nových sad možností nebo nové kliniky. Kdo činí tato rozhodnutí a jak je dokumentujete a jak je sdělujete uživatelům?

Náklady / finanční aspekty Zvažte svůj model financování, včetně možností generování výnosů, modelů sociálního podnikání, nákladů na uživatele a finančních cest k udržení iniciativy. Škálování vede ke zvýšení provozních nákladů, pokud jde o podporu, zařízení a konektivitu.

Škálování infrastruktury Se zvýšeným rozsahem musíte zvládnout více připojení, které zase vyžadují zvýšení zdrojů v paměti, výpočetní výkon, úložiště a připojení.

Část procesu změny měřítka zajišťuje, že máte zdravý plán pro rychlé zotavení, protože na systému závisí více lidí.

Revidujte proces od pilotního projektu Škálování nelze často provést pomocí přesně stejného nástroje a přístupu jako v pilotním projektu, zejména pokud jde o úroveň lidských zdrojů a odborných znalostí potřebných pro výcvik a podporu k dosažení úrovně využití dosažené v pilotním projektu. V důsledku toho zkontrolujte svůj přístup k nástrojům a implementaci a zvažte, jaké aspekty lze přepracovat a zjednodušit, abyste dosáhli svého hlavního cíle

Reference:

• Zásady digitálního rozvoje

Nástroje:

• Hodnocení připravenosti

Proces návrhu a konfigurace¶

Úzce zapojte uživatele do designu a konfigurace vašeho programu Trasovač, abyste zajistili, že vylepšuje a podporuje jejich práci. Aby bylo možné vyvinout program Trasovač, je třeba definovat, která data se mají zadat, definovat pracovní postup a definovat pravidla programu. Všechna tato rozhodnutí o definici by měla být učiněna v úzké spolupráci s uživateli, protože přímo souvisejí - a mohou ovlivnit - to, jak dělají svou práci.

Doporučujeme zahájit proces návrhu položením následujících otázek k zahájení diskuse:

1. Jaký je účel údajů, které shromažďujete? Jak hodláte používat data?
2. Kdo bude mít z implementace Trasovače prospěch?
3. Jak budou uživatelé zadávající data těžit z implementace Trasovače?
4. Sbíráte v současnosti tato data? Jak? Jaký je aktuální datový tok?
5. Existují datové prvky, které aktuálně shromažďujete a které nepotřebujete?

FORMATIVE PHASE

Získejte jasné pochopení zdravotnického systému (nebo jiného systému, který bude program Trasovač pokrývat, pro implementace mimo zdraví), abyste pochopili „bolestivé body“ současného systému, identifikovali příležitosti ke zlepšení a nakonec vyvinuli užitečný a vhodný systém to řeší tyto problémy a příležitosti. Patří sem porozumění zdravotníkům, údaje, které shromažďují, jejich klinické pracovní postupy a jejich systémy dohledu a podávání zpráv.

• Připravte se a proveďte návštěvy v terénu s cílem zmapovat klinické pracovní postupy a požadavky na dohled a hlášení za účasti všech kádrů zdravotnických pracovníků, kteří by Trasovač používali.
• Připravujte a pořádejte schůzky zúčastněných stran za účelem informování, zkoumání a získávání zpětné vazby.
• Ověřte stávající národní (klinické) pokyny týkající se rozsahu Trasovače.
• Mapujte existující pracovní postup dokumentace: Zdokumentujte, co pracovníci aktuálně dělají, a zajistěte, aby váš návrh podporoval jejich pracovní postupy, místo aby byl těžkopádnější.
• Mapujte indikátory a související datové body pro hlášení.
• Zvažte, zda je třeba revidovat pokyny nebo body hlášení. Pokud ano, připravte paralelní plány revize pokynů a podávání zpráv.

DEVELOPMENT PHASE

• Získejte přehled o aktuálních klinických pokynech, intervencích, indikátorech a algoritmech.
• Na základě současných pokynů - stejně jako indikátorů a datových bodů pro podávání zpráv - formulujte algoritmy a datové body pro elektronické trasování.
• Definujte cílové skupiny a úroveň složitosti podpory rozhodování. Podle úrovně podpory pracovního postupu vytvořte pravidla pro podporu a sdělte to vývojářům softwaru ve formátu dohodnutých požadavků.
• Povolte iterativní proces kontroly a zajistěte, aby překlad vývojářů odpovídal potřebám poskytovatelů zdravotní péče.

CUSTOMIZATION AND TEST PHASE

Tato fáze představuje iterativní proces práce se zúčastněnými stranami, vývojáři softwaru, implementátory a uživateli a začlenění jejich zpětné vazby.

• Vytvořte strukturovaný a snadno přístupný digitální systém pro komplexní a okamžité kanály zpětné vazby mezi hlavní pracovní skupinou.
• Zajistěte, aby byl vývoj obsahu v souladu s očekáváním zúčastněných stran, uživatelů systému a poskytovatelů finančních prostředků.
• Udržujte pokračující otevřené diskuse o překladu, používání informačních tlačítek atd., Abyste předešli nesprávné interpretaci.
• Ujistěte se, že existují nepřetržité paralelní procesy, které zahrnují a podporují tok informací mezi všemi skupinami uživatelů v těchto fázích.
• Definujte milníky pro vývojáře, implementátory a uživatele.
• Vytvořte strukturovaný a snadno přístupný online digitální systém pro komplexní a podrobnou zpětnou vazbu od koncových uživatelů.

WHO DHIS2 Health Data Toolkit

DHIS2 works in partnership with the World Health Organization (WHO) on a variety of health-related initiatives, including the creation of standardized metadata packages to strengthen data use on a national and international level. The WHO-approved DHIS2 Health Data Toolkit provides a digital set of tools to support adoption of WHO routine health data standards into the national routine health information system. Aligned with the WHO Toolkit for Routine Health Information Systems Data, integrated analysis and program-specific DHIS2 modules are designed according to global data analysis guidance and standards for measurement. The DHIS2 toolkit provides a fully digitized reference implementation consisting of installable metadata packages, technical documentation, demo databases and implementation guidance. WHO-approved DHIS2 metadata packages can be installed in standalone DHIS2 systems or integrated into existing DHIS2 instances and adapted according to national context. The metadata packages bring together global standards and DHIS2’s evidence-based design practices for integrated health information systems in an installable toolkit that can be used for design reference or as a direct import for local use.

For more information on the WHO DHIS2 Health Data Toolkit documentation and tools, see here.

Určení rámce M&E¶

A monitoring and evaluation (M&E) framework is an essential component of a DHIS2 Tracker implementation. It enables the assessment of the implementation's progress and success, and the identification of areas for improvement. A mature tracker implementation should have a robust M&E framework in place to ensure that data collection, use practices, DHIS2 version updates, user administration, security, hosting, user support, and training are all being effectively managed.

What does a mature tracker implementation look like?

A mature tracker implementation should have a comprehensive M&E framework that covers all aspects of the implementation. This includes regular evaluations of data collection, data use practices, DHIS2 version updates, user administration, security, hosting, user support, and training. The M&E framework should also include a process for identifying and addressing any issues that arise.

Maintain and evaluate data collection

It is important to regularly evaluate the data collection process to ensure that it is accurate, complete, and timely. This includes assessing the quality of data entered, the completeness of the data, and the timeliness of data submission. Identifying and addressing any issues with data collection will improve the overall quality of the data.

Maintain and evaluate data use practices

Regularly evaluating data use practices will ensure that the data is being used effectively to inform decision-making and that it is being used in a way that aligns with the organization's goals and objectives. This includes assessing the quality of data analysis, the use of data in decision-making, and the effectiveness of data dissemination.

Maintain and evaluate keep up with new DHIS 2 versions

Keeping up with new DHIS2 versions is important to ensure that the implementation is using the most up-to-date version of the software. This includes regularly assessing the version of DHIS2 being used, evaluating the benefits of upgrading to a new version, and implementing any necessary upgrades.

Maintain and evaluate user admin

Regularly evaluating user administration will ensure that users have the appropriate access to the system, that user roles and permissions are properly configured, and that user accounts are being managed effectively. This includes assessing the number of active users, the number of new users, and the number of inactive users.

Maintain and evaluate security

Regularly evaluating the implementation's security measures will ensure that the data is being protected and that the system is in compliance with security regulations. This includes assessing the effectiveness of the system's authentication and authorization processes, the security of the hosting environment, and the effectiveness of the system's disaster recovery plan.

Maintain and evaluate hosting

Regularly evaluating the hosting environment will ensure that the system is properly configured, that the system is performing well, and that the system is available to users. This includes assessing the stability and performance of the hosting environment, the security of the hosting environment, and the availability of the system.

Maintain and evaluate user support

Regularly evaluating user support will ensure that users are able to effectively use the system and that any issues are being resolved in a timely manner. This includes assessing the responsiveness of the user support team, the effectiveness of the user support team, and the quality of the user support documentation.

Maintain and evaluate training

Regularly evaluating the training program will ensure that users are properly trained and that the training program is meeting the needs of the organization. This includes assessing the effectiveness of the training program, the quality of the training materials, and the number of users who have completed the training program.

It is important to note that the monitoring and evaluation framework should be regularly reviewed and updated to ensure that it is meeting the needs of the organization and that it is aligned with the organization's goals and objectives. It should also be compliant with any national and international regulations and standards related to data security and protection.

Zadávání sekundárních dat v reálném čase¶

Carefully evaluate whether the data should be entered real time as this has important implications for how you structure your project. Trackers are used to track individuals through defined programs with associated data elements and rules. The data can be captured by health personnel during the consultation (real-time point of care), or at the end of the day (or when they have time to enter it). The two different approaches naturally have consequences for what the Tracker is used for.

Entering data in real-time allows for real-time decision support, validation of data, and the prevention of double data entry. However, it also requires a reliable internet connection, which may not be available in certain locations. Additionally, real-time data entry may require the use of mobile devices, which can introduce additional challenges such as device maintenance, power supply, and training for health personnel.

If the data are entered at the end of the day or when the health personnel have time, it eliminates these challenges with real-time data entry. However, it also means that the data is not available in real-time and may not be as useful for real-time decision support.

When deciding on the approach, it's important to consider the available resources, the local context, and the organization's goals and objectives. It's also important to have clear Standard Operating Procedures (SOPs) for backup paper files, easy navigation to find clients and mechanisms to prevent errors (such as rules that make it impossible to enter a date in the future).

Mobilní vs. web¶

Zvažte, jak a kdy mohou lidé provádějící zadávání dat přistupovat k internetu Existují kontexty nebo místa, kde je přístup k online centrálnímu serveru DHIS2 přes počítač náročný nebo dokonce nemožný. Aplikace DHIS2 Android Capture byla navržena a vyvinuta tak, aby na tyto situace reagovala. Zavedení mobilních zařízení do implementace DHIS2 však ovlivní váš projekt na mnoha úrovních, takže jde o rozhodnutí, které je třeba učinit informovaným a vědomým způsobem.

Web nebo mobil? Při zvažování mobilní komponenty pro implementaci Trasovač je třeba vzít v úvahu dva hlavní aspekty: dostupnost internetu a mobilitu vašich zdravotních pozic. Může být nutné, aby daná implementace nástroje Trasovač řešila pouze jeden z těchto dvou aspektů nebo obojí současně. Pokusíme se je definovat a pomůžeme vám analyzovat vaši situaci v této části.

• Mobilita: Existují týmy, které poskytují své služby na různých místech prostřednictvím mobilní jednotky. V místech navštívených mobilní jednotkou by mohlo existovat zařízení s odpovídající pracovní stanicí pro sběr dat, ale někdy se zadávání dat provádí v dynamičtějším prostředí nebo ve vozidle samotném. V těchto případech není vždy snadné přenášet notebook a může být vhodnější použít mobilní zařízení.

• Dostupnost internetu: Existuje mnoho míst, kde je přístup k internetu náročný. Různé možné scénáře lze shrnout do dvou hlavních případů: internetové připojení je nestabilní nebo omezené a internetové připojení není k dispozici.

  • Pokud je scénář internetového připojení nestabilní nebo omezený omezen na určité okamžiky dne, je možné zvážit použití dat pro mobilní zařízení nebo web. Zadávání dat na webu DHIS2 umožňuje pokračovat v zadávání dat, když je internet přerušen. Zadaná data budou uložena lokálně do mezipaměti webového prohlížeče a při příštím připojení online k datům budou automaticky nahrána. Je důležité si uvědomit, že tato offline podpora závisí na úložišti webového prohlížeče a bude fungovat, pouze když bude okno prohlížeče otevřené. Pokud uživatel sbírá data offline a zavře okno, kde pracuje, když je stále offline, data budou bohužel ztracena. Offline podpora absorbuje dopad občasných přerušení připojení k Internetu, aby poskytla hladký a stabilní pracovní zážitek, ale nejedná se o úplné offline řešení.

  • Pokud připojení k internetu není k dispozici, měli byste zvážit použití aplikace DHIS2 Android Capture, která poskytuje plnou offline podporu pro sběr dat. Tuto aplikaci lze používat s mobilními zařízeními i tablety a je také možné ji spustit na jiných zařízeních, jako jsou Chromebooky. Aplikace Android Capture může být tedy vhodná pro ty případy, kdy máte problémy s dostupností internetu, ale ne s problémy s mobilitou jednotlivců provádějících sběr dat.

Důsledky používání aplikace pro Android Aplikace DHIS2 Android Capture usnadňuje offline použití sběru dat Trasovače, ale přináší s sebou i důsledky, které je třeba vzít v úvahu od raných fází projektu. Mít mobilní komponentu ve vaší implementaci může mimo jiné ovlivnit vaše plánování, rozpočet, školení, konfiguraci a strategii nasazení.

• Konfigurace DHIS2: Při konfiguraci Trasovače pro použití s mobilními zařízeními musíte věnovat zvláštní pozornost konfiguraci mobilních uživatelů, jejich přístupu k zadávání dat a organizačním jednotkám. Obvykle se předpokládá, že mobilní uživatelé budou fyzicky shromažďovat data v nejvzdálenějších a nepřístupných oblastech, a proto se od mobilního uživatele neočekává, že bude shromažďovat data z vysokého počtu zařízení, jako je hierarchie organizačních jednotek v celé zemi. I když v aplikaci není povolen maximální počet organizačních jednotek, velká čísla mohou mít vliv na výkon v závislosti na prostředcích v zařízení (paměť, procesor). Obecně by mělo být bezpečných méně než 250 organizačních jednotek, ale to je stále velmi velké číslo pro typický případ mobilního použití. Je také velmi důležité věnovat pozornost konfiguraci pravidel programu a indikátorů programu. Aplikace pro Android si klade za cíl podporovat všechny webové funkce Tracker, ale některé z nich se mohou v Androidu chovat mírně odlišně nebo mohou být v plánu vývoje aplikace čekajícího na implementaci. Podrobný seznam chování pravidel programu a indikátorů programu v systému Android najdete v částech Pravidla programu a Programové indikátory v části Dokumentace k aplikaci Android.

• Vizuální reprezentace sběru dat: Uživatelský zážitek z aplikace pro Android byl navržen tak, aby byl velmi vizuální a intuitivní. Ikony a barvy lze použít ke konfiguraci formulářů pro zadávání údajů a způsobu jejich zobrazení. Vizuální reprezentace je konfigurovatelná správcem systému. K dispozici je knihovna ikon s více než čtyřmi stovkami obrázků a barevnou paletou. Ikony i barvy lze přiřadit k většině objektů metadat: Možnosti, Datové prvky, Atributy, Programy / Sady dat. Další informace o vizuální konfiguraci DHIS2 najdete v sekci Visuální Konfigurace v Dokumentace k aplikaci Android.

• Testování: Testování je velmi důležitá fáze v jakékoli implementaci DHIS2. Aplikaci pro Android byste měli testovat souběžně s konfigurací serveru, abyste se ujistili, že se veškerá konfigurace provedená na serveru správně odráží a funguje v aplikaci. To je zvláště důležité během konfigurace pravidel programu. Další informace o různých typech testování a o tom, jak naplánovat fáze testování pro váš projekt, najdete v části Testing v DHIS2 Mobile Implementation Guidelines.

• Zabezpečení: V závislosti na vaší konfiguraci trasovače můžete ukládat osobní údaje na mobilní zařízení a může existovat napětí mezi potřebou identifikovatelných údajů zdravotního systému a právem pacienta na soukromí. Je nesmírně důležité zajistit, aby osobní údaje byly přístupné pouze oprávněným zdravotnickým pracovníkům. Řádná správa osobních údajů je zásadní součástí vzdělávání uživatelů a je nezbytné zavést SOP, které popisují bezpečnostní opatření, která mají být použita, a zajistit, aby tyto SOP byly sdíleny a dodržovány všemi uživateli. Správci systému také hrají důležitou roli při konfiguraci úrovně přístupu uživatele, protože zajišťují, že přístup k datům je vhodný pro každého uživatele a nikdy není zbytečně nadměrný. Doporučení pro adekvátní přístup k zabezpečení a ochraně osobních údajů pro jakoukoli implementaci mobilních zařízení DHIS2 najdete v části Data Security and Privacy v DHIS 2 Mobile Implementation Guidelines. K VYŘEŠENÍ; přidat odkaz na sekci zabezpečení v tomto dokumentu!

• Nákup mobilních zařízení: Nákup mobilních zařízení je klíčovým aspektem mobilního nasazení a je třeba jej vzít v úvahu při plánování, rozpočtování a logistice. Dobrou strategií je získat to nejlepší a nejnovější zařízení, které si můžete dovolit, takže vydrží déle po celou dobu životnosti vašeho projektu. V tomto smyslu je dobrým zvykem co nejvíce oddálit většinu akvizice (jinými slovy všechna zařízení, která nejsou vyžadována pro počáteční testování a pilotní fázi), namísto nákupu všech zařízení v rané fázi plánovacího procesu. Technologie - a zejména mobilní zařízení - se vyvíjejí velmi rychle. Daný model se obvykle obnovuje v ročním cyklu, což spotřebitelům umožňuje meziroční přístup k významným technickým vylepšením za podobný cenový bod. Specifikace mobilních zařízení, která lze použít s aplikací DHIS2 Capture pro Android, najdete zde. Po provedení všech testů a dokončení pilotního projektu jste připraveni rozšířit své nasazení získáním hardwaru a nezbytných služeb. Pokyny k akvizici mobilních zařízení najdete v části Scale Up v DHIS2 Mobile Implementation Guidelines. Níže shrnujeme klíčové aspekty, které je třeba v této fázi zvážit:

1) Nákup zařízení vs. BYOD (přineste si vlastní zařízení): Výhodou BYOD je, že se vyhne velkým počátečním nákladům na pořízení a sníží administrativní náklady a logistické aspekty. Na druhou stranu použití modelu BYOD vede k výzvě správy velmi heterogenního hardwarového prostředí, což znamená různá zařízení a verze Android OS, což může mít za následek, že různí koncoví uživatelé budou mít různé možnosti pro zachycení a kontrolu dat a nakonec mohou vést k výzvy s upgradem základní instance Tracker, protože novější verze mohou mít omezenou zpětnou kompatibilitu se staršími verzemi aplikací. Primární výhodou nákupu zařízení pro koncové uživatele je jednotnost zařízení a verzí aplikací, ale tento přístup zvyšuje náklady na hardware a zahrnuje logistické výzvy související s distribucí mobilních zařízení a jejich údržbou a výměnou v průběhu času.

2) Distribuce aplikace: Aplikaci Android Capture můžete nainstalovat ručně pomocí APK dostupného v Github nebo použít Google Play. S Google Play je snazší aktualizovat aplikaci na všech vašich zařízeních, ale jste nuceni automaticky instalovat všechny aktualizace aplikace. Instalace souboru APK vám umožňuje určit, kdy a kterou verzi aktualizovat, vyžaduje však složitější proces aktualizace všech vašich zařízení a nedoporučuje se pro projekty, které nepoužívají software Mobile Device Management (viz další položka).

3) Telekomunikační smlouvy: Proces výběru a podpisu smlouvy s mobilním poskytovatelem se v jednotlivých zemích liší a bude také záviset na postupech nákupu vaší organizace.

• Správa a údržba zařízení: Správa mobilních zařízení (MDM) označuje software používaný ke správě mobilních zařízení. Software MDM je nezbytný pro podporu stovek zařízení, řízení distribuce souborů APK ve všech těchto zařízeních, poskytování technické podpory a vynucování institucionálních zásad. Více informací o požadovaných funkcích MDM, dostupných možnostech a pokynech pro výběr správného MDM pro váš projekt najdete v části Mobile Device Management v DHIS2 Mobile Implementation Guidelines.

Lidské zdroje a IT podpora¶

Bez správných lidí na palubě nebude žádná implementace nástroje Trasovač časem úspěšná. Před zahájením projektu sledovače je důležité zajistit, aby byl k dispozici správný personál se správnou kompetencí.

Při vytváření týmu je třeba vzít v úvahu několik faktorů:

1. Zaměřte se na dlouhodobé zapojení. Lidé, kteří budou v průběhu času udržovat implementaci Tracker, by měli být od začátku součástí projektu

2. Zdroje v jednotlivých zemích na všech úrovních (zdravotního) systému musí být zapojeny od samého začátku. Předání historie projektu, rozhodnutí a zavedených postupů od externích konzultantů po stálé zaměstnance jsou často náročné.

3. Pokud již máte agregovanou instanci DHIS2, pamatujte, že lidé, kteří spravují agregaci, nejsou automaticky „kvalifikovaní“ pro projekt Trasovače, protože Trasovač se liší od agregovaných reportů.

Role	Odpovědnosti / úkoly
Projektový manažer	Spravujte projekt Trasovač
Konfigurační / vývojoví vedoucí	Vedou vývojové práce
Bezpečnostní manažer	Odpovědný za bezpečnost, zásady ++
Školící manažer	Organizuje školení
Testovací vedoucí	Provádí testovací práci
Školitelé	Provádí školení s koncovými uživateli
Vedení podpory	Provádí technckou podporu
Distribuovaný podpůrný personál	Přijímají žádosti o podporu a pomáhají uživatelům

Jednotka podpory IT¶

Podpora by měla být k dispozici v blízkosti uživatele, což často vyžaduje vytvoření nové struktury podpory IT na úrovni okresů nebo podoblastí. Pokud se Trasovač používá v reálném čase, měla by být vždy během pracovní doby k dispozici technická podpora k řešení a hlášení problémů. Pokud bude Trasovač podporovat klinická rozhodnutí, měli by pracovníci IT rozumět klinickému pracovnímu toku a jeho zastoupení v technickém systému. Tým podpory IT Trasovače proto může mít různé sady dovedností a pozadí než ostatní pracovníci zdravotnických informací a může to být zcela nový a odlišný kádr pracovníka ve vašem zdravotním systému.

Struktura a správa týmu

Každý člen jednotky podpory IT by měl být proškolen před setkáním s prvním koncovým uživatelem a musí prokázat vysokou úroveň znalostí o systému a jeho fungování. Jednotka podpory IT se často skládá ze stejných lidí, kteří vedou školení koncových uživatelů. Přinejmenším by měl být během školení seznámen koncový uživatel s podpůrným personálem, aby od začátku rozvíjel vztah a důvěru. Velkou součástí práce podpůrného personálu je „podpůrný dohled“ nad prací. Efektivní podpůrný personál musí být také dobře informovaný, respektovaný a respektující, ale obecně není v pozici přímé autority nad koncovým uživatelem, protože by to mohlo snížit ochotu uživatele klást technické otázky a hlásit problémy se systémem.

Jakmile je tým na místě, lze vytvořit interní pracovní hierarchii, od zvýšení technické schopnosti v hierarchii (např. Správce systému v horní části hierarchie) a zvýšení přístupu ke koncovým uživatelům v hierarchii (např. Přímý nadřízený nad koncovým uživatelem, pracovníci terénní podpory). Během této fáze personální organizace je třeba vyvinout standardní operační postupy pro podávání zpráv a reakci na problémy od koncových uživatelů.

Základní nástroje pro jakoukoli jednotku podpory IT

• Dokument Často kladené otázky (FAQ): Jednoduchý dokument zobrazující v grafice nebo v místním jazyce standardní operační postupy pro zadávání dat a co dělat v případě chyb. Časté dotazy by měly být distribuovány během všech školení a měly by být pravidelně aktualizovány jednotkou podpory IT a sdíleny s koncovými uživateli, jak se vyvíjí systém Trasovač.

• Správa mobilních zařízení: K ochraně dat na úrovni pacientů je nutné implementovat samostatný systém správy případů, který sleduje, kteří uživatelé mají přístup ke kterému zařízení, aby mohli identifikovat ztracená / odcizená zařízení a sledovat případ. Tento systém může být stejně jednoduchý jako tabulka, ale ve větších a složitějších případech lze ke sledování umístění zařízení použít systém MDM na podnikové úrovni a v případě potřeby může vzdáleně vymazat jednotlivé zařízení.

• Správa uživatelů: Jednotka podpory IT by měla být schopna dokumentovat a spravovat základní úkoly správy systému, jako je vytváření nových uživatelských účtů, deaktivace neaktivních uživatelských účtů nebo resetování hesel.

• Monitorovací platforma pro sledování klíčových systémových indikátorů: Tyto klíčové indikátory zahrnují nové registrace podle organizační jednotky, neaktivní uživatele, prostoje serveru atd. Minimálně by jednotka podpory IT měla mít přístup k agregovaným indikátorům na vyhrazeném ovládacím panelu DHIS2, kde mohou zobrazit pokrok v provádění podle času a regionu.

• Platforma pro správu případů pro registraci chybových tiketů: Tyto platformy (např. JIRA) umožňují členům personálu IT podpory zadávat, upravovat, přiřazovat, sledovat a řešit chyby a další tikety a umožnit supervizorům dohled nad důležitými faktory souvisejícími se službou, jako je počet otevřených tiketů a nevyřešených chyb, průměrná doba odezvy atd.

• Platforma pro správu znalostí: Toto je úložiště, kde se zaměstnanci mohou učit z předchozích ticketů (čímž se buduje znalostní báze). Jednotka podpory IT chápe skutečnou zkušenost uživatele s Trasovačem lépe než kterýkoli jiný implementátor nebo správce systému a jejich perspektiva může být neocenitelná pro přizpůsobení Trasovače, aby lépe vyhovoval potřebám uživatele. Znalostní platforma - ať už elektronická, nebo pravidelná setkání zaměstnanců - může sdílet společné zkušenosti, frustrace nebo nápady na potenciální zlepšení

• Horká linka pro hlášení chyb: Tato horká linka může mít mnoho podob. Může to být například telefonní číslo pro zaměstnance podpory, které je sdíleno s každým uživatelem, nebo e-mailová adresa, na kterou mohou uživatelé posílat poznámky a snímky obrazovky. Bez ohledu na formát musí existovat SOP pro zadávání chyb hlášených prostřednictvím horké linky do výše zmíněné platformy pro správu případů.

• Veřejné skupiny chatu: Mnoho týmů podpory zjistí, že vytváření skupin chatu mezi zaměstnanci a koncovými uživateli může podporovat učení typu peer-to-peer (např. Whatsapp nebo Wechat pro sdílení snímků obrazovky, hlasových zpráv nebo kreativních řešení běžných problémů).

Reference:

• Principles of Digital Development

Hostování¶

The DHIS2 Tracker program and collected data must be hosted on a server. This can be done locally (such as at the ministry of health or IT), through a local professional service provider, or in the cloud. Each option has its own advantages and disadvantages. For example, hosting a tracker implementation in the cloud means the administrator does not need to worry about server capacity and downtime, but there may be legal issues with hosting the data outside the country's borders unless a local provider is used. Regardless of the hosting strategy, security is a key consideration. This includes identity management, authentication and authorization (restricting access to data or services), and protecting servers.

Additionally, it is important to decide whether to configure the tracker in a separate or the same instance as your aggregate system. A major advantage of having one instance is the ability to directly generate reports from tracker data. However, having the two in the same instance requires stricter standard operating procedures (SOPs) for maintaining user accounts to ensure proper access to patient data is restricted.

Key hosting and security principles that should be included in your hosting plan, regardless of whether the instance is local or in the cloud:

• The operating system is a Long-Term Service (LTS) edition
• Existuje automatický proces aplikace bezpečnostních záplat OS
• A host-based firewall is configured to allow minimal access
• Access is via Secure Shell (SSH) according to agreed policy (keys, no root access, etc.)
• The DHIS2 version is not more than 3 versions behind the latest release, and a process exists to apply patch releases regularly.
• An automated backup system is in place and regularly tested, including offsite.
• PostgreSQL database access controls allow minimal access
• A Web-proxy server is properly (SSL Labs test A+) configured with Secure Sockets Layer (SSL)
• All Database data is stored on a separate data partition (allowing encryption at rest, performance settings)
• A monitoring and alerting system is in place
  • There is a wide range of options available, depending on the environment. For example, boombox might be fine with email + logwatch + munin.
• Enough/stable electricity to charge devices
• If using Android, there must be a network with a certain amount of uptime to sync.
• If web-based, a stable network is present

Management and sustainability of the IT systems:

Documentation exists on security plans and protocols, both at a high-level as well as technical procedures. Thi is especially critical for locally-hosted systems without a “security first” culture.

One individual needs to be responsible for developing, maintaining, and implementing the security plan. Another security manager committed to identifying and mitigating risks. Both roles require experience, capacity, and incentives.

Ensure that there is a documented set of technical controls mandated, and that there is an audit process against those controls

Published and available SOPs for operational, network, and physical security (locking PCs, strong passwords, data encryption, etc.), as well as for monitoring and response if the system is down or system breach

Školení a zavádění¶

Plán vysoce kvalitního průběžného školení. Budování kapacit je zásadní pro úspěch programu Tracker, který musí být vysoce kvalitní a musí pravidelně pokračovat po celou dobu životnosti programu. Nestačí poskytnout školení uživatelů pouze jednou - váš tréninkový plán by měl zajistit počáteční a opakovací školení v průběhu času. Uživatelé aplikace Frontline Tracker jsou obvykle terénní zdravotničtí pracovníci, kterým může být technologie méně pohodlná než zaměstnancům okresu, kteří pracují častěji s agregovanými daty. Silný důraz na školení bude zahrnovat čas na seznámení účastníků s nástroji a také na to, jak integrovat Tracker do jejich pracovního postupu.

Klíčovým principem je vývoj školicího materiálu ve spolupráci s uživateli. Úzká spolupráce s uživateli při navrhování školicího materiálu vám umožní pochopit, jaké koncepty uživatelé obtížně pochopí, takže můžete svůj materiál a načasování vylepšit tréninkovou agendu. Proveďte úvodní celý tréninkový běh se skupinou skutečných uživatelů a dolaďte svůj kurz.

Určete vhodný tréninkový přístup: Existuje několik možností, jak trénovat (např. Video, online test, on-site, schůzky), které lze použít jednotlivě nebo ve vzájemném spojení.

Zapojte do školení zdravotnický personál, nejen IT pracovníky, abyste vysvětlili a zdůraznili zdravotní důvody procesů zadávání dat. To je zvláště důležité pro konfigurace, které zahrnují podporu rozhodování. To pomáhá koncovým uživatelům lépe pochopit, proč je program Tracker významný, což může vést k úplnějšímu a přesnějšímu zadávání dat, a tedy větší pravděpodobnosti, že program uspěje ve svých cílech. Revidujte materiál na základě zpětné vazby od účastníků kurzu nebo pokud existují revize programu Tracker, které způsobují nepřesnost starých výcvikových materiálů.

Logistika Naplánujte školení uživatelů Tracker jako sérii tréninkových kroků, aby po nějaké době dostali opakovací školení. Opakovací tréninkový plán by měl být v ideálním případě v souladu s cykly revizí softwaru Tracker, aby se koncovým uživatelům usnadnilo zavádění změn a nových funkcí v programu.

Uvědomte si, že zaškolení velké skupiny uživatelů (zejména rozmístěných ve velké zeměpisné oblasti) bude často vyžadovat, abyste nejprve vyškolili ostatní školitele (na školení školitelů nebo TO), abyste pomohli rozšířit kapacitu školení. Sledujte, kteří uživatelé Trasovače byli vyškoleni v tabulkovém procesoru, seznamu nebo jiné centralizované databázi, a vytvořte SOP pro aktualizaci tohoto seznamu, když se přidají noví zaměstnanci nebo když stávající členové opustí nebo jsou přemístěni. Novým / neškoleným zaměstnancům by mělo být co nejdříve poskytnuto školení. Pečlivě si vyberte místo školení. Školení může probíhat buď na místě (v pracovním prostředí uživatelů nebo v jeho blízkosti) nebo na centralizovaných školeních, která přinášejí větší skupiny uživatelů z různých pracovišť na jedno centralizované místo. Oba přístupy mají pozitivní i negativní aspekty. Bez ohledu na to, kde se školení koná, osoba odpovědná za plánování školení bude muset zorganizovat logistické podrobnosti, jako je místo konání, doprava, jídlo a pití, počítače, přístup k internetu atd.

Pokud je to možné, zaškolte uživatele na zařízeních, která budou při své práci používat. Nepodceňujte čas, za který se lidé přihlásí a seznámí se se zařízením - na začátku tréninkového programu může trvat hodně času, než budou všichni účastníci připraveni z technického hlediska. Doporučuje se mít k dispozici několik členů školicího týmu, kteří vám pomohou řešit tyto problémy hned, jak se objeví. Naplánujte následné pravidelné školení / školení na místě / udržovací školení

Školení v nastavení nízké šířky pásma Pokud je připojení k internetu ve vašem tréninkovém místě příliš pomalé, nespolehlivé nebo vůbec neexistuje, budete muset nainstalovat místní instanci Trasovače a nakonfigurovat ji pro trénink na stroji / lokálním serveru a nastavit ji pro školení tak, aby účastníci mohli připojit prostřednictvím běžného prostředí místní sítě, adresy IP nebo klienta localhost. I v nastavení, kde je přístup k internetu obecně dobrý, může mít velký počet uživatelů přístup k instanci Trasovač na webu prostřednictvím jedné WiFi sítě nebo přístupového bodu k internetu, což může vést k problémům se sítí. Proto je obecně vhodné mít v těchto případech k dispozici instanci školení jako zálohu.

Vztah Trasovače k vašemu agregovanému datovému systému¶

When designing the tracker, it is important to consider the basic reporting requirements of the Health Management Information System (HMIS) to avoid double reporting. The data entered into the tracker forms the basis for generating aggregate numbers. For example, if there are 4 patient entries, 2 with condition X and 2 with condition Y. The tracker should support the aggregate system, rather than being an additional burden on data collectors. The system design should take into consideration how to meet aggregate data requirements using the data entered through the tracker.

There are different options to consider, such as automation or manual methods with the help of tools. It is crucial to have a clear workflow, tools, and governance model for data quality and completeness assurance and the data authorization process. This includes determining who can approve and process data from individual to aggregate data and how this process occurs.

When designing the integration with the HMIS, make sure to thoroughly review the indicators, create the reports, establish a governance model for data quality and publishing, and ensure that the data revision processes are working. It is important to involve care providers in the process to ensure they understand the indicators and are able to input into how they are calculated. Additionally, involve Ministry/policy-makers in the process so that they understand the fundamental differences between how reporting happened before vs. now in a tracker or eRegistry.

Feeding into the HMIS

The data entered into the tracker forms the basis for generating aggregate numbers. The tracker should support the aggregate system, rather than being an additional burden on data collectors. The system design should take into consideration how to meet aggregate data requirements using the data entered through the tracker. In other words, the workflow should avoid additional work for health workers and they should not have to aggregate data manually and enter it manually into the HMIS.

The difference between aggregate data collection systems, where the final numbers are input into online reporting forms, and a tracker/eRegistry that does automated reporting is the significantly more effort required in software design to cover all reporting and indicator needs. It is important to define indicators and understand what is to be measured, including the numerator and denominator.

Removing traditional paper reporting can be time-consuming and behavior-change takes time. It is important to make sure that care providers understand the indicators and are able to input into how they are calculated. Involve Ministry/policy-makers in the process so that they understand the fundamental differences between how reporting happened before vs. now in an eRegistry.

Reference:

Venkateswaran M: Atributy a důsledky údajů ze zdravotnických informačních systémů pro předporodní péči - zdravotní stav, výkon a politika zdravotního systému, disertační práce, University of Bergen

Venkateswaran M, Mørkrid K, Khader KA, Awwad T, Friberg IK, Ghanem B, Hijaz T, Frøen JF: Porovnání individuálních klinických údajů z prenatálních záznamů s rutinními indikátory zdravotnických informačních systémů pro předporodní péči na Západním břehu: kříž -sekcionální studie. PloS one 2018, 13 (11): e0207813